Qu'est-ce que la conformité à la norme SOX ?

La conformité peut être une opportunité sous-exploitée au sein d'une entreprise publique. Il ne se contente pas de tenir les régulateurs à distance, c'est un outil important que la direction peut utiliser pour gérer les risques et améliorer les opérations.

La loi Sarbanes-Oxley de 2022 est entrée en vigueur à la suite de grands scandales comptables survenus dans des entreprises comme Enron et WorldCom. L'objectif de la loi Sarbanes-Oxley, communément appelée SOX, est d'aider à protéger les investisseurs contre les déclarations frauduleuses émanant de sociétés cotées en bourse.

Dans cet article, nous résumons les exigences de conformité SOX et expliquons les avantages de la conformité.

Quelles sont les exigences de conformité à la norme SOX ?

Conformité aux normes SOX se résume à quelques fonctions essentielles : l'information financière, les contrôles internes et l'audit. Il est conçu pour garantir que les dirigeants d'entreprise fournissent des informations exactes. S'ils ne le font pas, ils risquent de faire face à des répercussions financières, voire criminelles.

Rapports financiers

• Articles 302 et 906 de la SOX : Le directeur général (PDG) et le directeur financier (CFO) sont responsables de l'exactitude des rapports financiers et de l'efficacité des contrôles comptables internes. Ils doivent examiner tous les rapports financiers, et ces rapports ne peuvent pas déformer les données financières. Les contrôles internes doivent également être revus, et toute lacune de ces contrôles doit être divulguée. Le PDG et le directeur financier doivent attester que les états financiers de la société sont conformes aux exigences de divulgation de la Security and Exchange Commission (SEC) dans une déclaration écrite incluse dans les rapports trimestriels ou annuels contenant des informations financières. Les dirigeants d'entreprise qui signent des états financiers contenant des données trompeuses ou frauduleuses sont passibles d'amendes pouvant aller jusqu'à 5 millions de dollars et de 20 ans de prison.
• Article 401 de la SOX : Les documents financiers produits tout au long de l'année, tels que les rapports trimestriels, doivent également être exacts. Ces états doivent inclure les passifs, obligations et transactions hors bilan importants.
• Section 409 de la SOX : Les changements importants apportés à la situation financière ou aux opérations d'une entreprise doivent être signalés en temps réel (ou presque).
• Article 902 de la SOX : Le fait de modifier, de détruire, de mutiler ou de dissimuler des documents dans l'intention de les rendre indisponibles ou de remettre en question leur intégrité dans le cadre de procédures officielles constitue un crime.

Audits et contrôles internes

• Section 303 de la SOX : Les agents ne peuvent pas influencer ou manipuler de manière frauduleuse un audit de conformité SOX. Les informations matériellement trompeuses peuvent exposer les agents à des sanctions.
• Section 404 de la SOX : Les rapports annuels doivent inclure un rapport de contrôle interne confirmant que la direction est responsable des contrôles internes. Ces contrôles doivent être adéquats et leur efficacité doit être évaluée. Lacunes dans la structure de contrôle interne d'une entreprise et cybersécurité doit être divulgué. Les auditeurs externes doivent valider l'exactitude des rapports de gestion et tester l'adéquation de leur structure de contrôle. Les entreprises doivent prouver qu'elles maintiennent des contrôles internes.
• Section 802 de la SOX : Toute personne qui altère, détruit ou falsifie les documents utilisés dans le cadre d'une enquête judiciaire, d'un audit ou d'une affaire de faillite en cours sont passibles de sanctions pénales. Les individus ne peuvent ni détruire ni falsifier des dossiers. Pour préserver l'intégrité des documents, département d'audit interne et les cabinets comptables externes sont tenus de conserver les documents faisant partie d'un audit pendant une durée maximale de cinq ans. Les dossiers commerciaux qui font partie de l'audit doivent également être conservés. Cela inclut les enregistrements électroniques, tels que les e-mails ou les SMS. Les comptables qui ne se conforment pas sciemment à cette obligation sont passibles d'une peine pouvant aller jusqu'à 10 ans de prison.

Protections pour les dénonciateurs

• Articles 806 et 1107 de la SOX: Afin de préserver l'intégrité du processus de conformité à la SOX, la loi comporte des exigences supplémentaires qui protègent les employés lanceurs d'alerte qui mettent en lumière des fraudes financières. Les personnes reconnues coupables de représailles peuvent faire face à des poursuites pénales, notamment à des amendes ou à une peine de prison pouvant aller jusqu'à 10 ans.

À qui s'applique la conformité SOX ?

Toutes les sociétés cotées en bourse aux États-Unis doivent se conformer à la SOX, ainsi que les filiales en propriété exclusive et les sociétés étrangères qui font des affaires aux États-Unis.

Au sein d'une entreprise, les comptables, les auditeurs, les dirigeants d'entreprise et les autres cadres supérieurs sont les personnes les plus touchées par les exigences de conformité SOX.

Quels sont les avantages de la conformité à la norme SOX ?

Un sous-produit souvent négligé de la conformité des entreprises est qu'elle peut initier d'importants investissements internes qui permettent d'améliorer les processus commerciaux. Les audits et les évaluations peuvent aider la direction à identifier les améliorations qui permettent d'économiser du temps et de l'argent. Ces économies peuvent permettre d'améliorer les performances de l'offre principale d'une entreprise ou d'augmenter ses bénéfices.

Protège les investisseurs

Le principal avantage de la conformité à la norme SOX est qu'elle protège les investisseurs. Les exigences en matière de rapports garantissent que les investisseurs reçoivent rapidement des informations importantes, avant de prendre des décisions d'investissement.

Compte tenu de la demande croissante en matière de responsabilité d'entreprise, la conformité à la SOX est également un moyen pour les entreprises de démontrer une bonne gouvernance d'entreprise. Le respect des exigences SOX démontre qu'une entreprise prend l'information financière au sérieux et qu'elle fournit des données fiables.

Crée des processus internes standardisés

L'une des conséquences de la conformité à la SOX est qu'elle oblige les entreprises à pratiquer une bonne tenue de registres et à développer des processus standardisés. La standardisation des différents services commerciaux permet d'identifier plus facilement les erreurs ou les faiblesses des processus au sein d'une entreprise. Ceci, à son tour, réduit les frais administratifs et peut faire baisser les coûts d'exploitation.

La normalisation renforce également les contrôles internes en créant des politiques et des pratiques cohérentes entre les différents secteurs d'activité et niveaux de gestion. Cela protège l'intégrité des contrôles, ce qui renforce le processus global.

Réduit le risque de fraude et d'erreur

La conformité à la norme SOX introduit différents niveaux de freins et contrepoids au sein d'une entreprise afin de garantir que les erreurs sont détectées avant qu'elles ne soient signalées publiquement. Ces freins et contrepoids peuvent aider à identifier les fraudes ou autres problèmes comptables et à protéger les principales parties prenantes, y compris les employés ou les fournisseurs qui comptent sur une entreprise pour obtenir un emploi ou pour d'autres services qu'elle fournit.

La conformité est également un moyen d'impliquer les membres du conseil d'administration dans l'information financière, en particulier les membres des comités d'audit. Les membres du comité ne peuvent avoir de liens financiers ou personnels avec l'entreprise, et au moins l'un d'entre eux doit posséder un certain degré d'expertise financière.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité à la norme SOX ?

Les entreprises qui ne respectent pas les exigences de conformité SOX s'exposent à de lourdes sanctions, allant d'amendes à des peines d'emprisonnement. Bien que la SOX ait été conçue pour protéger les investisseurs contre les informations financières frauduleuses, elle ne permet pas nécessairement de distinguer l'intention qui sous-tend ces informations.

Les entreprises qui communiquent des informations erronées, même par accident, sont toujours passibles de ces sanctions. Les dirigeants et les dirigeants d'entreprise qui signent des déclarations dont ils savent qu'elles sont inexactes peuvent être tenus personnellement responsables.

Si un cadre soumet sciemment un rapport qui ne répond pas aux exigences de la SOX, il peut être pénalisé d'une amende pouvant aller jusqu'à 1 million de dollars ou purger jusqu'à dix ans de prison.

La certification d'un rapport qui ne répond pas aux exigences peut également être pénalisée. Ce sont là certaines des sanctions les plus sévères invoquées par la loi Sarbanes-Oxley, car elle confère la responsabilité finale de l'exactitude aux dirigeants d'entreprise. Si un dirigeant avait l'intention d'induire en erreur ou de tromper les investisseurs, il peut être condamné à une amende pouvant aller jusqu'à 5 millions de dollars ou à 20 ans de prison.

Les dirigeants et les dirigeants de l'entreprise ne sont pas les seuls responsables du respect des exigences de déclaration de la SOX. Des entités entières peuvent également être touchées. Par exemple, les violations peuvent entraîner la radiation d'une société d'une bourse publique, entraînant une perte de valeur pour les actionnaires et les investisseurs.

Défis courants en matière de conformité aux normes SOX

La mise en œuvre adéquate des protocoles de conformité SOX peut constituer l'un des plus grands défis auxquels les entreprises sont confrontées. Cela est souvent dû au fait que la direction ne s'engage pas à développer des contrôles adéquats ou ne prend pas au sérieux les efforts de conformité aux normes SOX. Elle peut également provenir des services internes si les processus ne sont pas clairement définis ou exécutés.

Les entreprises peuvent également rendre la conformité SOX trop bureaucratique. Le fait d'avoir trop de documentation ou de multiples niveaux de freins et contrepoids peut empêcher les auditeurs de comprendre les contrôles d'une entreprise. Cela peut masquer qui est responsable de la communication d'informations financières exactes, ce qui rend difficile l'identification des problèmes.

La culture d'entreprise peut également représenter un défi pour les activités de conformité à la SOX. Certaines personnes ou certains services peuvent ne pas intégrer correctement les contrôles dans leurs tâches quotidiennes. D'autres ne savent peut-être pas comment utiliser les nouveaux logiciels ou les nouvelles technologies. Cette aversion peut amener certaines personnes à exécuter par défaut les fonctions de contrôle manuellement, ce qui augmente les risques d'erreurs.

Bien que certains dirigeants, dirigeants ou employés puissent considérer la conformité à la SOX comme inutile et bureaucratique, elle est cruciale pour protéger le public et peut donner aux entreprises la possibilité d'investir dans leurs activités et de normaliser et de rationaliser l'information financière.

Les parties prenantes doivent se familiariser avec les exigences en matière de rapports et effectuer un audit de conformité SOX des contrôles ou processus internes afin de comprendre leurs faiblesses. Cela permettra de découvrir des opportunités d'investissement dans automatisation des outils, des talents ou des capitaux pour mettre en œuvre les changements. En conséquence, l'ensemble de l'entreprise devient plus solide et peut conduire à de meilleurs résultats à long terme.