FloQast offers onSolve new transparence for CFO and improve the berichtsprozess for Private Equity Supporters

Onsolve ist ein führender Anbieter für das Management kritischer Ereignisse, der physische Bedrohungen proaktiv abwehrt und es Unternehmen ermöglicht, im Krisenfall agil zu bleiben. Mithilfe des vertrauenswürdigsten Fachwissens und der zuverlässigen KI-gestützten Technologie für Risikoinformationen, kritische Kommunikation und Vorfallmanagement ermöglicht die OnSolve-Plattform Unternehmen, KMU-Organisationen und allen Regierungsebenen, physische Bedrohungen zu erkennen, zu antizipieren und zu mindern, die sich auf ihre Mitarbeiter, Orte und ihr Eigentum auswirken. Als ich 2021 als Assistant Controller dem Team beitrat, wurde die Optimierung von FloQast zur Priorität, um den spezifischen Anforderungen des schnell wachsenden OnSolve-Buchhaltungsteams gerecht zu werden Mayra Rico, während wir gleichzeitig das Team einbinden und ihm helfen, seine kurzfristigen Ziele zu erreichen.

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„Der Status Quo für Buchhaltungsteams ist eine einfache Excel-Sheet. In meiner vorherigen Firma hatten wir eine Excel-Sheet, die jemand vor fünf Jahren erstellt hat, und wir haben sie gelegentlich aktualisiert. Der Übergang zu OnSolve, das Lernen über das Team und die Unterstützung bei der Optimierung unserer Nutzung von FloQast war eine nette Abwechslung. Es ist Tag und Nacht eine Verbesserung gegenüber Excel-Tabellen.“

- Mayra Rico, Stellvertretender Controller

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Neue Sichtbarkeit für den CFO

Ein wichtiger Grund, warum sich OnSolve für FloQast entschieden hat, war der Einblick in die Abläufe, den das Unternehmen, insbesondere dem Chief Financial Officer (CFO), bieten konnte. Bruce Duner. „Die FloQast-Analysen sind sehr hilfreich für uns, um Fortschritte zu verfolgen, die Arbeit bei Bedarf neu zuzuweisen und unseren CFO über Fortschritte zu informieren“, sagte Mayra. „[Bruce] wird am dritten oder vierten Tag des Close zu uns kommen und überprüfen, wo wir uns befinden. Jetzt kann er getrost darauf antworten, dass die Prognose zeigt, dass wir beispielsweise bei 60% oder 70% liegen.“ FloqAst hat dem Team zwar geholfen, seine Kommunikation zu verbessern und insgesamt effizienter zu werden, aber Mayra sagte, das Team arbeite fleißig daran, von diesen frühen Gewinnen zu profitieren. „Wenn Bruce fragt, was unsere voraussichtliche Ankunftszeit ist, kann ich ihm das genaue Datum nennen, und er ist ziemlich aufgeregt, weil er weiß, dass wir 15 oder 16 Artikel nach Geschäftsschluss haben, an denen wir so schnell wie möglich arbeiten müssen. Zu wissen, dass wir am fünften oder sechsten Tag abschließen werden, ist für ihn von großer Bedeutung. Mit FloQast fühlen wir uns proaktiver. Wir haben begonnen, auf einen dreitägigen Abschluss hinzuarbeiten, und ich bin zuversichtlich, dass wir ihn erreichen können.“

Verbessertes Reporting für den gesamten Finanzlebenszyklus von OnSolve

FloQast hat maßgeblich dazu beigetragen, dass das OnSolve-Team Finanzdaten genau und zeitnah melden kann.

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„Wenn vierteljährliche Finanzdaten fällig sind, verkürzt sich unsere Abschlusszeit um ein oder zwei Tage, sodass das Finanzteam mehr Zeit für die Vorbereitung hat. Das Ziel ist es, die Finanzdaten in kürzerer Zeit abzuschließen, und ich denke, wir haben gegenüber dem Stand vor einem Jahr bis heute eine Menge Verbesserungen festgestellt.“

- Mayra Rico, Stellvertretender Controller

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Insbesondere sagte Mayra, sie freue sich über die zusätzliche Bandbreite, die das Team seit der Implementierung von FloQast erlebt hat, was bedeutet, dass sie sich weniger darauf konzentrieren, einfach den Monatsabschluss abzuschließen, sondern nun in der Lage sind, sich eingehender mit Rückstellungen zu befassen. „Da wir den Abschlusszyklus verkürzen können, können wir uns die Rückstellungen genauer ansehen“, sagte sie. „Vorher waren wir immer ein oder zwei Tage im Rückstand. Jetzt können wir Dinge identifizieren, die zu viel oder zu wenig angesammelt haben. Wir können die Erklärung für das Delta für diesen Monat und den Zeitpunkt, zu dem wir die tatsächlichen Zahlen erhalten haben, identifizieren. FloQast hat entscheidend dazu beigetragen, dem Team die Zeit zurückzugeben, die Rückstellungen effizienter zu erfassen.“

Verbesserung des Flussanalyseprozesses

Die Verbesserung des Flussanalyseprozesses hat für OnSolve aus mehreren Gründen oberste Priorität. Laut Mayra hat das Team dank FloQAst-Varianzanalyse. „FloQast war sehr hilfreich bei unseren Bemühungen, unseren Flux-Prozess zu verbessern“, sagte sie. „Es gibt uns wirklich ein umfassenderes Bild, um zu erkennen, was wir erwarten können und ob wir einen anderen Aspekt des Geschäfts betrachten müssen, um etwaige Schwankungen besser zu verstehen. Es ermöglicht uns, den Figuren mehr Farbe zu verleihen. Wenn unser Abschreibungskonto beispielsweise deutlich höher ist als in den Vormonaten, können wir unserem Finanzteam eine Mitteilung mit den nächsten Schritten senden. Wir würden sagen, dass im Grunde alles „weich geschlossen“ ist, und ihnen dann stichpunktartige Argumente geben, da wir jetzt mit FloQast alle Probleme im Flux-Prozess klarer identifizieren können. „Zusätzliche Erkenntnisse sind zwar immer hilfreich, Mayra merkte jedoch an, dass dadurch mehr Hin und Her erforderlich ist, wodurch ein reibungsloserer Flux insgesamt gewährleistet wird. „Anstatt mit einer Liste von 30 Fragen zurückzukommen, werden wir nur wenige vom Finanzteam erhalten, da wir in der Lage sind, Informationen proaktiv bereitzustellen“, sagte sie. „Der Informationsaustausch zwischen den Teams ist viel reibungsloser geworden, da wir die Dinge im Voraus bereitstellen. FloQast hat gemacht Larry Grimm, OnSolve Corporate Controller, hat mehr Vertrauen in unser Team und sorgt dafür, dass sich das Finanzteam mit den Zahlen viel wohler fühlt. Wenn Sie sie nach ihrem Vertrauen in unseren Abschlussprozess fragen würden, würden sie Ihnen sagen, dass es sich im letzten Jahr etwa verdreifacht hat. Damit sind sie sehr zufrieden.“

Die Quintessenz

Im Nachdenken über ihre Erfahrungen mit FloQast betonte Mayra nachdrücklich, wie positiv sie ausgefallen ist. „Viele Unternehmen werden Ihnen sagen, dass sie eine Erweiterung Ihres Buchhaltungsteams sind — was ein gutes Verkaufsargument ist, aber selten zum Tragen kommt“, sagte sie. „Bei einigen anderen Anbietern, mit denen wir zusammenarbeiten, müssen wir normalerweise nachgehen, wenn wir ein Ticket einschicken. Was ich an FloQast mag, ist, dass es eine echte Partnerschaft ist und wir wissen, dass wir eine Nachricht senden können, und sie antworten fast sofort. Wir wundern uns nicht, ob es in einen tiefen Abgrund stürzt und eine Erinnerung einrichtet, um in ein paar Tagen nachzugehen. „Laut Mayra konnte das OnSolve-Team seinen Close bis heute um etwa 72% verkürzen — von 18 Arbeitstagen, die für den Abschluss benötigt wurden, waren es nur noch 5. „FloQast hat einen großen Einfluss auf uns gehabt“, sagte sie. „Als ich in das Unternehmen eintrat, hatte ich das Gefühl, dass wir den ganzen Monat über die Bücher schließen würden, und das ist nicht immer die beste Nutzung der Zeit des gesamten Teams. Wenn das Schließen der Bücher das einzige wäre, was ich jeden Monat tun würde, würde ich mich langweilen und ehrlich über andere Optionen nachdenken. Aber seit wir den Abschlusszeitraum reduziert haben, kann ich andere Projekte übernehmen und proaktiver mit der Arbeit umgehen. Es geht nicht nur darum, beim Abschluss Zeit zu sparen: Ja, wir haben bei diesem Prozess viel Zeit eingespart, aber jetzt können wir andere strategische Initiativen umsetzen, und ich habe das Gefühl, dass alle zufriedener mit dem sind, was sie täglich tun. „Auf die Frage, ob sie FloQast anderen Buchhaltungsteams empfehlen würde, nahm Mayra kein Blatt vor den Mund.

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„Ich würde FloQast zu 100% weiterempfehlen. Ich weiß nicht, wie Sie ohne ein solches Tool Einblick in Ihren Abschlussprozess zum Monatsende erhalten. Sie können Tabellenkalkulationen und Farbcodes verwenden und so viele Makros hinzufügen, wie Sie möchten, aber für das moderne Buchhaltungsteam ist das nicht so schnell oder benutzerfreundlich. Mit FloQast haben wir einen anderen Einblick in den Abschlussprozess, und unser Buchhaltungsteam ist besser dafür geeignet.“

- Mayra Rico, Stellvertretender Controller

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