Assouplissement de la pression d'audit sur le Fonds immobilier d'actions

Fonds immobilier Equites est une société de placement immobilier de premier plan qui acquiert, développe et loue des installations logistiques de classe mondiale en Afrique du Sud et au Royaume-Uni.

Coté en bourse en 2014, le trust est devenu un leader du marché des investissements immobiliers logistiques de premier ordre, grâce à son engagement en faveur d'une gouvernance solide, d'initiatives de durabilité et de performances financières constantes.

Avec un portefeuille en pleine expansion et une volonté de croissance continue, Equites a besoin d'une solution de flux de travail comptable moderne capable de faire évoluer ses processus de clôture et d'audit, et de répondre aux normes de conformité les plus strictes du secteur. Elle a également besoin d'une solution pour apporter visibilité et efficacité à ses audits de plus en plus complexes et exigeants.

Avant FloQast

L'administrateur financier Roddy Robertson a décrit la transformation numérique d'Equites avec FloQast.

Avant d'adopter FloQast, Roddy a mentionné qu'Equites avait une approche complexe et longue période de fermeture qui reposait sur des feuilles de calcul et pouvait prendre de 20 à 25 jours, voire jusqu'à un mois. Roddy a noté que rapprochements pour les petites entités, cela pouvait prendre jusqu'à deux jours complets par entité, tandis que pour les grandes entités, cela pouvait prendre jusqu'à trois jours chacun.

Cependant, dans le secteur immobilier hautement réglementé, ces chèques ne sont pas négociables. Dans cette optique, la clôture longue d'Equites et ses différents rapprochements ont nécessité des vérifications manuelles fastidieuses afin que les contrôleurs puissent vérifier les chiffres chaque mois.

La complexité de la clôture et des rapprochements a également présenté des défis uniques au cours de la saison d'audit d'Equites. L'un des facteurs de complication les plus importants au cours de cette période était externe : en raison du renouvellement constant des auditeurs juniors, l'équipe d'audit tierce en place n'était souvent pas familiarisée avec les détails et les nuances des systèmes et processus comptables d'Equites, et avait du mal à rattraper son retard.

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Notre saison de reportage a été très stressante. Avant FloQast, nous faisions des progrès lents car nous devions souvent répondre aux mêmes questions posées par des auditeurs débutants qui ne connaissaient pas notre système ou nos processus.

Roddy Robertson, administrateur financier, Fonds immobilier Equites

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Cette méconnaissance a souvent placé un épuiser les ressources de l'équipe financière. Roddy a indiqué que les membres de l'équipe d'Equites devraient travailler d'arrache-pied pendant ces périodes afin d'anticiper les questions et les suivis des auditeurs, et de s'assurer que toutes les informations qui pourraient être demandées étaient en ordre et disponibles pour référence en toute sécurité.

La direction d'Equites s'est rendu compte que son équipe financière avait besoin d'une plateforme comptable capable non seulement de réduire la complexité des transactions d'un mois à l'autre, mais également de transférer l'efficacité de ces processus à la saison des rapports. Cela permettrait d'éliminer les difficultés liées à l'audit et d'alléger la pression sur ses comptables au moment le plus critique de l'année.

Mise en œuvre de FloQast

Equites a initié son intégration à FloQast début 2023. La plateforme est rapidement devenue un élément essentiel du processus de fin de mois de l'entreprise, en automatisant la rapidité et l'efficacité des flux de travail et en offrant une visibilité sur les tâches de chaque comptable.

La mise en œuvre de FloQast étant terminée, les contrôleurs peuvent désormais détecter immédiatement les retards émergents et intervenir rapidement pour aider les comptables à gérer leurs charges de travail. Dans le même temps, FloQast a aidé l'équipe Equites à réduire le délai de fin de mois à 13 jours seulement, soit près de deux semaines complètes de plus que le traitement manuel précédent.

L'automatisation de l'amortissement a également constitué un avantage significatif. Roddy a souligné qu'avec FloQast en place, il n'est plus nécessaire de s'appuyer sur Excel car la plateforme génère automatiquement les journaux, une fonctionnalité qui signifie également que le processus peut être délégué aux membres juniors de l'équipe.

Avec environ 50 à 60 propriétés à gérer chaque mois, FloQast a permis à Equites de gagner un temps considérable. Roddy estime que les neuf rapprochements les plus importants ont été réduits de trois jours à un, tandis que les plus petits rapprochements ont été réduits de deux jours à un.

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La beauté de FloQast réside dans le fait que je peux laisser les amortissements à d'autres personnes. Je peux leur dire de suivre FloQast et tout se mettra en place. C'est tellement simple que je pourrais donner un cours intensif à un lycéen et lui faire suivre au moins 65 % de la fin de mon mois.

Roddy Robertson, administrateur financier, Fonds immobilier Equites

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L'avantage de l'audit

L'impact le plus important de FloQast a été sur l'audit annuel d'Equites. En donnant aux auditeurs externes un accès direct à l'environnement FloQast, l'équipe financière n'a plus à répondre constamment à des questions inutiles ou répétées de la part du personnel d'audit junior. Grâce à l'accès sécurisé à FloQast, ces auditeurs externes peuvent voir la piste complète par eux-mêmes et n'ont pas besoin de contacter les comptables d'Equites pour toute demande de documentation.

Cette flexibilité et cet accès ont réduction spectaculaire du stress et lutte contre les incendies de dernière minute lors de l'audit d'Equites. En fait, l'équipe d'audit d'Equites a été en mesure de réduire considérablement son délai de réalisation annuel, Roddy estimant un gain de temps d'environ cinq jours ouvrables avant la signature.

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Vous avez une trace de tout ce qui est prêt pour l'audit. Personne n'est obligé de faire un suivi auprès de qui que ce soit. Vous n'avez pas à vous soucier de recevoir un appel la veille au soir, et nous ne sommes pas encore en train de finaliser les choses le jour de la signature. Les auditeurs peuvent simplement obtenir toutes les informations dont ils ont besoin via FloQast.

Roddy Robertson, administrateur financier, Fonds immobilier Equites

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L'avenir

Equites positionne FloQast pour qu'il participe à ses efforts d'efficacité continus, notamment en intégrant la plateforme aux systèmes de gestion immobilière actuels et futurs. L'objectif est de tirer parti de la capacité de rapprochement automatique pour rationaliser davantage la clôture, et l'équipe Equites travaille en étroite collaboration avec l'équipe d'assistance experte de FloQast pour y parvenir.

Dans l'intervalle, les deux équipes cherchent à améliorer la responsabilité, la fiabilité et la rapidité des processus financiers intégrés d'Equites afin que l'entreprise puisse continuer à alléger la pression et à libérer du temps pour les membres de son équipe comptable.

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Le temps est notre plus grande ressource. FloQast vous fait gagner du temps en matière de documentation, de responsabilité et d'audit. Cela nous donne exactement ce dont nous avons besoin en tant qu'entreprise.

Roddy Robertson, administrateur financier, Fonds immobilier Equites

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