Intelligent Accounting: Wie Kalaris mit SAP S/4HANA und KI-gestützten Workflows den Abschluss um 3 Tage beschleunigt

Kalaris Therapeutics (ehemals AlloVir), ein innovatives Biopharma-Unternehmen im Bereich der Zelltherapie, hat seinen monatlichen Abschluss durch den Einsatz intelligenter Automatisierung modernisiert. Ziel war es, die Effizienz zu steigern, manuelle Fehlerquellen zu eliminieren und die strengen Compliance-Anforderungen börsennotierter Unternehmen (SEC/SOX) souverän zu erfüllen.

Die Herausforderung: Komplexität und schnelles Wachstum bewältigen

Mit einem kompakten Team und einer niedrigen Wesentlichkeitsgrenze benötigte Terence Holden eine Lösung, die mit der zunehmenden betrieblichen Komplexität Schritt hält. Um dieses schnelle Wachstum zu unterstützen, setzte das Unternehmen auf eine nahtlose Integration in die SAP S/4HANA Public Cloud sowie auf eine KI-gestützte Automatisierung von Informationsanfragen. Ein zentrales Workflow-Management war dabei unerlässlich, um sowohl SOX-Kontrollen als auch SEC-Einreichungen effizient zu steuern.

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FloQast zeichnete sich durch Innovation und Anpassungsfähigkeit aus. Besonders die integrierte FloQast ReMind-Funktion zur intelligenten Verwaltung von Anfragen war für uns ein entscheidendes Verkaufsargument.

— Terence Holden, Stellvertretender Direktor für Buchhaltungsvorgänge

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Die Lösung: Ein vernetztes und mitdenkendes System

1. Intelligente SAP S/4HANA Cloud Integration

Die Implementierung erfolgte zeitgleich mit dem Wechsel zur SAP S/4HANA Public Cloud und verlief dank der engen Koordination zwischen dem IT-Team, externen SAP-Beratern und FloQast-Spezialisten reibungslos. Daten werden heute automatisch synchronisiert, was eine KI-gestützte Validierung und Abstimmung von Bankkonten, Kreditkarten und Rechnungsabgrenzungen ermöglicht.

2. KI-basiertes Anforderungsmanagement mit FloQast ReMind

Früher mussten monatlich über 15 E-Mails manuell an Anbieter gesendet werden. Heute nutzt Kalaris FloQast ReMind, um Informationsanfragen automatisiert zu planen und nachzuverfolgen. Das System erkennt Verzögerungen selbstständig, versendet Erinnerungen und bietet dem Team eine Echtzeit-Übersicht über den Kommunikationsstatus, was den Workflow massiv beschleunigt.

3. Proaktive Kontrollen und Workflow-Automatisierung

FloQast fungiert als intelligenter digitaler Wächter. Wenn nach einer erfolgten Abstimmung Daten in SAP geändert werden, erkennt das System die Diskrepanz sofort und setzt den Status proaktiv zurück.

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Es ist eine große Erleichterung, eine automatische Benachrichtigung zu erhalten, wenn sich etwas an einer Abstimmung oder SOX-Kontrolle ändert. FloQast setzt den Status von Grün auf Rot zurück – so ist sichergestellt, dass Genehmigungen immer auf Basis der aktuellsten Version erfolgen

— Terence Holden, Director of Accounting

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Tipps für Teams jeder Größe: Vertrauen in die Zahlen

Laut Holden liegt der größte Vorteil von FloQast im Vertrauen in die Zahlen und Kontrollen. Man hat die Gewissheit, stets mit den neuesten und genauesten Informationen zu arbeiten.

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Wenn jemand eine Änderung an einer Kontoabstimmung oder einer SOX-Kontrolle vornimmt, ist es eine große Erleichterung, eine Benachrichtigung zu erhalten. FloQast ändert den Status automatisch von Grün auf Rot, und man muss zurückgehen und erneut signieren. Das stellt sicher, dass wir Genehmigungen immer für die aktuellsten Versionen erhalten.

— Terence Holden, Director of Accounting

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Die Ergebnisse im Überblick

Die Optimierung des Abschlussprozesses bei Kalaris Therapeutics hat zu messbaren Erfolgen geführt, wobei die Tage bis zum Geschäftsschluss signifikant von sieben auf fünf gesunken sind. Durch den gezielten Einsatz automatisierter Informationsanfragen werden Fehler, Auslassungen und Verzögerungen heute effektiv verhindert. Zudem sorgt die verbesserte Sichtbarkeit durch den Echtzeit-Status der Checklisten dafür, dass der gesamte Arbeitsablauf kontinuierlich optimiert wird.

Strategischer Mehrwert durch gewonnene Zeit

Nachdem der monatliche Abschluss optimiert wurde, forderte die Geschäftsleitung Holden und seine Kollegen auf, nach neuen hochwertigen Projekten zu suchen. Das Team nutzt die zusätzliche Zeit von 2 bis 3 Tagen, die jeden Monat eingespart wird, sinnvoll für weitere SAP-Anpassungen, Budgetanalysen und die Verwaltung der Kostenrechnung.