Wie FloQast Compliance Management auch anderen Marken beim Aufbau einer robusten Compliance-Funktion hilft

a.k.a. Brands ist eine globale, direkt an Verbraucher gerichtete Plattform digitaler Modemarken, die ein kuratiertes Sortiment an trendiger, erschwinglicher Modebekleidung und Accessoires anbietet. Das Unternehmen nutzt sein operatives Fachwissen und seine langjährige Branchenerfahrung, um aufstrebenden Marken zu helfen, zu wachsen und ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Das Portfolio umfasst vier überzeugende und doch eigenständige Marken: Culture Kings, Princess Polly, Petal & Pup und MNML. Das Modell des Unternehmens als Markenbeschleuniger beinhaltet die Übernahme von E-Commerce- und Einzelhandelsunternehmen auf der ganzen Welt und deren Integration in sein Portfolio. Jede übernommene Marke operierte ursprünglich unabhängig und verfügte über eigene ERP-Systeme, Führungskräfte, Anwendungen und Prozesse. Diese isolierte Umgebung erschwerte es dem Buchhaltungsteam, einen Überblick über die Abläufe der einzelnen Marken zu erhalten. Die zunehmende Komplexität der Compliance sowie die Notwendigkeit, Geschäftsprozesse für mehr Agilität und Leistung zu rationalisieren, gewannen daher massiv an Bedeutung.

Eine Lösung für globales Wachstum: Automatisierung des Finanzabschlusses

Wenige Monate nach dem erfolgreichen Börsengang im September 2021 Brandon Peters trat dem Unternehmen als erster Direktor für SOX-Compliance und Leiter der internen Revision bei. Seine Einstellung war ein strategischer Schritt zur Rationalisierung des Compliance-Programms bei gleichzeitiger Verbesserung der betrieblichen Effizienz in den verschiedenen Tochtergesellschaften. Die Transparenz zwischen der zentralen Buchhaltung und den Buchhaltungsabteilungen der Tochtergesellschaften erwies sich als Herausforderung. Angesichts der zahlreichen, unzusammenhängenden Systeme war klar, dass Änderungen erforderlich waren, insbesondere in Bezug auf den Finanzabschluss und die Einhaltung von Vorschriften. Um das globale Geschäft zu verwalten, stellte Brandon fest, dass „alles in Excel erledigt wurde“, erinnert sich Peters. „Tabellenkalkulationen wurden auf einzelnen Cloud-Plattformen oder gemeinsam genutzten Laufwerken gespeichert. Das Unternehmen hatte keinen Einblick, es sei denn, man sendete eine E-Mail-Anfrage, was oft zu viel Zeit in Anspruch nahm.“ a.k.a. Brands konzentrierte sich auf Lösungen für den Finanzabschluss, um die Abstimmungen besser im Blick zu behalten und den Gesamtprozess zu optimieren. Zu den in Betracht gezogenen Optionen gehörte BlackLine, ein Tool, mit dem Brandon und sein Team aus früheren Unternehmen Erfahrung hatten. „Die Lösungen, die ich zuvor verwendet habe, waren BlackLine und Workiva. Es gab einige Dinge, die mir daran gefielen, andere nicht, aber sie waren ziemlich teuer. Wir zahlten jährlich mehr als 100.000 USD für die Nutzung dieses Tools und der damit verbundenen Lizenzen. Wir sind immer noch ein kleines, börsennotiertes Unternehmen, daher war das hier keine Option. Wir wussten jedoch, dass wir etwas brauchten, um diesen Bereich zu kontrollieren und Prozesse zu etablieren.“ Er fügte hinzu: „Der entscheidende Punkt, der während der Bewertung immer wieder auftauchte, war, dass BlackLine so teuer und schwer zu warten ist, dass der Systemunterhalt zeitaufwändig und kostspielig wäre.“ Ungefähr zu dieser Zeit empfahl ein Berater von Eide Bailly FloQast, nachdem mehrere Kunden es erfolgreich eingesetzt hatten. Das Team von a.k.a. Brands war beeindruckt und entschied sich, das Close-Management-Produkt von FloQast zu prüfen. „Die Vorteile lagen auf der Hand, der Zeitrahmen für die Implementierung sah vielversprechend aus und es schien wesentlich flexibler zu sein als BlackLine“, so Brandon.

Die Notwendigkeit eines optimierten Compliance-Programms

Kurz nach der erfolgreichen Implementierung von FloQast Close erfuhr Brandon, dass FloQast an einer neuen Lösung für das Compliance-Management arbeitete. Zu dieser Zeit nutzte das Unternehmen mehrere Lösungen zur Verwaltung der Compliance, gepaart mit arbeitsintensiven Prozessen, die zu kostspieligen und zeitaufwändigen Problemen führten und den Prüfungsaufwand erhöhten. „Wir haben alle SOX-Tests außerhalb des Systems in Excel und SharePoint durchgeführt, aber nicht in unserer FloQast-Instanz“, sagte er. „Wir haben dafür Berater eingesetzt, und sie hatten ihre gesamte Arbeit in ihrem eigenen SharePoint, auf den wir nicht zugreifen konnten. Sie hatten auch ihr eigenes PBC-Anforderungstool, und wir stellten fest, dass wir so viel Zeit damit verbrachten, PBC-Elementen nachzujagen, dass uns Hunderte von Stunden in Rechnung gestellt wurden, weil die Leute einfach nicht lieferten, was sie brauchten und wann sie es tun mussten.“ Laut Peters führte dies zu zahlreichen Missverständnissen, was zu kostspieligen Gesprächen mit den Beratern führte, die seiner Meinung nach im Voraus hätten vermieden werden können.

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„Als ich herausfand, dass FloQast an einem Modul arbeitet, das uns bei unseren Kontrollen und der SOX-Konformität innerhalb von FloQast helfen könnte, war ich begeistert“, sagte er. „Jetzt können wir diese Arbeit innerhalb des Tools zentralisieren. Wir haben eine einzige Informationsquelle, was sehr hilfreich ist. Es ist für die Mitarbeiter viel einfacher zu wissen, wofür sie verantwortlich sind, wodurch wir eine höhere Rechenschaftspflicht erreichen.“

- Brandon Peters, Director of SOX Compliance und Leiter der internen Revision

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Aufhebung on Grenzenproblemen

Mit FloQast Compliance Management hat a.k.a. Brands seine Compliance-Kontrollen in die Geschäftsprozesse für den Finanzabschluss und die Kontenabstimmung integriert. Da Unternehmen mit FloQast Compliance Management ihre Risikokontrollmatrix (RKM) direkt in der Lösung erstellen und verwalten können, können Marken bei der Ausführung der Checkliste Kontrollnachweise erfassen und diese automatisch mit Prozessbeschreibungen und Flussdiagrammen synchronisieren, wodurch der PBC-Prozess automatisiert wird. „Jetzt, mit FloQast, können alle Kontrollinhaber, wie die Besitzer der Abschluss-Checkliste, diese Dokumente in ihrem jeweiligen Checklisten-Schritt hochladen“, sagte er. „Wenn es mit der Kontrolle verknüpft ist, weiß man genau, was man dort ablegen muss. Man weiß, wann man es tun muss, und man zeichnet es ab. Dann geben wir unseren Beratern Lizenzen, um die Tests in FloQast durchzuführen. Das spart Zeit, spart Geld und gibt mir die Transparenz, die ich in Echtzeit benötige, um zu sehen, wie alles läuft.“ Peters ist von der Nutzung von FloQast durch sein Team so überzeugt, dass er dem Prüfungsausschuss des Unternehmens mitteilte, dass dieses Jahr anders verlaufen würde. Er ist zuversichtlich, dass das Team in der Lage sein wird, die zuvor aufgetretenen Herausforderungen zu korrigieren und dem Unternehmen langfristig Kosten zu sparen. Er freut sich darauf, die integrierten Testfunktionen von FloQast Compliance Management zu nutzen, sodass kein separates Testmodul erforderlich ist. „Im Moment wird alles selbst gemeldet, aber sobald wir mit unseren Testphasen beginnen, habe ich dieses Dashboard, auf dem ich die tatsächlichen Ergebnisse sehen kann. Ich kann diese Ergebnisse im Handumdrehen mit dem CFO oder dem Prüfungsausschuss teilen, und darauf freue ich mich sehr.“

Finanzabschluss und Compliance

Angesichts der Arbeitsbelastung, mit der Buchhalter täglich konfrontiert sind, kann die Gefahr von Missverständnissen oder Desorganisation beim Wechsel zwischen verschiedenen Ressourcen real sein. Laut Peters war es äußerst hilfreich, alles, was das Buchhaltungsteam benötigt, auf einer zentralen Plattform – FloQast – zu haben. Da Brandon seine Kontrollen und sein SOX-Programm ständig überwacht, muss er Einblick in die Umgebung haben, um Problemen und potenziellen Risiken einen Schritt voraus zu sein. Zu den häufigsten Fragen gehören: „Schließen die Leute pünktlich ab? Sehen wir irgendwo Probleme?“ Die Verwaltung des Finanzabschlusses und der Einhaltung der Vorschriften in einer einzigen Lösung macht die Transparenz einfach und gibt Peters die Gewissheit, dass alles in Ordnung ist. „Für mich ist es ein Tool weniger, bei dem ich mich anmelden muss, um zu überprüfen, wie die Dinge laufen“, sagte er.

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„Es ermöglichte mir, die CFOs der einzelnen Marken einzubeziehen. Ich habe jedem von ihnen Zugriff auf FloQast Compliance Management gewährt, damit sie genau sehen können, wie es um ihre Marken steht. Halten sie sich an die Vorschriften? Bei der Berichterstattung gibt es keine Überraschungen mehr. Es hat meine Arbeit wesentlich einfacher gemacht.“

- Brandon Peters, Director of SOX Compliance und Leiter der internen Revision

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Die Verknüpfung des Monatsabschlusses mit der Einhaltung von Vorschriften hat weitere Vorteile mit sich gebracht. Brandon und das Buchhaltungsteam können kontinuierlich Wege finden, um sowohl den Abschluss als auch die Compliance zu optimieren. Das Sammeln zusätzlicher Nachweise bei Abschlussaufgaben und die Ergänzung von Kontrollschritten zur besseren Nachvollziehbarkeit sind nur einige der Verbesserungen, die sie an ihren Geschäftsprozessen vorgenommen haben, um bessere Ergebnisse zu erzielen. „Aus organisatorischer Sicht ist es sehr angenehm, all diese Funktionen in einem Tool zu haben“, sagte er. „Niemand benötigt ein weiteres Login. Da wir mehrere Marken haben, die FloQast nutzen, müssen sie die Lösung in vollem Umfang einsetzen. Alles, was sie benötigen, an einem Ort zu haben, erleichtert ihnen dies erheblich.“

FloQast stärkt Marken-Compliance

Während das Team den Einsatz von FloQast Compliance Management auf dem Weg zur SOX-Compliance weiter ausbaut, reflektierte Peters darüber, wie das Team den heutigen Stand erreicht hat und welche Auswirkungen FloQast erzielt hat. „Als wir unsere SOX-Reise begannen, hatten wir keine Risiko- und Kontrollmatrix. Wir haben damit begonnen, diese auszuarbeiten und unsere Prozesse, Kontrollen, Risiken usw. in Excel abzubilden. Als wir dann FloQast einführten, konnten wir dies einfach in die Plattform importieren“, sagte Peters. „Jetzt haben wir für jede unserer Marken Risikokontrollmatrizen eingerichtet, sodass wir in FloQast Compliance nachsehen können: ‚Okay, hier ist meine Kontrollliste. Wie laufen die Tests? Wo gibt es Abweichungen?‘“ Auf die Frage nach seinen allgemeinen Gedanken zu FloQast — über die Compliance-Funktion hinaus — äußerte sich Peters nachdrücklich zur Wirkung, die FloQast für a.k.a. Brands erzielt hat. „Ehrlich gesagt finde ich es großartig“, schloss er.

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Es ist leicht zu erkennen, welche Wirkung FloQast bei a.k.a. Brands und den Marken, mit denen wir zusammenarbeiten, erzielt hat. Und das geht über die reine Compliance-Funktion hinaus. Die Nutzung von FloQast Compliance Management gibt mir viel Sicherheit und Einblicke, die ich vorher nicht hatte. Dennoch war die Gesamterfahrung — die Geschwindigkeit der Implementierung, die Agilität, die sie uns bietet, und die Robustheit der Funktionen — hervorragend.“

- Brandon Peters, Director of SOX Compliance und Leiter der internen Revision

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