Wie EMEA-Buchhaltungsteams mit FloQast und NetSuite die finanzielle Geschwindigkeit erhöhen und Genauigkeit sicherstellen können

Da hybrides Arbeiten aus der Ferne nach 2020 zum De-facto-Standard geworden ist, sind Einblicke in die täglichen Abläufe der Teams für die Unterstützung des Geschäftsbetriebs von entscheidender Bedeutung. Von der Rationalisierung der Kommunikation über die Standardisierung von Prozessen bis hin zur Formalisierung eines Dokumentationsarchivs für die Leiter der Prüf-, Finanz- und Rechnungswesen, dass das ach so übertriebene „taktisch versus strategisch“ heute viel relevanter ist als je zuvor.

Vor Kurzem veranstaltete FloQast ein Webinar mit Führungskräften von NetSuite und Currencycloud, einer Zahlungs- und Strukturplattform mit Sitz in London, um zu diskutieren wie Buchhaltungsteams die Geschwindigkeit ihrer Prozesse erhöhen können. Moderiert von FloQast Managing Direct, EMEA, Adam Zoucha, finden Sie hier einige wichtige Erkenntnisse der Veranstaltung mit Einblicken von Caio Mourao, Senior Solutions Consultant bei NetSuite, und Andrew Smith, VP Finance von Währungswolke.

Der große betriebliche Wandel

Buchhalter entwickeln sich von Zahlenverarbeitern. Niemand will einfach die Zahlen zusammenzählen. Sie möchten wertvolle Einblicke in die finanzielle Seite des Unternehmens geben, um Führungskräften besser dabei zu helfen, strategische Entscheidungen über die Unternehmensausrichtung zu treffen. Infolgedessen werden insbesondere CFOs zu hybriden CFO/COOs.

„Es geht wirklich darum, als Teil der Finanzorganisation ein Betriebsexperte zu werden“, sagte Adam. „Wir haben einige Standards, an die sich die Abteilungen allmählich halten und die sie wirklich einhalten müssen. All diese Abteilungen fordern schnellere Antworten, bessere Teamarbeit und insgesamt mehr Vertrauen in die Zahlen, die erstellt werden. Das sind einige entmutigende Fragen, weil das kürzere Schließzeiten bedeutet.

„Das ist es wirklich“, stimmte Andrew zu, der nach der NetSuite-Implementierung zu Currencycloud kam und die Bemühungen des Teams leitete, Lösungen wie FloQast hinzuzufügen. „Bei unserem Top-KPI zum Monatsende dreht sich alles um Tage bis zum Monatsende. Wir schauen uns das jeden Monat an und wenn der Schlusskurs in diesem Monat schneller oder näher war, warum ist das so? Gab es einen bestimmten Teil des Berichts, der kaputt gegangen ist? Oder wurde etwas, auf das wir von einer anderen Abteilung angewiesen waren, nicht rechtzeitig eingereicht? Es ist unerlässlich, den Fortschritt zu verfolgen und die Gründe für Verbesserungen oder einen Schritt zurück zu ermitteln. Das heißt, wenn Sie Ihr Team dazu bringen können, in diesem engen Zyklus effizienter zu arbeiten, haben Sie mit dem Rest des Monats viel mehr Zeit, um tatsächlich rauszugehen und dem Unternehmen einen gewissen Mehrwert zurückzugeben, um diese operative Rolle zu übernehmen. Das kann auf allen Ebenen sein, egal ob CFO oder Wirtschaftsprüfer.

Höhere Erwartungen — und genauere Prüfung

Der betriebliche Wandel hat zwar zu Forderungen nach mehr Geschwindigkeit geführt, aber auch zu einer stärkeren internen Kontrolle — was gut ist. Unternehmen, die ständig überprüfen, wie effizient sie sind, finden letztendlich bessere Möglichkeiten, bestehende Verfahren auszuführen oder zu validieren, als vorerst richtig.

Angesichts der Tatsache, dass sich aufgrund des Brexit eine noch formellere, von der Regierung geleitete Prüfung abzeichnet — viele bezeichnen ihn als „UK SOX“ — liegt es im besten Interesse der Rechnungsführer, sich auf das Kommende vorzubereiten und dem Spiel einen Schritt voraus zu sein. Für Currencycloud ergab sich die Notwendigkeit, sich weiterzuentwickeln, aus der Übernahme durch Visa Group Finance.

„Sicherlich wurde seit der Übernahme auch viel mehr geprüft“, sagte Andrew. „Visa Group Finance hat tatsächlich um Zugang zu Prognosen gebeten, weil sie verstehen wollten, =:

• 'Ist Ihre Bilanz abgeglichen? '
• 'Wo finden wir die Unterstützung? '

Wir haben uns angepasst, und jetzt all diese Informationen an jeden Monat, während es vorher eine rein interne Sache war. In dieser Zeit haben wir uns klugerweise dafür entschieden, uns auf in NetSuite integrierte Lösungen wie FloQast zu verlassen, um unseren Abschluss zu verbessern, da wir seit der Übernahme einer genaueren Prüfung unterzogen werden, was sich stark von den Erwartungen vor der Übernahme unterscheidet.

Heute sind wir in einer viel besseren Position, was die Schließung der Tage und die Möglichkeit angeht, diese Informationen zugänglich zu machen. Wir haben nicht Hunderte von Tabellen, die im Internet hin und her fliegen, was in der Vergangenheit ein Problem war. Wenn wir das jeden Monat machen würden, wäre die Belastung für ein Team und sein Team schrecklich. Es ist wirklich wertvoll, diese zusätzliche Prüfung unserer Dokumentation auf unkomplizierte, technologiegestützte Weise ermöglichen zu können.“

Beschleunigung ohne Burnout

Laut einem Bericht von Blind, 83% der Buchhalter verspüren Burnout-Symptome, wobei 51% zugeben, dass sie aufgrund von Depressionen und Angstzuständen Angst vor der Arbeit haben, und 43,5% glauben, dass ihr Job ein Hauptverursacher einer schlechten psychischen Gesundheit. Angesichts der Tatsache, dass immer weniger Buchhalter der Belegschaft beitreten und sich mehr denn je dafür entscheiden, wegzugehen, um etwas Neues auszuprobieren, ist die Bindung von Talenten ein ernstes Problem für Buchhaltungsteams.

„Ich fand, dass es viel schwieriger war, den Abschlussprozess und einen zentralen Ort zu verwalten, nachdem wir komplett remote waren und ich überall Teammitglieder hatte“, gab Andrew zu. „Das war eine Herausforderung, die wir lösen konnten, indem wir uns auf die Tools verlassen haben, die wir zur Verfügung hatten, und uns einfach daran gewöhnt haben, Vollzeit remote zu arbeiten, aber Burnout ist definitiv ein Thema, dem ich in meinem Team sehr bewusst bin. Es ist leicht, wenn Unternehmen skalieren, zu vergessen, dass mit Wachstum mehr Arbeit einhergeht, was natürlich das Ziel ist, aber es kann schwierig sein, Stress in der Gleichung zu berücksichtigen. Backoffice-Funktionen wie Finanzen und Operations müssen bei der Verwaltung ihrer Teams sehr vorsichtig sein, um sicherzustellen, dass sie die Ressourcen angemessen einsetzen. Andernfalls können — und werden sie wahrscheinlich — mit Personalproblemen konfrontiert werden, die mit bewusster Voraussicht vermieden werden könnten.“

Dies ist natürlich ein erheblicher Vorteil der Automatisierung, womit sich NetSuite und FloQast beide auszeichnen.

„Viele Kunden, mit denen ich spreche, stellen fest, dass es viele wiederkehrende Aufgaben gibt, die sich ziemlich wiederholen und keinen großen Mehrwert bieten“, sagte Caio. „Mit dem Automatisierungsgrad, den Benutzer mit FloQast und NetSuite erreichen können, können viele dieser sich wiederholenden Aufgaben mit den Lösungen ausgeführt werden, auf die sich die Teams verlassen. So haben sie mehr Zeit, um an dringenden Angelegenheiten zu arbeiten, neue Wege zur Maximierung des Unternehmensgewinns zu finden und neue Strategien zu entwickeln.“