Die Eisenhower-Matrix: Ein Zeitmanagement-Framework für Softwareingenieure

„Die Dinge, die dringend sind, sind selten wichtig, und die Dinge, die wichtig sind, sind selten dringend. „— Dwight D. Eisenhower, wahrscheinlich

Das obige Zitat hat zu einer etablierten 2x2-Matrix inspiriert, die einen Rahmen bietet, um darüber nachzudenken, wie wir unsere Zeit verbringen.

Auf der X-Achse ist Wichtigkeit, was alles ist, was zur Erreichung unserer Ziele beiträgt.

Auf der Y-Achse ist Dringlichkeit, was alles ist, was unsere sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Gehen wir durch jeden Quadranten, um zu sehen, wo wir normalerweise unsere Zeit verbringen und wo wir etwas Zeit zurückgewinnen können!

Quadrant 1: Brandbekämpfung

In Quadrant 1 finden wir Dinge, die zu unseren persönlichen, Team- und Unternehmenszielen beitragen UND eine sofortige oder sich schnell nähernde Frist haben.

Standardmäßig ist dies der Quadrant, in dem die meiste Zeit verbracht wird. Sie könnten das Gefühl haben, von einem Feuer zum nächsten zu rennen.

In einer weniger chaotischen Weise ist die Sprintarbeit oft mit Arbeiten aus Quadrant 1 gefüllt. Wir wählen die Punkte mit der höchsten Priorität aus einem Backlog aus und verpflichten uns, sie in einem bestimmten Zeitrahmen abzuschließen.

Ich bin mir sicher, dass Sie andere dringende Dinge, die diesen Quadranten füllen, leicht abklappern können.

Es steht außer Frage, dass Sie Dinge tun sollten, die in diesem Quadranten auftauchen. Sie sind wichtig. Sie sind bald fällig. Das Problem ist, dass, wenn Sie nur an dringenden Dingen arbeiten, Sie immer mehr dringende Dinge zu erledigen haben. Dadurch bleibt wenig Spielraum oder Energie für Verbesserungen, Innovationen und das Erreichen Ihrer langfristigen Ziele.

Quadrant 3: Testen Sie duk-duk-duk

In Quadrant 3 finden wir noch mehr dringende Dinge Der Unterschied besteht darin, dass diese dringenden Dinge nicht wichtig sind. Anders ausgedrückt, diese besonders dringenden Dinge werden uns nicht wirklich helfen, unsere Ziele zu erreichen.

Ein bekanntes Beispiel für Quadrant 3 ist eine Slack-Benachrichtigung. Benachrichtigungen sind eines der häufigsten Quadrant-3-Elemente. Die meisten Benachrichtigungen enden nicht damit wichtig, aber wir sind darauf konditioniert, sie so zu behandeln dringende.

Wenn du feststellst, dass du auf den standardmäßigen Slack-Benachrichtigungston eine pawlowsche Antwort erhältst, du bist nicht allein.

Quadrant 3 kann auf diese Weise eine kleine Falle sein. Wir verbringen Zeit damit, zu adressieren dringende Dinge, die Gefühl wichtig. Aber wie Eisenhower vielleicht gesagt hat, ist das selten der Fall.

Die gute Nachricht ist, dass wir diese Aufgaben auf verschiedene Arten delegieren können, um wieder etwas Zeit zu haben, um an Dingen zu arbeiten, die uns wichtig sind.

Hier sind ein paar Ideen:

• Plane eine Fokuszeit ein, in der du deine Benachrichtigungen auf „Bitte nicht stören“ setzen kannst. Delegieren Sie die Adressierung Ihrer Benachrichtigungen an vorab festgelegte Zeitblöcke während des Tages. Wählen Sie Tageszeiten aus, zu denen Sie bereits unterbrochen sind, um Ihre Benachrichtigungen stapelweise zu bearbeiten.
• Bei FloQast ist es üblich, dass ein Pod über einen rotierenden Shield Duty verfügt. Den einzelnen Technikern eines Pods werden bestimmte Tage zugewiesen, um eingehende Nachrichten für ihren Pod zu bearbeiten. Dies delegiert die Unterbrechungen an eine Person und schützt gleichzeitig die Zeit und den Fokus anderer.
• Wenn es etwas gibt, das für Sie persönlich nicht entscheidend ist, fragen Sie sich wer sonst könnte davon profitieren, es zu tun oder darin geschult zu werden. Verwenden Sie diese als Tools in Ihrer Mentoring-Toolbox.
• Einige wiederkehrende Arbeiten können an ein Skript delegiert werden. Sucht nach Möglichkeiten, es zu automatisieren.
• Übe, „nein“ oder „jetzt nicht“ zu sagen. Für mich fühlt es sich oft falsch an, nein zu sagen, aber stellen Sie es sich so vor: Ja zu sagen, um Zeit mit etwas Unwichtigem zu verbringen, bedeutet im Grunde, Nein zu sagen, Zeit mit etwas Wichtigem zu verbringen. Sag nein wegen eines größeren Ja.

Hier ist ein einfaches Skript, das du verwenden könntest: „Das würde ich gerne machen, aber ich konzentriere mich gerade darauf, A, B und C abzuschließen.“

Das Verständnis dieses Quadranten ist der Schlüssel zum Framework. Verwechsle dringende Dinge nicht damit, dass sie wichtig sind. Lass nicht zu, dass sie deine Zeit in Anspruch nehmen. Finden Sie stattdessen Möglichkeiten zum Delegieren.

Quadrant 4: Der Warteplatz ⏳

Wenn Sie in Quadrant 4 die Zeit totschlagen, könnte das ein Zeichen dafür sein, dass Sie in Ihrer Arbeitswoche zu viel Dringlichkeit haben. Es wird schwierig, etwas anzufangen, das nicht dringend, weil Sie wissen, dass etwas Dringendes um die Ecke lauert.

Wenn du dir diese Zeit zurückholst, um Aktivitäten in Quadrant 2 durchzuführen, kann das den entscheidenden Unterschied ausmachen, um dich aus der Dringlichkeitsfalle herauszuholen.

Quadrant 2

Was ist das Besondere an Quadrant 2?

Die Dringlichkeit von Q1 und Q3 veranlasst uns reaktiv. Wir haben keine Kontrolle. Wir sind der dringendsten Sache ausgeliefert. Um an nicht dringenden Artikeln zu arbeiten, müssen wir proaktiv. Diese Artikel werden nicht an unsere Tür klopfen, und wenn sie geplant werden, wird verhindert, dass sie später dringend werden.

Einige gängige Aktivitäten für das zweite Quartal, die möglicherweise bereits in Ihre Arbeitswoche integriert sind, sind Einzelgespräche, Backlog Refinement und Mental Health Days.

Ohne ein 1:1 geplant, es ist sehr wahrscheinlich, dass dringende Dinge den Raum füllen würden. Wichtige, aber nicht dringende Dinge wie Karrieregespräche würden einfach nicht passieren. Deshalb planen wir sie, weil wir wissen, dass sie wichtig sind und wir wollen, dass sie stattfinden. Tatsächlich machen wir sie für uns selbst dringend.

Ohne eine separat geplante Backlog-Verfeinerung müssten wir die Komplexität von Storys während einer Sprint-Planung dringend abschätzen. Stattdessen sind wir uns einig, dass es wichtig ist, und planen Zeit dafür ein, solange es nicht dringend ist.

Bei FloQast hat jeder Monat ein langes Wochenende. Wenn es nicht bereits einen festen Feiertag gibt, organisieren wir einen Tag für psychische Gesundheit, an dem alle gleichzeitig abreisen können. Freizeit ist wichtig, und wenn Sie sie planen, stellen Sie sicher, dass sie auch wirklich passiert.

Eine weitere Idee von Quadrant 2: Erwägen Sie, einen zu halten vor dem Tod bevor etwas zu einer Obduktion führt.

Suchen Sie nach weiteren Gelegenheiten wie diesen, um wichtige Dinge zu planen. Berücksichtigen Sie Ihr Verhältnis von dringend zu planmäßig.

Steven Covey hat es so ausgedrückt:

„Was könnten Sie tun, was Sie jetzt nicht tun und das, wenn Sie es regelmäßig tun würden, einen enormen positiven Unterschied machen würde...?“

Planen Sie Zeit für diese Dinge ein und Sie werden feststellen, dass Ihre Zeit damit verbracht wird, daran zu arbeiten dringende Dinge werden abnehmen und die Zeit, die mit der Arbeit verbracht wird wichtig die Dinge werden zunehmen.

Die in Quadrant 2 geleistete Arbeit ist ein Geschenk an dein zukünftiges Ich

Fazit

Ich hoffe, dieser Rahmen kann Ihnen helfen, Zeit zu finden, indem wichtige Arbeiten geplant und dringende Arbeiten reduziert werden.