Comment créer des flux de travail efficaces dans votre service de comptabilité

À propos de l'auteur : Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate du prix 40 CPA Practice Advisor 2021 et 2022, lauréate du palmarès des 50 meilleures femmes en comptabilité, et propriétaire de Leaders Online, où l'entreprise aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus grâce au leadership éclairé et au marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders en ligne ou communiquez avec elle sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

Les comptables internes sont soumis à de fortes pressions. Les entreprises ont des exigences élevées à l'égard de votre département, comptent sur vous pour gérer toutes les questions financières et attendent de vous que vous mainteniez la conformité de l'entreprise.

Une équipe comptable solide est la clé de la réussite de l'entreprise.

Des équipes comptables résilientes devrait s'appuient sur des flux de travail efficaces qui les aident à :

• Terminez les tâches à temps
• Minimisez le risque d'erreurs
• Restez en conformité

Votre équipe a besoin des bons outils et processus pour la soutenir. Les fournissez-vous ? Vous concentrez-vous sur des flux de travail qui permettent de suivre des étapes et des procédures standardisées ?

Si ce n'est pas le cas, il est temps de vous concentrer sur vos flux de travail et de les rendre efficaces pour votre équipe comptable.

Comprendre la nécessité de mettre en place des flux de travail efficaces

Les flux de travail de votre équipe sont des procédures et des processus standard que vous intégrez à l'entreprise pour effectuer les tâches avec précision et dans les délais, à l'aide de guides étape par étape pour :

• Collecte de données
• Saisie de données
• Réconciliation
• Critiques
• Rapports
• Bien plus encore

Les défis que rencontrent les équipes comptables en matière de flux de travail se répartissent souvent en plusieurs catégories :

Procédés manuels

Si vous continuez à utiliser des processus manuels pour des opérations qui peuvent être automatisées, vous désavantagez votre équipe. Les processus manuels prennent beaucoup de temps, sont sujets à des erreurs et à des omissions et peuvent entraîner des incohérences. Bien qu'il ne soit probablement pas possible d'automatiser tous les processus, l'identification et l'automatisation de ceux qui le peuvent vous aideront à surmonter de nombreux inconvénients associés aux méthodes manuelles.

goulots d'étranglement

Certaines tâches et certains processus ralentissent les flux de travail, c'est inévitable. Le manque de ressources, de processus standardisés et de formation peut en être la cause. Surmonter ces obstacles peut nécessiter un investissement dans le personnel, les processus et la technologie, mais cela en vaut souvent la peine.

Absence de standardisation

Si vous n'avez pas encore mis en place de processus standardisés, vous rencontrerez probablement les problèmes suivants :

• Incohérences dans la façon dont le travail est effectué
• Difficulté à former les nouveaux membres de l'équipe

Les modèles de flux de travail sont incroyablement puissants car ils peuvent vous aider à créer des normes pour l'ensemble de votre équipe.

Compte tenu des défis et du besoin critique de flux de travail efficaces, il est important de répondre : quels sont exactement les éléments clés d'un flux de travail efficace ? En comprenant ces éléments clés, vous pouvez commencer à concevoir et à mettre en œuvre des flux de travail qui amélioreront de manière significative les performances de votre équipe.

Quels sont les principaux éléments d'un flux de travail efficace ?

Les équipes qui suivent des flux de travail stricts sont des atouts inestimables car elles peuvent effectuer des tâches rapidement, sans erreur et conformément aux normes attendues par l'entreprise. Lorsqu'il s'agit de flux de travail efficaces, la standardisation est le premier élément clé.

Même en utilisant un liste de contrôle de clôture de fin de mois dans le cadre de votre flux de travail peut vous aider à créer des normes que votre équipe peut suivre.

Le deuxième élément clé de l'efficacité des flux de travail est l'automatisation. Comme indiqué précédemment, les tâches manuelles peuvent entraîner toute une série de problèmes potentiels. Les recherches de McKinsey estiment qu'environ 50 % du travail peut être automatisé, ce qui entraîne :

• Réduction des erreurs
• Efficacité accrue
• Conformité améliorée
• Plus de temps pour les comptables pour se concentrer sur d'autres tâches de haut niveau

Une technologie telle que FloQast peut réduire le temps de fermeture 30 %, le délai de rapprochement de 38 % et le délai de traitement de l'audit de 23 %. L'intégration des bonnes technologies dans les flux de travail de votre équipe permettra de libérer des ressources tout en fournissant des données et des rapports plus précis.

Enfin et surtout, la troisième clé d'un flux de travail efficace est la collaboration. Des flux de travail efficaces permettent aux membres de l'équipe de collaborer facilement. Il est important de disposer de processus standardisés, mais ce n'est qu'une pièce du puzzle. Vous devez savoir qui fait quoi et où ils en sont dans le processus.

Idéalement, tous les membres de l'équipe devraient pouvoir collaborer facilement sur des tâches via une seule application centralisée.

Sans fonctionnalités collaboratives, certains membres de l'équipe peuvent suivre ce qu'ils font à l'aide d'un stylo et de papier, d'autres membres de l'équipe peuvent suivre les activités sur leur téléphone et d'autres peuvent utiliser diverses applications de gestion des tâches.

Maintenant que vous comprenez mieux pourquoi vous avez besoin de flux de travail efficaces et de leurs composants clés, il est temps de commencer à les créer.

4 étapes pour créer des flux de travail efficaces

Une estimation 44,2 % des professionnels de la comptabilité utilisent encore des feuilles de calcul ou sont en train de passer à un logiciel de gestion des flux de travail.

Comme bon nombre de ces professionnels en phase de transition, vous vous demandez peut-être par où commencer.

Chaque service comptable est unique, mais chaque équipe peut suivre quatre étapes importantes pour commencer à créer et à mettre en œuvre des flux de travail efficaces.

1. Évaluation: La première étape consiste à évaluer où vous en êtes actuellement. Évaluez vos flux de travail actuels et commencez à identifier vos points faibles. Pour chaque point sensible, réfléchissez à la meilleure façon de résoudre le problème. S'agit-il simplement d'un changement dans la façon dont le processus est effectué, ou pouvez-vous tirer parti de la technologie pour faciliter les choses ?
2. Design: Une fois que vous avez évalué la situation et compris vos points faibles, vous pouvez créer une carte du flux de travail pour résoudre ces problèmes.
3. Mise en œuvre: Armé de votre plan de flux de travail, vous pouvez commencer à déployer vos nouveaux flux de travail. Ce processus doit être accompagné d'un soutien et d'une formation appropriés pour en garantir le succès.
4. Surveillance et optimisation: Une fois mis en œuvre, un suivi et un ajustement continus sont essentiels. Le suivi peut prendre la forme de contacts manuels avec votre équipe ou même de technologies. Par exemple, Floqast propose tableaux de bord de reporting que vous pouvez utiliser pour évaluer l'impact de vos flux de travail.

Ces quatre étapes vous aideront à mettre en œuvre des flux de travail efficaces qui feront gagner du temps à votre équipe et l'aideront à travailler plus efficacement. À partir de là, vous devrez vous assurer que vous gérez correctement vos nouveaux flux de travail.

Comment gérer vos nouveaux flux de travail

La mise en œuvre de flux de travail efficaces n'est pas un processus à définir et à oublier. Il est important de les revoir et de les mettre à jour régulièrement pour s'assurer qu'ils sont pertinents et qu'ils répondent toujours à vos besoins.

Comment pouvez-vous évaluer si vos flux de travail sont toujours pertinents ?

Recueillez les commentaires de votre équipe. Encouragez une culture d'amélioration continue et utilisez leurs commentaires pour apporter des changements progressifs.

Si vous continuez à revoir, modifier et améliorer vos flux de travail au fil du temps, vous pouvez vous assurer qu'ils continuent de répondre aux besoins de votre département et de l'entreprise.

Réflexions finales

Des flux de travail efficaces peuvent aider votre équipe à travailler plus efficacement, à garantir le respect des délais et à réduire le risque d'erreurs tout en restant conforme. La première étape consiste à analyser votre flux de travail actuel et à identifier ce qui est pas Je travaille pour toi.

À partir de là, vous pouvez commencer à développer une nouvelle carte des flux de travail qui résout ces problèmes et élimine les goulots d'étranglement. Une fois que tout est en place, passez régulièrement en revue vos flux de travail et apportez des ajustements pour maintenir votre équipe sur la bonne voie.