Bereit für ein neues ERP? Wie NetSuite-Partner die Datenmigration vereinfachen können

Sie haben sich also für NetSuite von Oracle als Ihr neues ERP-System entschieden. Was jetzt?

Der Implementierungsprozess besteht aus vielen beweglichen Teilen und vielen Schritten, die perfekt aufeinander abgestimmt werden müssen eine erfolgreiche Datenmigration. Sie würden es wahrscheinlich nicht als Hobby machen, aber mit dem richtigen Plan und etwas Expertenhilfe von NetSuite-Partnern kann es ziemlich schmerzlos sein.

Hier sind einige Dinge, die für einen reibungslosen Übergang unverzichtbar sind:

• Aktuelle, genaue Daten und ein Verständnis für deren Inhalt und Bedeutung
• Ein umfassender Plan und ausreichend Zeit für die Datenmigration und Systemimplementierung
• Ein funktionsübergreifendes Team, das wirklich versteht, wie die Daten verwendet werden
• Technisches Fachwissen für den Hardcore-Datenformatierungs- und ETL-Prozess
• Ein Plan für Tests, Problemlösungen und Systemverbesserungen

Den Tisch decken: Wie können NetSuite-Partner bei der Datenmigration helfen?

Erinnerst du dich an Daten von Star Trek? Falls du kein Trekkie bist, Data war ein Androide, immer logisch und bereit, einige solide Fakten zu liefern, frei von lästigen menschlichen Fehlern. So müssen Ihre Daten sein, wenn Sie ein neues ERP wie NetSuite implementieren.

Kein ERP kann Ihnen helfen, Ihr Unternehmen zu führen, wenn die von Ihnen eingegebenen Daten fehlerhaft sind. Es kann im Voraus einige Zeit dauern, aber es lohnt sich, sicherzustellen, dass alles, was in NetSuite enthalten ist, genau so ist, wie es sein sollte. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um die in Ihrem alten System enthaltenen Daten unter die Lupe zu nehmen, herauszufinden, wo sie hingehören, und ihr Schicksal zu bestimmen.

Gibt es doppelte Informationen? Dann ist es an der Zeit, Duplikate zu bereinigen, um zukünftige Probleme zu vermeiden. Gibt es unnötige Informationen, wie Einträge, die niemals verwendet werden oder in ein anderes System gehören? Sie müssen keine Zeit und kein Geld damit verbringen, nutzlose Informationen zu importieren, die Ihre Migration nur erschweren. Aus diesem Grund benötigen Sie Input von den Teams, die das System tatsächlich von Tag zu Tag nutzen werden. Sie wissen, was sie brauchen.

Stimmt das Format mit den Besonderheiten von NetSuite überein? Dies erfordert viel Arbeit am Frontend, aber wenn Sie mit den richtigen NetSuite-Partnern zusammenarbeiten, können Sie Zeit sparen und Störungen während der Migration verhindern. Dies ist eine Gelegenheit, Ihre Daten besser zu kennen und sicherzustellen, dass Sie umfassende, genaue und konsistente Datensätze importieren.

Synchronisieren Sie Ihre Uhren

Es mag offensichtlich erscheinen, aber wenn Sie ohne genügend Zeit in ein Datenmigrationsprojekt einsteigen, kann dies Ihre NetSuite-Implementierung wirklich durcheinander bringen. Die Datenmigration ist nur ein Teil des Puzzles, aber sie ist zeit- und ressourcenintensiv und entscheidend für den Erfolg aller anderen Prozesse. Ohne diese Daten ist nichts anderes wirklich wichtig.

Sobald Sie die Datenbereinigung abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, sich auf ETL (Extrahieren, Transformieren und Laden) zu konzentrieren. Anschließend können Sie alles einrichten, testen und feinabstimmen, bevor Sie den vollen Sprung zu Ihrem neuen System wagen. Wenn Sie sich für all das Zeit nehmen, wird Ihr Team stark entlastet und es wird sichergestellt, dass es auch Zeit hat, all seine anderen Aufgaben zu erledigen.

Die Crew zusammenstellen

Die in Ihrem ERP enthaltenen Informationen müssen für verschiedene Arten von Personen relevant und nützlich sein. Um dies zu gewährleisten, benötigen Sie während der Migration und Einrichtung den Input dieser Personen — von den Entscheidungsträgern im oberen Stockwerk bis hin zu IT, Finanzen und Buchhaltung.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen leitenden Projektmanager für die Datenmigration beauftragen. Wählen Sie jemanden aus, der einen umfassenden Überblick über das größere Projekt hat und befugt ist, wichtige Entscheidungen zu treffen und durchzusetzen. Vergessen Sie dabei nicht, technische Experten einzubeziehen, die den ETL-Prozess fließend beherrschen (NetSuite-Partner, zum Beispiel).

Sie benötigen auch Personen, die sich mit den Daten selbst und ihrer endgültigen Verwendung bei der Rechnungsstellung, der Debitorenbuchhaltung und anderen Aufgaben auskennen. Dies hilft, die Migration zu optimieren und das Verschieben unnötiger Daten zu vermeiden.

ETL — Das A und O des NetSuite-Integrationsprozesses

Extrahieren, Transformieren und Laden klingt vielleicht nach einem einfachen 1-2-3-Prozess, ist aber weitaus komplexer und zeitaufwändiger als Sie vielleicht erwarten. Lassen Sie uns das kurz untersuchen:

• Extrahieren: Das Exportieren von Daten, in der Regel aus einem proprietären System, kann schwierig sein. Stellen Sie fest, ob dies auf einfache Weise möglich ist und ob neue Felder hinzugefügt oder alte gelöscht werden müssen. Änderungen an den Datenstrukturen müssen in der neuen Anwendung berücksichtigt werden.
• Verwandeln: Alte Datenformate lassen sich bei der Migration zu NetSuite in der Regel nicht neuen zuordnen und müssen transformiert werden. Änderungen können einfach oder komplex sein, abhängig von Ihrem aktuellen Format.
• Laden: Sie müssen den Vorgang des Ladens von Daten in das NetSuite-System über die Benutzeroberfläche verstehen. Auch hier müssen einige Datensätze manuell erstellt werden, obwohl andere Daten (z. B. in CSV-Dateien) möglicherweise standardisierter und einfacher zu importieren sind.

Nicht jede IT-Organisation verfügt über diese speziellen ETL-Fähigkeiten, insbesondere in kleinen oder mittleren Unternehmen. Die Nutzung des Know-hows eines NetSuite-Integrationspartners kann eine gute Option sein, aber warten Sie nicht bis zur letzten Minute, um zuzugeben, dass Sie Hilfe benötigen.

Die Ziellinie erreichen

Nehmen Sie sich Zeit, um lange vor Ihrer vollständigen Migration Scheintests der Datenmigration auf Ihr neues NetSuite-System durchzuführen. Auf diese Weise können Sie Probleme anhand begrenzter Datensätze identifizieren und die harten Realitäten eines „Alles-oder-Nichts“ -Migrationsansatzes abwehren.

Einige Testfragen, die es zu beachten gilt:

• Hat sich alles wie erwartet bevölkert?
• Sind die Feldinformationen korrekt und im gewünschten Format?
• Funktionieren die Zielsysteme ordnungsgemäß?

Es ist keine Überraschung, dass es am besten ist, frühzeitig mit der Datenmigration zu beginnen, gut zu planen und im Voraus mit eventuell erforderlicher technischer Unterstützung zu rechnen. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie das Fachwissen im Haus haben, wenden Sie sich an einen NetSuite-Integrationspartner wie Trajectory. Sie haben einige großartige Erkenntnisse für diesen Blogbeitrag beigesteuert und Hunderten von Organisationen bei der Umstellung auf NetSuite geholfen.

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