Die Auswirkung: Wie NetSuite-Kunden FloQast nutzen, um den Monatsabschluss zu optimieren und die Auditbereitschaft sicherzustellen

Da das gefürchtete jährliche Audit gleich um die Ecke steht, ist das Jahresende in der Regel eine stressige Zeit. Da Buchhalter die täglichen Aufgaben mit prüfungsbezogenen Vorarbeiten in Einklang bringen, mag es wie ein seltsamer Zeitpunkt erscheinen, bestehende Prozesse zu überdenken, aber für NetSuite-Kunden bietet diese Jahreszeit eine Gelegenheit, die sich bei den kommenden Audits auszahlen könnte.

Bis vor Kurzem schienen die offensichtlichen Vorteile einer Neugestaltung des Monatsabschlussprozesses eine „nette Sache“ zu sein. Sicher, es könnte ein paar Stunden dauern, eine mühsame Pause, aber jeden Monat einen harten Abschluss zu machen, abgesehen von Sondierung beeindruckend für die Stakeholder, war nicht etwas, was die meisten Buchhaltungsteams angestrebt haben. Im Laufe der Zeit, mit der wachsenden Verfügbarkeit von einfach zu implementierende Close-Management-Lösungen Wie FloQast können Buchhaltungsteams die Art und Weise, wie sie das Monatsende angehen, effektiv weiterentwickeln, um dem Unternehmen einen Mehrwert zu bieten, einen Großteil der zeitaufwändigen Arbeit zu vermeiden und die Auditbereitschaft mit einer klaren Dokumentation und Kommunikation, auf die Auditoren leicht zurückgreifen können, sicherzustellen.

Close Management-Software für NetSuite-Kunden: Plug & Play

Softwareimplementierungen, so einfach sie auch klingen mögen, sind in der Regel mit viel Arbeit, ständiger Kommunikation und der Zustimmung der neuen Benutzer verbunden, die es gewohnt sind, ihre Aufgaben so zu erfüllen, wie sie es seit Jahren tun. Oft kann dies dazu führen, dass NetSuite-Benutzer bei der Verwaltung von Prozessen wie dem Monatsende auf bewährte Methoden zurückgreifen. Wenn es nicht kaputt ist, repariere es nicht.

Im Fall von Nächste Rolle (ehemals AdRoll Group), ein NetSuite-Kunde mit Hauptsitz in San Francisco und Teammitgliedern auf der ganzen Welt, funktionierte die bewährte Tabellenkalkulationsverwaltungsmethode einwandfrei, aber die Grenzen der Methode waren offensichtlich. Letztlich war der Leitung des Buchhaltungsteams klar, dass es an der Zeit war, eine Lösung zu finden, die ihnen mehr Selbstvertrauen beim Abschluss geben würde. Sie waren sich jedoch der Auswirkungen bewusst, die eine komplizierte, langwierige Implementierung auf das Unternehmen haben könnte.

„Wir waren auf der Suche nach einem Tool, das uns hilft, unseren engen Zyklus zu verwalten. Davor verwendeten wir ein Google Sheet für Aufgaben und Erledigungen, aber wir fanden, dass es im Laufe der Zeit schwierig war, es zu verwalten.“ erinnerte sich an Jia Hua Juszczak, leitender Buchhalter bei NextRoll (ehemals AdRoll Group). „Der Implementierungsprozess mit FloQast war nur eine Frage der Einrichtung der Integration. Es funktionierte reibungslos und wir konnten unsere vorhandenen Aufgaben aus der Tabelle hochladen. Es war völlig schmerzlos.“

Eine Integration, auf die sich Benutzer verlassen können

Softwareintegrationen können schwierig sein. Tatsächlich ist es so knifflig, dass viele SaaS-Organisationen (und ihre finanziellen Unterstützer) Milliarden in die Vereinfachung des Onboarding-Prozesses von Kunden investiert haben — und das nicht immer erfolgreich. Für NetSuite-Kunden kann es sich auszahlen, die Gewissheit zu haben, dass ihr ERP mit dem Cloud-Speicher synchronisiert ist, und die Zahlen in Echtzeit über die Close-Management-Software zu melden: Von einem vereinfachten Abschlussprozess bis hin zu einem optimierten Audit.

„Was mir an FloQast wirklich gefallen hat, war das es war leicht, einfach zu bedienen und einfach zu implementieren„, sagte Eric Domagalski, der FloQast implementierte, während er als Corporate Controller bei einem in Austin ansässigen Unternehmen tätig war WP-Motor. „Ich fand es toll, dass [FloQast] in Box und NetSuite integriert war, die wir bereits verwendeten. Wir nutzen Box zum Speichern von Abstimmungen und anderen Buchhaltungsdaten, und bei NetSuite habe ich Links zu meiner Journaleintragsunterstützung. Ich war nicht auf der Suche nach einem dritten Ort, an dem ich auch Daten habe. Ich fand das großartig.“

Die Auswirkung: NetSuite-Kunden schwören auf Close-Management-Software

Nach der Implementierung von FloQast zur Optimierung seines Monatsabschlusses hat der in Los Angeles ansässige NetSuite-Kunde Die Waffe stellte fest, dass FloQast AutoRec, ein KI-basiertes Tool zur Automatisierung des Abstimmungsprozesses, seinem Team jeden Monat Stunden sparen konnte, die bei der äußerst mühsamen Aufgabe anfallen, Tausende von Transaktionen manuell abzugleichen. Letztlich AutoRec konnte Senior Accountant Chris Wagner jeden Monat mehrere Tage retten.

„Vor FloQast AutoRec benötigte die Ausführung einiger dieser Accounts einen ganzen Tag. Mit AutoRec dauert es eine Stunde oder weniger pro Konto. Bei 10 Konten bedeutet dies, dass drei Tage Arbeit eingespart werden. Sowohl FloQast als auch AutoRec geben mir Ruhe, sodass ich mich um andere Dinge kümmern kann — mich auf die Einhaltung der Steuervorschriften und andere strategische Aufgaben konzentrieren, die für das Wachstum des Unternehmens notwendig sind.“

Das vielleicht überwältigendste Lob eines NetSuite-Kunden für FloQast stammt von einem in der Bay Area ansässigen Datenbanksoftwareunternehmen MongoDB, das Ende 2017 seinen Börsengang eingereicht hat und bei der Organisation eines großen, geografisch verteilten Buchhaltungsteams mit Niederlassungen auf der ganzen Welt auf eine enge Verwaltungssoftware angewiesen ist.

„Ich folge dem Mantra, dass, wenn es in FloQast nicht gemacht wird, es nicht getan ist“, sagte Senior Manager — Unternehmensbuchhaltung Ami Modi. “Die Abmeldefunktion von FloQast gibt mir wirklich die Kontrolle über den Abschluss. Aufgrund der direkten NetSuite-Integration haben Sie nicht das Risiko, dass Sie dem Auditor einen Abgleich geben, der in NetSuite nicht übereinstimmt. Mit dieser Gewissheit Deshalb würde ich FloQast anderen NetSuite-Kunden empfehlen — unabhängig davon, ob sie börsennotiert sind oder nicht.“