Visibilité comptable de bout en bout : transformer les activités de fin de mois de Harwoods

Fondée en 1931, Bois durs est un prestigieux détaillant automobile familial du sud de l'Angleterre. L'entreprise vend de nombreuses marques de voitures de luxe parmi les plus importantes au monde, notamment Aston Martin, Bentley, Jaguar, Range Rover et McLaren, et s'est forgée la réputation de fournir un niveau de service exceptionnel à ses clients.

Aujourd'hui, avec plus de 1 000 employés et une reconnaissance croissante sur le marché britannique, Harwoods se concentre sur la modernisation de ses opérations afin de maintenir sa réputation d'excellence. La fonction financière de l'entreprise est au cœur de cet effort. Harwoods a fait appel à FloQast pour l'aider à mettre en œuvre une transformation financière radicale.

Avant FloQast

Contrôleur financier du groupe Matt Stephens et comptable financier du groupe Ella Silbermann a décrit en détail la fonction financière de Hartwood avant sa transformation.

Avant FloQast, le processus de fin de mois de Harwoods était confronté à des flux de travail fragmentés et à une dépendance à des processus manuels. Les membres de l'équipe comptable terminaient leur fin de mois sur de nombreuses feuilles de calcul Excel réparties sur plusieurs lecteurs réseau.

Le principal inconvénient de cette approche manuelle était la faible visibilité de la progression de chaque membre de l'équipe sur des centaines d'éléments de rapprochement, un problème qui entraînait souvent des blocages. Le recours à des feuilles de calcul impliquait un travail de saisie de données fastidieux, aucune capacité centralisée de suivi des progrès et aucun processus de signature structuré indiquant la fin de l'examen. Ces inefficacités affectaient non seulement le rythme de fin de mois de Harwoods, mais augmentaient également le risque d'erreurs, de duplication du travail et de frictions administratives.

La direction de Harwoods a reconnu qu'il était possible de renforcer la fonction financière de l'entreprise afin de maintenir et de tirer parti de près d'un siècle de progrès commerciaux.

Matt a noté que l'objectif initial du transformation financière était de remanier les flux de travail de clôture de fin de mois de bout en bout, en améliorant autant que possible la visibilité et l'efficacité, et en optimisant les fondamentaux comptables. Dans le cadre de cet effort, il a souligné la nécessité de provoquer un changement de mentalité au sein de l'équipe en fournissant aux individus un logiciel de comptabilité capable de gérer les défis comptables modernes.

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Nous voulions réduire en cinq jours tout ce qui nous prenait auparavant environ un mois, y compris le rapprochement des profits et des pertes et les bilans. Il ne s'agit pas nécessairement d'un processus de fin de mois différent, mais d'une refonte complète. »

— Matt Stephens, Contrôleur financier du groupe

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Harwoods envisageait de recourir à un certain nombre de plateformes logicielles pour soutenir le processus de transformation ; Matt et Ella étaient toutefois conscients du succès rencontré par leurs pairs du secteur avec FloQast et comprenaient les capacités de la plateforme.

Compte tenu de l'ampleur des changements que Hawoods souhaitait apporter à sa fonction financière et du rythme auquel elle souhaitait les exécuter, il est devenu évident que FloQast était le candidat idéal.

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L'outil est excellent. L'équipe est géniale. FloQast ne nous a donné aucune raison de chercher ailleurs. »

— Ella Silbermann, Comptable financier du groupe

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Mise en œuvre de FloQast

Harwoods a transféré l'ensemble de son processus de clôture vers FloQast, ce qui impliquait de transposer les dossiers existants sur la plateforme et cartographie des bilans et d'autres documents essentiels sur les nouveaux outils.

La mise en œuvre s'est déroulée sans heurts et rapidement, et Matthew et Ella ont souligné que le soutien apporté par l'équipe de FloQast avait joué un rôle décisif dans ce processus. Les comptables de Harwoods ont rapidement adopté la nouvelle interface et l'ont rapidement utilisée au quotidien.

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Il n'y a pas eu de ralentisseurs ni de retards. Tout s'est bien passé une fois que nous avons tout cartographié de notre côté. En cas de problème, nous avions toujours une assistance disponible au bout du fil pour nous aider à tout mettre en œuvre correctement. »

— Ella Silbermann, Comptable financier du groupe

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FloQast a eu un impact immédiat sur les flux de travail de Harwoods. Matt a estimé que l'équipe de Harwoods avait réussi à réduire le délai de réalisation, y compris pour tous les rapprochements, de 20 à 5 jours, les tâches n'étant plus exécutées au cours de la prochaine période comptable mensuelle.

Les avantages en termes de visibilité étaient importants. Alors que les comptables et les contrôleurs étaient autrefois confrontés à une faible visibilité, dans le nouveau système, les bilans sont disponibles en un clic, et les contrôleurs peuvent suivre rapidement les progrès des membres de l'équipe sur les tâches de fin de mois, évitant ainsi les retards potentiels avant qu'ils ne menacent les délais.

Ella a indiqué que la fonctionnalité de liste de contrôle FloQast constituait un avantage de visibilité spécifique. Non seulement la liste de contrôle permet à l'équipe de suivre les progrès réalisés avec précision tout au long du mois, mais elle permet également de faire face à la charge d'utilisation accrue que les comptables de Harwoods lui imposent au jour le jour.

FloQast a également apporté des avantages en matière de collaboration. Matt a évoqué la supervision centralisée dont disposent désormais les contrôleurs en fin de mois, qui leur permet de vérifier rapidement le travail, d'intervenir si nécessaire et de signer rapidement, sans avoir à parcourir des centaines de fichiers, dans de multiples dossiers, ou à se soucier du contrôle des versions. Il a également souligné la commodité des contrôles de conformité intégrés de FloQast, qui peuvent être appliqués de manière fluide lors de l'exécution des tâches.

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FloQast nous aide à comprendre notre système. Cela donne à l'équipe chargée de la conformité la supervision dont elle a besoin. Ils peuvent assumer de nouvelles responsabilités en matière de révision, approuver des listes de contrôle et ajouter des contrôles supplémentaires que nous n'avions jamais pu intégrer à nos flux de travail auparavant. »

— Matt Stephens, Contrôleur financier du groupe

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Enfin, Harwoods utilise FloQast pour améliorer son processus d'audit. Avec des dossiers et des documents consolidés dans un emplacement central qui constitue une source unique de vérité, les comptables de Harwoods peuvent répondre aux demandes des auditeurs avec une rapidité, une précision et une efficacité sans précédent. Cette amélioration a incité l'équipe d'audit à adopter FloQast dans le cadre de son propre processus d'audit interne.

Perspectives d'avenir : plus d'efficacité, plus d'automatisation

Depuis sa mise en œuvre, Harwoods a enregistré des améliorations d'efficacité d'un mois à l'autre et a réalisé des économies annuelles estimées à des centaines de milliers de livres sur son fonds de roulement.

Après avoir abordé des fondamentaux précis, l'équipe Harwoods est prête à se concentrer sur l'optimisation du potentiel de FloQast. Ella a évoqué des plans pour une automatisation plus poussée, y compris l'intégration de balances de vérification automatisées et outils de rapprochement automatisés. L'équipe explore également les dépendances en aval afin de révéler de nouvelles opportunités d'efficacité.

Libérée des contraintes manuelles et de la mauvaise visibilité des progrès, l'ensemble de l'équipe Harwoods est en mesure d'effectuer les tâches les plus rapprochées plus rapidement et avec moins de pression, puis de consacrer le temps qu'il a récupéré à des préoccupations comptables plus stratégiques. De même, les contrôleurs ne passent plus des heures à effectuer des tâches de révision fastidieuses, peuvent aborder de manière proactive les problèmes de fin de mois et peuvent être sûrs que leur expertise est déployée exactement là où elle est nécessaire.

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FloQast m'apporte la tranquillité d'esprit. Je sais exactement où nous en sommes dans le processus, je peux détecter instantanément les problèmes émergents et je peux être proactif. Nous avons non seulement accéléré notre clôture de fin de mois, mais nous l'avons également rendue plus fluide et plus propre. »

— Matt Stephens, Contrôleur financier du groupe

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