Automatisierung der Buchhaltung bezieht sich auf den Einsatz von Software und Technologie zur Ausführung wesentlicher finanzieller Aufgaben mit minimalem menschlichem Eingreifen. Es verlagert die Last der wiederholten, manuellen Dateneingabe — oft als „Backoffice-Plackerei“ bezeichnet — auf intelligente Systeme, die Daten schneller und genauer verarbeiten können als eine Person.
In der modernen Landschaft beinhaltet dies oft Robotische Prozessautomatisierung (RPA) für regelbasierte Aufgaben und Künstliche Intelligenz (KI) für komplexere Mustererkennung.
Kernanwendungen
- Verbindlichkeiten/Forderungen: Automatisches Extrahieren von Daten aus Rechnungen mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) und Abgleich mit Bestellungen.
- Ausgabenmanagement: Scannen von Belegen über mobile Apps und automatische Kategorisierung der Ausgaben auf der Grundlage historischer Daten.
- Bankgebühren: Direktes Synchronisieren von Transaktionsdaten von Finanzinstituten in Echtzeit mit dem Hauptbuch.
- Finanzberichterstattung: Generieren Sie Gewinn- und Verlustrechnungen oder Bilanzen auf Knopfdruck, anstatt Tabellen manuell zu konsolidieren.
Das Automatisierungsspektrum
- Manuell: Papierbasierte, physische Ledger und manuelle Dateneingabe.
- Digitalisiert: Verwenden von Tabellenkalkulationen (Excel) zum Speichern und Berechnen von Daten.
- Automatisiert: Integrierte Software, die mit anderen Systemen „spricht“, um Daten zu synchronisieren.
- Intelligent: Systeme, die maschinelles Lernen verwenden, um den Cashflow vorherzusagen oder Anomalien zu kennzeichnen.
Die wichtigsten Vorteile
- Höhere Genauigkeit: Beseitigt menschliche Fehler wie Tippfehler, Fehler mit dem „großen Finger“ oder doppelte Eingaben.
- Zeitersparnis: Entlastet Buchhalter, damit sie sich voll und ganz darauf konzentrieren können strategische Analyse und eher beratende Funktionen als nur „Zahlenverarbeitung“.
- Daten in Echtzeit: Bietet Geschäftsinhabern einen aktuellen Überblick über ihre Finanzen, anstatt auf den „Monatsabschluss“ zu warten.
Das „menschliche“ Element: Automatisierung ersetzt Buchhalter nicht, sie verbessert sie. Ein automatisiertes System kann eine Diskrepanz melden, aber es wird immer noch ein menschlicher Experte benötigt, um das „Warum“ zu untersuchen und das endgültige Urteil zu fällen.
