So erreicht Veracyte with FloQast eine revisionssichere Compliance

In öffentlicher Hand Veracyte, ein in San Francisco ansässiges Unternehmen für Genomdiagnostik, wollte die Auditkontrollen und die Genauigkeit der Nachweise verbessern und unterschiedliche Excel- und Word-Dateien für seinen Zeitplan und seine Risikokontrollmatrix eliminieren. Mit FloQast Close und Compliance Management, Veracyte hat die SEC- und SOX-Berichte konsolidiert, die Abläufe optimiert und die Genauigkeit und Effizienz der Audit verbessert. Der Aufbau einer internen Auditabteilung sowie die Entwicklung verbesserter SEC- und SOX-Berichtsfunktionen sind keine leichte Aufgabe. Aber Cristina Kang, Senior Director Technical Accounting and SEC Reporting bei Veracyte, war bereit dafür.

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FloQast hat die Art und Weise, wie wir unsere SOX- und Steuerungsumgebung übersichtlicher sehen konnten, verändert. Es ist ein völlig verbessertes Programm. Wir haben weniger Besprechungen, weniger Hin und Her, und ich kann unserem CFO oder CAO gründlicher und aussagekräftiger Bericht erstatten.“

‍— Christina Kang, Leitender Direktor für technische Buchhaltung und SEC-Berichterstattung, Veracyte

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Mit 11 Jahren Erfahrung in der öffentlichen Rechnungslegung in der Audit kannte sie die Anforderungen. Die größere Herausforderung bestand darin, die Systeme und Prozesse einzurichten, um diese Anforderungen zu erfüllen. „Die größte Herausforderung für uns war die Verwendung von Excel-Zeitplänen und Word-Dokumenten für unsere Risikokontrollmatrix und Kontrollberichte“, sagte Kang. „Es waren zwei separate Formate, die einfach nicht synchronisiert wurden, und wir hatten viele Konsistenzprobleme.“ Zum Glück für Kang verwendete Veracyte FloQast bereits für Close Management. Als sie sich genauer ansah, wie GL-Kontoabstimmungen in FloQast von NetSuite zentralisiert und automatisch aktualisiert wurden, hatte sie den klassischen Aha-Moment, dass es mit FloQast eine bessere Möglichkeit geben könnte, die SEC- und SOX-Compliance-Standards zu erfüllen. „Ich wusste nicht, was FloQast ist, bevor ich zu Veracyte kam, und dann begann ich zu erfahren, wie es zur Verwaltung unseres Close verwendet wurde, und war beeindruckt von dem Potenzial“, sagte Kang. „Mir wurde schnell klar, dass FloQast noch viel mehr tun kann, um uns bei der Synchronisierung unserer Compliance-Dokumente und Kontrollen zu helfen.“

Kontinuierliche Kontrollerfassung leicht gemacht

Ein FloQast-Briefing über die neuesten Features und Funktionen lieferte Kang die Details, die sie für das FloQast Compliance Management benötigte. „Als ich sah, dass FloQast Abstimmungen automatisch mit dem Abschluss und allem anderen, was Sie für SOX-Kontrollen benötigen, verknüpfte, wusste ich, dass wir die Lösung für unsere SOX- und Compliance-Probleme gefunden hatten“, sagte Kang. Kang fand FloQast Compliance Management besonders hilfreich zu Beginn von zwei Unternehmensübernahmen, bei denen neue Teammitglieder mit wenig Erfahrung in der öffentlichen Audit oder Berichterstattung hinzugezogen wurden.

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Als ich sah, dass FloQast Abstimmungen automatisch mit dem Close und allem anderen verknüpft, was Sie für SOX-Kontrollen benötigen, wusste ich, dass wir die Lösung für unsere SOX- und Compliance-Probleme gefunden hatten.“

‍— Christina Kang, Leitender Direktor für technische Buchhaltung und SEC-Berichterstattung, Veracyte

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„Wir bei Veracyte haben eine ziemlich ausgereifte Berichtsumgebung, da wir seit zehn Jahren eine Aktiengesellschaft sind, aber diese Compliance- und Kontrollanforderungen waren für diese beiden Unternehmen völlig neu“, sagte Kang. „FloQast hat es uns einfacher gemacht, sie in Bezug auf die Anforderungen zu schulen und ihre Kontrollen zu integrieren.“ Kang gefällt auch die Tatsache, dass FloQast flexibel und an zukünftige Compliance-Anforderungen anpassbar ist. „Ein gutes Compliance-Programm wird ständig weiterentwickelt, um mit den geschäftlichen und regulatorischen Änderungen Schritt zu halten“, sagte Kang. „Es ist kein „Einstellen und Vergessen“ -Prozess; es gibt immer neue Anforderungen, und FloQast macht es einfach, es zu aktualisieren und zu erweitern.“

Prüfungsnachweise: Immer aktuell, synchron und bereit zur Überprüfung

Kang sagte, sie habe mit FloQast zwei wichtige Compliance-Ziele erreicht: Konsistenz und Vollständigkeit. „Wir haben jetzt eine Konsistenz zwischen unseren Prozessbeschreibungen und der Risikokontrollmatrix“, sagte Kang. „Eines meiner Lieblingsdinge ist, dass wir diese in FloQast automatisch verknüpfen können.“ Sorgen um Versionskontrolle und Updates gehören jetzt der Vergangenheit an, da es eine einzige Informationsquelle gibt. Außerdem werden Updates für die Geschäftsleitung mit größerer Genauigkeit und Zuversicht bereitgestellt. „Es war auch ein großer Gewinn, den Abschluss der Kontrollen verfolgen und dies unserem CFO melden zu können“, sagte Kang. „Wir können sofort erkennen, welche Kontrollen abgeschlossen, rechtzeitig und korrekt sind, und das ist sehr wichtig, um das ganze Jahr über prüfungsbereit zu sein.“ Kang war insgesamt mit ihrer FloQast-Erfahrung zufrieden, insbesondere mit dem Support. „Ich habe noch nie ein Unternehmen gesehen, das so schnell reagiert“, sagte Kang. „Ich erhalte Antworten am selben Tag oder spätestens am nächsten Tag.“ In Bezug auf Compliance-Management und Produktivität ist sich Kang über die Vorher- und Nachher-Unterschiede im Klaren. „FloQast hat die Art und Weise, wie wir unsere SOX- und Steuerungsumgebung übersichtlicher sehen konnten, verändert. Es ist ein völlig verbessertes Programm“, sagte Kang. „Wir haben weniger Besprechungen, weniger Hin und Her, und ich kann unserem CFO oder CAO gründlicher und aussagekräftiger Bericht erstatten.“