Was ist Compliance-Management?

Da sich die regulatorischen Standards ändern, müssen CFOs sicherstellen, dass die Buchhaltungsteams in der Lage sind, ihren Compliance-Verpflichtungen nachzukommen, indem sie ein effektives Compliance-Management betreiben.

Bei Deloitte Umfrage zum Stand der Einhaltung der Vorschriften 2022, 57% der Befragten nannten regulatorische Änderungen als ihre größte Herausforderung bei der Einhaltung von Vorschriften — gegenüber 49% im Jahr 2020. Von diesen Befragten gaben nur 7% an, dass ihr Unternehmen tatsächlich bereit ist, sich ihren neuen Compliance-Herausforderungen zu stellen. Im Jahr 2022 gaben die Umfrageteilnehmer auch an, dass sie kein Vertrauen in die Effektivität ihrer Compliance-Management-Funktion hatten. Fast 50 Prozent gaben an, dass ihre Risikomanagement-Frameworks nur in die sekundären Compliance-Funktionen integriert wurden oder gar nicht integriert waren.

Aufgrund der Komplexität der bestehenden und neuen Finanzvorschriften ist das Compliance-Management zu wichtig, um es zu ignorieren — und zu einer kritischen Risikobetrachtung. Vor diesem Hintergrund sollten CFOs verstehen, wie man eine implementiert Compliance-Managementsystem (CMS) innerhalb ihrer Organisation und wie Technologie genutzt werden kann, um den Compliance-Prozess zu vereinfachen.

Eine Einführung in das Compliance-Management

Beim Compliance-Management wird sichergestellt, dass die Finanzsysteme und -prozesse eines Unternehmens allen geltenden Gesetzen entsprechen und alle Branchenvorschriften und vertraglichen Verpflichtungen erfüllen.

Im Mittelpunkt des Compliance-Management-Prozesses steht die Notwendigkeit, einen unternehmensspezifischen Rahmen von Richtlinien und Verfahren zu entwickeln, die die Einhaltung der Vorschriften erleichtern — in der Regel durch die Anwendung interner Kontrollen. Das Compliance-Management geht jedoch über die täglichen Aktivitäten von Teams und einzelnen Mitarbeitern hinaus und erstreckt sich auch auf Führungskräfte der obersten Führungsebene, die die regulatorischen Risiken verstehen müssen, denen ihr Unternehmen ausgesetzt ist, um die Compliance-Richtlinien zu gestalten und wirksame Kontrollen zu entwickeln.

Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen versuchen, ihren Compliance-Management-Rahmen auf diesen grundlegenden Überlegungen aufzubauen:

• Gesetzliches Umfeld: Die Rahmenbedingungen für das Compliance-Management müssen den rechtlichen Verpflichtungen der Gerichtsbarkeit entsprechen.
• Risikoexposition: Ein Compliance-Management-Framework sollte das Unternehmen möglichst wenig regulatorischen Risiken aussetzen und damit auch potenzielle Strafen für die Einhaltung der Vorschriften auf ein Mindestmaß reduzieren.
• Interne Kontrollen: Unternehmen sollten angemessene Kontrollen entwickeln und implementieren, die zur Erfüllung der Compliance-Verpflichtungen dienen.
• Rechenschaftspflicht: Ein Rahmen für das Compliance-Management sollte eine interne Compliance-Kultur fördern, die die persönliche und kollektive Rechenschaftspflicht für die Anwendung der Kontrollen fördert.

Ziele des Compliance-Managements

Das primäre Ziel des Compliance-Managements besteht darin, sicherzustellen, dass Unternehmen Risiken minimieren und eine tief verwurzelte interne Compliance-Kultur aufbauen.

Spezifische Compliance-Management-Ziele können jedoch komplexer sein und sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. In der EU beispielsweise ist das Steuerrecht in jedem der 27 Mitgliedstaaten unterschiedlich, was bedeutet, dass Unternehmen ihre Buchhalter darin schulen müssen, die Finanzen für jedes Land, in dem sie tätig sind, zu verwalten, und diese Vielfalt am Monatsende berücksichtigen müssen.

Dementsprechend sollte ein effektiver Rahmen für das Compliance-Management es den Buchhaltungsteams ermöglichen, mit einer zunehmend komplexen und sich schnell ändernden regulatorischen Landschaft Schritt zu halten, in der sie sonst einem beispiellosen Maß an rechtlichen Risiken und schädlichen finanziellen Sanktionen ausgesetzt wären.

Die Geschwindigkeit regulatorischer Änderungen ist eine wichtige Compliance-Priorität: bei PWC Globale Risikouvey 2022, vier von fünf Befragten gaben an, dass es wichtig ist, mit der Geschwindigkeit der digitalen und anderen Transformationen Schritt zu halten Risikomanagement Herausforderung. In ähnlicher Weise ist die Globale Risikouvey 2023 gaben an, dass 57% der Befragten Technologieinvestitionen als den „größten Motivationsfaktor“ betrachteten, der sie veranlasste, ihre Risikolandschaft zu überprüfen.

Vermeidung von Compliance-Strafen

Neben der Bestätigung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Schaffung einer Compliance-Kultur hilft ein Compliance-Management-Framework Unternehmen dabei, kostspielige Strafen bei Nichteinhaltung der Vorschriften zu vermeiden.

Die wissentliche oder unwissentliche Nichteinhaltung behördlicher Anforderungen kann schwerwiegende Folgen haben, darunter:

• Hohe Bußgelder und Strafen
• Langwierige Klagen und Gerichtsverfahren
• Geschäftsverbote
• Reputationsschaden

Die Folgen einer Nichteinhaltung der Vorschriften können die Marke eines Unternehmens ernsthaft schädigen, die Betriebskapazität einschränken und finanzielle Ressourcen vernichten. In der EU beispielsweise legen die Mitgliedstaaten in der Regel ihre eigenen Strafsätze fest, doch allein die kollektiven Bußgelder für Verstöße gegen die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) erreichten 2023 einen Rekordwert von 2,1 Milliarden Euro.

Rechtliche Anforderungen und regulatorische Rahmenbedingungen

Das Compliance-Risiko hängt von einer Reihe von Faktoren ab, wie Unternehmensgröße, Branche und geografischem Standort. Bestimmte Branchen sind jedoch stärker reguliert als andere, wie z. B. die Banken- und Finanzdienstleistungsbranche, und müssen daher mehr Ressourcen und administrativen Schwerpunkt für die Einhaltung der Vorschriften aufwenden. Generell sollten sich alle Unternehmen der gesetzlichen Anforderungen und regulatorischen Rahmenbedingungen bewusst sein, die für ihre Geschäftstätigkeit gelten, und eine angemessene Compliance-Management-Lösung implementieren.

Zu den wichtigsten Compliance-Vorschriften gehören beispielsweise:

• Die EU-Datenschutzgrundverordnung (GDPR)
• Die EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (CSRD)
• Die EU-Richtlinie über nichtfinanzielle Berichterstattung (NFRD)
• Der britische Corporate Governance Kodex

Neue Compliance-Bedenken

Das sich wandelnde regulatorische Umfeld bedeutet, dass Unternehmen Horizontanalysen durchführen sollten, um neu auftretende Risiken und mögliche Schwachstellen in ihren Compliance-Lösungen zu antizipieren. Im Jahr 2024 gehören zu den neuen Bedenken hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften:

• Soziale Umweltpolitik: Regierungen auf der ganzen Welt führen Vorschriften ein, die ethische Geschäftstätigkeiten fördern, oft bezeichnet als Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG). Die CSRD der EU schreibt beispielsweise bestimmten Unternehmen neue Berichtspflichten vor, mit denen sie verpflichtet sind, Daten zu Kennzahlen wie CO2-Emissionen, Umweltauswirkungen und Mitarbeitervielfalt nachzuverfolgen.
• Kryptowährung: Da virtuelle Vermögenswerte auf Märkten auf der ganzen Welt weiter an Bedeutung gewinnen, führen Regierungen Vorschriften ein, um ihre sichere Verwendung zu fördern. Das Märkte für Krypto-Assets Die (MiCA) -Verordnung wurde 2023 eingeführt und schreibt Krypto-Börsen in der EU und darüber hinaus Lizenz- und Aufzeichnungspflichten vor.
• Datenschutz: Die zunehmende Raffinesse von Cyberangriffen hat den Fokus der Regierung auf den Schutz personenbezogener Daten verstärkt. Die EU-DSGVO erlegt Unternehmen, die Kundeninformationen sammeln und speichern, strenge Datenmanagementpflichten auf.

Die wichtigsten Elemente eines Compliance-Management-Systems

Nachdem Unternehmen die Compliance-Ziele festgelegt haben, müssen sie ein CMS entwickeln — manchmal auch als Compliance-Management-Framework bezeichnet —, das in der Lage ist, diese zu erfüllen. Ein effektives CMS umfasst in der Regel die folgenden Elemente:

• Aufsicht: Der Vorstand und die Mitarbeiter der Geschäftsleitung sollten die Entwicklung und den Betrieb des CMS überwachen, um sicherzustellen, dass es den erforderlichen Standards entspricht — und um kontinuierlich eine unternehmensweite Compliance-Kultur zu fördern.
• Compliance-Beauftragter: Nach den meisten Finanzvorschriften müssen Unternehmen einen Compliance-Beauftragten benennen, der für das CMS und für regelmäßige Compliance-Audits verantwortlich ist. Der Compliance-Beauftragte sollte über das Fachwissen und die Befugnisse verfügen, um seine Aufgaben effektiv wahrnehmen zu können. In größeren Organisationen kann er auch in Vollzeit angestellt werden.
• Richtlinien und Verfahren: Das CMS sollte Richtlinien und Verfahren festlegen, die die Einhaltung der relevanten Vorschriften erleichtern, einschließlich der Anwendung interner Compliance-Kontrollen. Das Unternehmen sollte die Mitarbeiter darin schulen, diese Richtlinien und Verfahren zu befolgen, und sie regelmäßig überprüfen und auf den neuesten Stand bringen, um sicherzustellen, dass sie der Risikolandschaft angemessen bleiben.
• Überwachung und Prüfung: Unternehmen sollten ihr CMS überwachen, um neue Sicherheitslücken und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Ebenso sollte das CMS regelmäßigen Audits unterzogen werden, um die kontinuierliche Wirksamkeit sicherzustellen.

Implementierung eines Compliance-Management-Systems

Die praktischen Details der CMS-Implementierung sind je nach Unternehmen unterschiedlich, sollten aber in der Regel die folgenden Schritte umfassen:

• Kommunizieren Sie Vision und Strategie für die Einhaltung von Vorschriften: Die Vision und Strategie des Unternehmens sollten auf die allgemeine Geschäftsstrategie abgestimmt sein. CFOs sollten die Details des CMS allen Mitarbeitern mitteilen — nicht nur dem Buchhaltungsteam.
• Schreiben Sie klare, benutzerfreundliche Richtlinien und Verfahren: Mitarbeiter aller Ebenen oder Dienstalter müssen die Compliance-Regeln verstehen. Aus diesem Grund sollten Richtlinien und Verfahren so einfach, klar und präzise wie möglich sein.
• Führen Sie eine umfassende Risikobewertung durcht: Der Risikobewertungsprozess sollte die Identifizierung der wichtigsten finanziellen Compliance-Risiken wie Betrug, Fehler und regulatorische Verstöße beinhalten. Bei der Risikobewertung sollten auch die potenziellen Folgen der einzelnen Risiken und die zu ihrer Minderung vorhandenen Kontrollen ermittelt werden.
• Bieten Sie Schulungen für Mitarbeiter an: Schulen Sie alle Mitarbeiter der Buchhaltung bei der Einstellung und dann fortlaufend in Bezug auf die Compliance-Richtlinien und -Verfahren des Unternehmens. Die Schulung sollte auf die Rolle und Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters zugeschnitten sein.
• Iterieren Sie das Compliance-Programm: Compliance ist ein fortlaufender Prozess und CFOs sollten versuchen, ihr CMS zu optimieren, wann immer dies möglich ist. Dementsprechend sollten die Buchhaltungsteams den Rahmen kontinuierlich überprüfen, um sicherzustellen, dass er die Risiken wirksam mindert.

Integration von Compliance in Geschäftsprozesse

Idealerweise sollten Unternehmen versuchen, ihr Compliance-Management-Framework so zu integrieren, dass Produkte und Dienstleistungen so wenig wie möglich beeinträchtigt werden. Dies bedeutet, die Kommunikation zwischen Abteilungen und Interessengruppen sowohl während der Entwicklung von Richtlinien und Verfahren als auch kontinuierlich nach der CMS-Einführung zu erleichtern.

Unternehmen sollten Einbindung in die Prozessautomatisierung während des Integrationsprozesses, da die Schnittstelle zwischen Technologie und Compliance-Workflows die effektive Umsetzung von Richtlinien und Verfahren bestimmt. Automatisierte Software kann nicht nur die Anwendung von Steuerungen beschleunigen und präzisieren, sondern auch das Risiko menschlicher Fehler minimieren, Kommunikation in Echtzeit ermöglichen und den Zugriff auf wichtige Ressourcen zentralisieren.

Die Vorteile eines effektiven Compliance-Managements

Compliance-Management ist nicht nur eine Frage des Ankreuzes regulatorischer Vorgaben. Eine effektive Implementierung bringt in der Regel erhebliche betriebliche Vorteile mit sich, darunter:

• Umgang mit Bedrohungen: Eine effektive Einhaltung der Vorschriften ermöglicht es Unternehmen, Fehler und potenzielles Fehlverhalten zu erkennen und so zum weltweiten Kampf gegen Finanzkriminalität und Fehlverhalten beizutragen.
• Zeit- und Kostenersparnis: Automatisierte Compliance-Tools sparen Mitarbeitern Zeit und Ressourcen, helfen Unternehmen aber auch dabei, die kostspieligen Bußgelder zu vermeiden, die aufgrund von Verstößen entstehen können.
• Prognose: Je effektiver die internen Kontrollen angewendet werden, desto genauer sind die Daten, über die ein Unternehmen über seinen eigenen Finanzstatus verfügt. Vorstände können diese Informationen dann verwenden, um Finanzprognosen und Entscheidungen zu verbessern.
• Wettkampf: Durch die Vermeidung von Compliance-Verstößen können Unternehmen ihren Ruf besser schützen und sich auch auf einem überfüllten Markt von Wettbewerbern abheben.
• Skalierbarkeit: CMS, die auf Compliance-Software basieren, lassen sich in der Regel schnell skalieren und helfen Unternehmen dabei, die mit dem Wachstum einhergehende erhöhte Compliance-Belastung zu bewältigen.

Risikomanagement und Compliance

Die Risikobewertung ist eine der wichtigsten Komponenten der Compliance. Die meisten Aufsichtsbehörden benötigen eine risikobasierter Compliance-Ansatz, was bedeutet, dass Unternehmen Maßnahmen zur Minderung ergreifen müssen, die dem Risiko, dem sie ausgesetzt sind, angemessen sind. Vor diesem Hintergrund könnte das Risikobewertungsverfahren die folgenden Elemente umfassen:

• Eine Überprüfung der relevanten Vorschriften und anderer Gesetze, um festzustellen, welche Compliance-Standards sie erfüllen müssen.
• Identifizierung regulatorischer Verbindlichkeiten, die der Größe, der Branche, der Lieferkette oder dem geografischen Standort des Unternehmens entsprechen könnten.
• Der Bewertungsprozess selbst, bei dem die Mitarbeiter die Wahrscheinlichkeit abschätzen, dass Risiken zu einem Verstoß gegen die Vorschriften führen.
• Ein Meldemechanismus, um potenzielle Verstöße zu eskalieren, sobald sie festgestellt werden.

Der Rahmen für das Compliance-Management sollte über die Identifizierung und Bewertung von Risiken hinausgehen und die Berücksichtigung von Strategien zur Risikominderung beinhalten. Der wichtigste Mechanismus zur Schadensbegrenzung ist die effektive Anwendung von Kontrollen — im Rahmen kritischer Finanzprozesse wie des Monatsabschlusses. Dank der Compliance-Software können CFOs den Buchhaltungsteams Kontrollbefugnisse zuweisen, ihren Antrag verfolgen und Warnmeldungen automatisch an den Compliance-Beauftragten weiterleiten, sodass Berichte an die zuständigen Behörden gerichtet werden können.

Ethik und Unternehmenskultur

Unternehmensethik ist eine wichtige Grundlage für eine gesunde Compliance. Aktuelle Vorschriften, wie die EU-KARTE und die Der britische Corporate Governance Kodex, spiegeln den zunehmenden weltweiten Fokus auf ESG und die Unternehmenskultur wider, die von der Öffentlichkeit erwartet wird, dass Unternehmen zu wichtigen sozialen Themen wie dem Klimawandel und der Gleichstellung der Arbeitnehmer beitragen.

Mitarbeiter der Geschäftsleitung legen die Standards fest, nach denen ihre Teams arbeiten. Dementsprechend sollten CFOs eine Compliance-Kultur aufbauen, die auf Rechenschaftspflicht und Transparenz basiert, eine enge Kommunikation und Zusammenarbeit fördert und in Technologien investiert, die die Erfüllung von Compliance-Aufgaben wie Berichterstattung und Führung von Aufzeichnungen erleichtern. Ebenso sollten Unternehmen versuchen, fortlaufend bereitzustellen Schulung ihrer Compliance-Mitarbeiter um sie sowohl auf Veränderungen in der Compliance-Landschaft als auch auf neu auftretende Risiken vorzubereiten.

Automatisierung: Der Schlüssel zu einem effektiven Compliance-Management

Die sich ändernde Risikolandschaft und die zunehmende Komplexität der Compliance-Vorschriften bedeuten, dass CFOs versuchen müssen, robuste und flexible Compliance-Management-Frameworks zu schaffen. Der beste Weg, dieses Ziel zu erreichen, ist Automatisieren Sie die Einhaltung wo immer möglich durch die Integration von Softwaretools.

Bei der Compliance-Automatisierung geht es nicht nur um Effizienz. Effektiv eingesetzt, helfen Softwaretools Unternehmen dabei, sich auf ihre interne Compliance-Kultur zu konzentrieren und diese aufzubauen.

FloQast-Konformitätsmanagement, ist beispielsweise so konzipiert, dass der Compliance-Prozess von Anfang bis Ende reibungsloser abläuft, sodass Buchhaltungsteams Kontrollen in die täglichen Finanzabläufe einbetten, wichtige Daten speichern und abrufen können und jederzeit für Prüfanfragen bereit sind. In ähnlicher Weise erhöht FloQast die Sichtbarkeit und Rechenschaftspflicht von Compliance-Aufgaben und ermöglicht es den Teammitgliedern, die Verantwortung für ihre Kontrollaufgaben zu übernehmen, aus der Ferne auf Ressourcen zuzugreifen, Fortschritte genau zu verfolgen und letztendlich den Compliance-Standard zu liefern, den ihr Unternehmen benötigt.

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