Kleines Cricut-Buchhaltungsteam erzielt mit FloQast einen großen IPO-Erfolg

Als Cricut, ein in Utah ansässiger Hersteller von Maschinen und Zubehör für Konsumgüter, beschloss, während der Pandemie an die Börse zu gehen, war das kleine Buchhaltungsteam bereit für die Herausforderung und verkörperte damit das Unternehmensmantra „Kleine Teams können großartige Dinge tun“. Mithilfe von FloQast Close und Flux Analysis war das Cricut-Team in der Lage, alle Audit- und Berichtsstandards vor dem Börsengang schnell zu organisieren und einzuhalten. In der Zeit nach dem Börsengang hat Cricut seitdem die SEC- und SOX-Einreichungen über FloQast Compliance Management zentralisiert und die Gesamtzahl der Schließtage von 12 auf 8 reduziert. Consumer Crafting und DIY-Enabler Cricut (CRCT) hilft Menschen dabei, ein kreativeres Leben zu führen, indem es Tools bereitstellt, mit denen sie ihre Do-it-yourself-Projekte schön, unterhaltsam und einfach gestalten.Mit 886 Millionen US-Dollar Umsatz im Jahr 2022 und 8,4 Millionen Nutzern weltweit hat sich das Unternehmen zum Ziel gesetzt, die Art und Weise, wie Menschen über das Basteln, Entwerfen und Herstellen denken, zu verändern. Seit seinem Eintritt in das Unternehmen im Jahr 2017 Ryan Harmer, Vice President of Accounting and Corporate Controller bei Cricut, hat ein ergänzendes, aber deutlich anderes Ziel verfolgt, die Art und Weise, wie das Unternehmen seinen Monatsabschluss abgleicht, prüft und berichtet, zu verändern. All dies wurde im Vorfeld — und nach — dem Börsengang von Cricut im Jahr 2021 exponentiell anspruchsvoller. Harte Arbeit und lange Tage waren schon früh der Standard, aber Harmer wusste, dass sich die Dinge ändern mussten.

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Unser Abschluss war sehr manuell und stressig, da 60 bis 70 Schritte in Excel-Tabellen aufgezeichnet wurden, und wir hatten nicht viel Präzision und Genauigkeit in Bezug auf den Prozess oder irgendwelche Möglichkeiten, nachzuverfolgen, welche Abstimmungen durchgeführt wurden oder nicht. Wir waren bereit für eine echte Veränderung und Weiterentwicklung, und genau zu diesem Zeitpunkt haben wir FloQast ins Spiel gebracht.“ ‍

— Ryan Harmer, VP, Rechnungswesen und Unternehmenscontroller

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Kreativität fördern — und ein besseres Monatsende

Um mit dem Wachstum von Cricut Schritt zu halten und den Überblick und die Fähigkeiten zu verbessern, holte Harmer Scott Christensen als Senior Director of Accounting. „Wir wussten, dass wir so viel wie möglich automatisieren, Excel verlassen und einen ganzheitlicheren Überblick über das Geschehen gewinnen mussten“, so Christensen. „Wir haben FloQast gefunden und es hat uns nicht nur das Produkt gefallen, sondern auch die Kultur und Mentalität, so innovativ wie wir zu sein.“ Abstimmungen und Checklisten wurden sofort eingerichtet, um in FloQast überwacht und verwaltet zu werden. „Das FloQAst-Team half uns dabei, unsere Checklisten in das Tool zu integrieren und SAP S/4HANA zu verbinden, sodass unsere Kontosalden jede Stunde synchronisiert wurden“, sagte Christensen. „Jetzt wissen wir genau, was vor sich geht, was abgeglichen wurde und was wir priorisieren müssen.“ Christensen und seine Kollegen aus der Buchhaltung drängen sich während der acht Tage des Monatsabschlusses täglich zusammen. Durch tägliche Besprechungen werden alle über Fortschritte und Ergebnisse auf dem Laufenden gehalten, indem die Dashboards in FloQast überprüft werden. Die Gesamtzahl der Tage bis zum Abschluss ist von 12 auf 8 gesunken, und die endgültigen Bewertungen sind kein nächtliches Gerangel mehr.

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Früher gingen wir an unserem letzten Tag der Schließung bis Mitternacht, um die Beiträge und die endgültigen Bewertungen zu überprüfen, aber jetzt ist alles um 3 oder 4 Uhr nachmittags abgesegnet, was ein großer Gewinn für unser Team ist.“

— Scott Christensen, Leitender Direktor, Buchhaltung

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Von der Idee zur S-1-IPO-Einreichung — in nur 8 Monaten

Im März 2020, als Umsatz und Nachfrage schnell stiegen, wurde die Entscheidung getroffen, an die Börse zu gehen, und die Unternehmensleiter haben sich zum Ziel gesetzt, die S-1-Einreichung bis November 2020 fertig zu stellen. Cricut ging im März 2021 erfolgreich an der Nasdaq an die Börse. Kurz nach dem Börsengang Bryan Kant trat dem Team als Direktor der internen Revision bei. „Dank FloQast hatten wir aus Sicht der Steuerung ein ziemlich gutes Setup“, sagte Kant. „Es war schön zu sehen, dass wir den SAP-Abgleich hatten, aber ich war wirklich froh, FloqAST Flux Analysis als Kompensationskontrolle zu haben und dass wir immer darauf hinweisen konnten, um allen wichtigen Problemen einen Schritt voraus zu sein.“ Alle internes Kontrollumfeld werden im FloqAst-Compliance-Management-Modul verwaltet, und die entsprechenden Checklisten erleichtern das Hochladen von Unterlagen, sodass interne und externe Auditoren schnell Beweise abrufen können. Das Modul wurde hinzugefügt, um die Nachbearbeitung zu ermöglichen Effizientere und kostengünstigere Berichterstattung zur Einhaltung der IPO-Vorschriften. Alle SEC- und SOX-Berichtsschritte werden in FloQast verfolgt, und die Integration mit Workiva unterstützt die Erstellung und Archivierung von SEC-Berichten.

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Das FloQast Compliance Management Tool ermöglicht es uns, unsere Arbeitsschritte zu verknüpfen und unsere RKM (Risk Control Matrix) zu verwalten — alles innerhalb von FloQast. Es hat mein Leben einfacher gemacht, und das Leben unserer Auditoren ist viel einfacher geworden, was auf lange Sicht weniger abzurechnende Stunden bedeutet.“

‍— Bryan Kant, Direktor, Interne Revision

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Christensen steht seiner Empfehlung von FloQast sowohl pragmatisch als auch positiv gegenüber. „Es gibt keinen Grund, weiterhin Probleme mit Excel in Bezug auf Aufgabenmanagement und Arbeitsablauf zu haben“, sagte Christensen. „Wenn Sie Ihren Buchhaltungsabschluss und alles, was dazu gehört, automatisieren möchten, ist FloQast ein fantastisches Tool.“