Bluecore automatisiert zeitaufwändige Buchhaltungsprozesse mit FloQast

Bluecore ist eine Marketingtechnologie für den Einzelhandel, mit der Marketer personalisierte Kampagnen über E-Mail, Website, bezahlte Medien und SMS automatisieren können. Bluecore wurde 2013 gegründet und arbeitet mit einigen der größten und am schnellsten wachsenden Direct-to-Consumer-Marken zusammen, darunter Express, Lane Bryant, Hammacher Schlemmer, Teleflora und Tommy Hilfiger. Als Rohit Lalwani, CPA, 2019 als Controller zu Bluecore kam, hatte das Unternehmen keinen optimierten Abschlussprozess. „Wir haben den Überblick über das G-Sheet behalten“, sagt Lalwani. „Es wurde zu einer Last, herauszufinden, wer was tut. An einem typischen Tag erstellte ich für jeden Einzelnen verschiedene G-Sheets, in denen detailliert beschrieben wurde, was er tun sollte. Dann würde ich ihnen einen Slack hinzufügen und sagen: ‚Hey, hast du das ausgefüllt? Hast du weitergemacht und aktualisiert? Ist das abgeschlossen? '“ Schließlich wandte sich Michelle McComb, CFO von Bluecore, an Lalwani mit der Empfehlung, sich mit FloQast zu befassen. „Aus irgendeinem Grund war ich dagegen resistent, wahrscheinlich nur, weil ich dachte: ‚Ich mache das schon manuell'“, sagt Lalwani. „Ich glaube, ich habe nicht verstanden, welchen Detaillierungsgrad, welche Organisation und Optimierung die Software bieten kann.“ Aber Lalwani erkannte bald, dass Bluecore von einem Prozess profitieren könnte, der sich von Monat zu Monat weiterentwickelt — sowie von einem Audit Trail. Zusammen mit Shiawtia Chen, CPA und Senior Staff Accountant bei Bluecore, sah sich Lalwani die FloQast-Website an — und beide waren beeindruckt von der Benutzeroberfläche und den Funktionen. „Es war alles, was ich für nötig hielt“, sagt Chen. „Etwas so Einfaches wie die Verknüpfung mit der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung. Vorher hatten wir es einfach auf einem G-Sheet, und wir mussten uns gegenseitig vom Wort nehmen.“

Schnelle und einfache Implementierung

Bluecore implementierte FloQast im Dezember 2020 und begann im Januar 2021, es zu verwenden.

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„Die FloQAst-Implementierung war eine der besten Implementierungen, die ich je in meinem Leben gemacht habe“, sagt Lalwani. „Ich spreche im Namen aller Teammitglieder; alle waren der Meinung, dass das Training und die Implementierung wirklich gut gemacht wurden.“

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Chen stimmt zu. „Vom Onboarding bis jetzt war die Kommunikation ziemlich häufig, und wir hatten nie das Gefühl, in diesem Prozess allein zu sein.“

Einfacheres Schließen = weniger Stress

FloQast hat den Abschlussprozess komplett verändert, indem die Erwartungen standardisiert wurden und transparent gemacht wurde, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. „Wenn man ein Team an verschiedenen Standorten hat, weiß man manchmal nicht, woran andere Leute gerade arbeiten“, sagt Lalwani. „Für mich, als derjenige, der die Arbeitsbelastung organisiert, vergesse ich manchmal, dass diese Person dies tut, diese Person das tut. Aber jetzt, wo ich eine Checkliste habe und überwachen kann, was getan wird, gibt mir das ein besseres Gefühl für die Organisation. „Dank FloQast hat Bluecore laut Lalwani die Zeit bis zum Abschluss deutlich reduziert — von 25 auf nur 10 Tage. „Ihren Geschäftsschluss zu verkürzen bedeutet nicht, mehr Stunden zu arbeiten — oder härter. Ein großer Teil davon ist Organisation. Hier kommt FloQast ins Spiel. Nun, rate mal was? Du hast deine To-Do-Liste. Mach weiter und fang an, daran zu arbeiten. Dann haben Sie Tools wie AutoRec. Sie haben Tools wie ReMind. Dies sind Tools, die uns helfen, einen kürzeren Abschluss zu erzielen und es den Leuten ermöglichen, an anderen Dingen zu arbeiten.“

Automatisieren von Informationsanfragen mit FloQast ReMind

Lalwani liebt es, neue Technologien kennenzulernen, und so freute er sich darauf, FloqAst ReMind auszuprobieren, ein Workflow-Add-on für das Anforderungsmanagement, das den Zeitaufwand für E-Mail-Anfragen zum Anfordern von Informationen automatisiert und reduziert. BlueCore hatte Probleme damit, dass Rechnungen nicht rechtzeitig eingingen und kontinuierlich intern und extern nachgearbeitet werden musste. Seit sie im März 2021 mit Remind begonnen haben, ist das kein Problem mehr. Chen nutzt Remind jetzt, um Anbieter vor Monatsende automatisch zu kontaktieren, um sie nach Kostenvoranschlägen zu fragen — und den Führungskräften eine E-Mail zu senden, um sie darüber zu informieren, dass Rechnungen auf ihre Genehmigung warten. „Das spart mir wirklich Zeit, weil ich normalerweise jeden Monat E-Mails verschicken müsste“, sagt Chen. „Früher mussten Sie sich jeden Monat daran erinnern, selbst wenn Sie eine Vorlage verwendet haben. Jetzt erledigt ReMind das jeden Monat für mich.“

Der AutoRec-Effekt

Bluecore verlässt sich auch stark auf FloQast AutoRec, eine Implementierung, die hauptsächlich durch einen besonders aufwändigen Prepaid-Abgleich angetrieben wird. Lalwani erinnert sich, dass er Chen beauftragt hat, nach einer Möglichkeit zu suchen, die Kontenabstimmung mit FloQast überschaubarer zu gestalten. „Früher hat es viele Stunden gedauert, nur das für seine Überprüfung vorzubereiten und sicherzustellen, dass alle Formulare Monat für Monat aktualisiert werden und dass alle Prepaids eingegeben wurden“, sagt Chen. „Aber jetzt können wir in AutoRec gehen, die neuen Prepaids hochladen und dann wird einfach ein neuer Kontenabstimmung ausgegeben.“ Jetzt dauert dieser Kontenabstimmung nur eine halbe Stunde, und das Team kann diese zusätzliche Zeit für Aufgaben auf höherer Ebene verwenden. „Sie möchten, dass sie mehr Zeit damit verbringen, zu analysieren, was sie tun, als acht Stunden damit zu verbringen, eine Kontenabstimmung vorzubereiten“, sagt Lalwani. „Das gesamte Team konnte sich darauf konzentrieren, was mit dem Geschäft vor sich geht, anstatt Abstimmungen vorzubereiten. Für mich ist das ein enormer Mehrwert, da sie sich auf Analysen und Abweichungen konzentrieren, anstatt Dokumente in Excel zu vergleichen.“

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„Ich würde sagen, sobald Sie anfangen, es zu benutzen, wird es zu einem Muss. Ich denke, diejenigen, die es nicht benutzt haben, verstehen die Optimierung nicht. Wenn Sie auf die Kosten schauen, machen sich Ihre Kosten in der Zeit wett, die Sie durch Effizienz sparen.“

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Wenn Lalwani an seine frühere Skepsis zurückdenkt, lacht er jetzt und erkennt FloQast als Notwendigkeit an.