Marktführer im Healthcare Staffing spart 976 Stunden und halbiert den Abschlusszyklus mit FloQast AI

‍DIE HERAUSFORDERUNG

Manuelle Prozesse treffen auf PE-gestütztes Wachstum

Nach der Übernahme durch den Private-Equity-Investor Knox Lane stieß das Accounting-Team sofort auf Reibungsverluste. Die Vorgabe, anspruchsvolle Margenanalysen über mehrere Gesellschaften hinweg zu liefern, prallte auf den starren, manuellen Ist-Zustand. Das Unternehmen steckte in einem zähen 20-Tage-Abschluss fest, der zeitnahe Saldenbestätigungen für die Bilanz gar nicht einschloss. Abstimmungen und wichtige Umbuchungen wurden stattdessen dauerhaft um einen Monat verschoben, sodass die Geschäftsleitung ihr Wachstum anhand historischer Daten steuern musste.

Die Ursache lag in der Datenreibung zwischen dem selbst entwickelten CRM und Sage Intacct. Die Teams für Hauptbuch und Provisionen mussten riesige Datenmengen manuell bereinigen und prüfen, um Vertriebs- und Aufwandsabgrenzungen zu berechnen. Hinzu kam, dass Leistungserbringer häufig wöchentliche Arbeitsnachweise einreichten, die sich über mehrere Monate erstreckten. Die Buchhalter mussten die Zeitnachweise daher von Hand nach Artikelnummern (Item IDs) aufteilen, um die Umsätze monatsgenau zu realisieren.

„Vor FloQast schloss unser 20-Tage-Abschluss die Bilanzabstimmungen nicht einmal ein”, sagt Accounting Manager Sarah Honeycutt. „Mit dem Wechsel zum Private-Equity-Eigentümer kamen strenge Berichtsfristen und völlig neue Erwartungen. Unser GL-Team verbrachte jeden Monat 16 Stunden allein damit, Daten für die Vertriebs- und Aufwandsabgrenzungen aufzubereiten, und das Provisionsteam wendete 32 Stunden pro Woche für manuelle Prüfungen auf. Unsere Prüfungen waren extrem manuell. Es gab keine einfache Excel-Formel, mit der sich jede Namensabweichung erkennen ließ. Wir waren völlig mit der Datenaufbereitung beschäftigt und hatten vor den Management-Reviews keinen Spielraum für Abweichungsanalysen oder strategische Kommentare.”

‍

{emphasize}

Vor FloQast hatten wir einen 20-Tage-Abschluss, und der umfasste unsere Bilanzabstimmungen nicht. Diese wurden erst im Nachgang erledigt, und notwendige Umbuchungen oder Anpassungen erfolgten mit einem Monat Verzug.

— Sarah Honeycutt, Accounting Manager

{emphasize}

‍

SO HILFT FLOQAST

Enterprise-taugliche KI für komplexe Buchhaltung

Angesichts der ehrgeizigen Zeitvorgaben ging das Management zunächst davon aus, dass eine Skalierung der Abläufe einen linearen und kostspieligen Anstieg der Mitarbeiterzahl erfordern würde. Auf der Suche nach einer Automatisierungslösung testete das Team zunächst das Checklisten-Tool von Numeric. Der Software fehlten jedoch die funktionale Reife, die belastbare Kompatibilität mit Sage Intacct und die ausgereifte KI-Architektur, die nötig waren, um die unterschiedlichen Datensätze zu verarbeiten.

Das Unternehmen entschied sich daher für FloQast, wegen der fortschrittlichen Abstimmungs-Engine und der spezialisierten, automatisierten Workflows von FloQast Transform. Um die Prozesse zu finden, die sich am besten für eine Automatisierung eignen, richtete Honeycutt eine gründliche gemeinsame Analysephase ein. Die Teammitglieder dokumentierten jede Abschlussaktivität mit ihrem genauen Zeitaufwand. Diese Prozessaufnahme zeigte, wo sich der Einsatz von KI am meisten lohnt, und legte klare Erfolgskriterien fest.

{emphasize}

Wir haben zunächst Numeric getestet, aber schnell gemerkt, dass dort die organisatorische Reife fehlte, die wir brauchten. FloQast war uns mehrere Schritte voraus und bot die ausgereifte Funktionalität und den Enterprise-Support, die für einen echten langfristigen Partner nötig sind.

— Sarah Honeycutt, Accounting Manager

{emphasize}

‍

Bei dieser Prüfung der Abläufe stellten die Teams für Hauptbuch und Provisionen fest, dass sich ihre manuellen Aufbereitungsschritte stark überschnitten. Gemeinsam mit einem dedizierten FloQast Forward Deployed Accountant (FDA) entwickelte das Unternehmen in einem strukturierten vierwöchigen Sprint vier maßgeschneiderte FloQast AI Agents. Dazu gehören spezialisierte Agents zur Prüfung der Vertriebs- und Aufwandsdimensionen, die Leerzeichen am Zeilenende und strukturelle Abweichungen bei Bezeichnungen zwischen CRM und ERP automatisch bereinigen und nur die echten Datenausnahmen zur manuellen Prüfung herausfiltern. Hinzu kommen die „Splits”-Agents für Vertrieb und Aufwand. Sie zerlegen mehrmonatige Arbeitsnachweise anhand der Item ID und führen die Abgrenzungen in Sekunden exakt aus.

‍

‍

{emphasize}

Der Zeitplan, den unser FDA vorgelegt hat, war exakt eingehalten, und das war beeindruckend. Ich hatte zunächst angenommen, dass es länger dauern könnte, da der Prozess für uns neu war. Aber die Zusammenarbeit und die Kommunikation waren hervorragend. Unser FDA war proaktiv und hat während der Umsetzung die richtigen Fragen gestellt, damit es keine Verzögerungen gab.

— Sarah Honeycutt, Accounting Manager

{emphasize}

‍

DER FLOQAST-UNTERSCHIED

Vom Datenaufbereiter zum strategischen Berater

Die Veränderung zeigte sich sofort. Durch die Standardisierung und Automatisierung der Abschluss-Workflows mit FloQast konnte die Finanzabteilung ihren Abschlusszyklus genau halbieren, von 20 auf 10 Arbeitstage. Die Bilanzabstimmungen werden inzwischen im laufenden Monat abgeschlossen, womit das Unternehmen dem Modell des Continuous Close näherkommt. Die Datenaufbereitung für Vertriebs- und Aufwandsabgrenzungen sank von 16 auf nur noch vier Stunden pro Monat, und der wöchentliche Aufwand für Provisionsprüfungen halbierte sich.

‍

‍

Entscheidend war außerdem ein gezieltes Change Management, um die verständlichen Sorgen im Team aufzufangen. Als die AI Agents eingeführt wurden, stellte sich die naheliegende Frage: „Was bedeutet das für mich, wenn ich für meine Arbeit weniger Zeit brauche?” Honeycutt ging diese „KI-Angst” direkt an und stellte die Technologie als Plattform für Weiterbildung, Cross-Training und berufliche Entwicklung dar. Als das Team sah, wie einfach die Nutzung ist, setzte sich die Lösung sofort durch. Mitarbeitende des Provisionsteams begannen, sich in zentralen Hauptbuch-Aufgaben weiterzubilden, und erweiterten ihre Kompetenzen auf Umsatzrealisierungsbuchungen, Rückstellungen für Haftpflichtfälle (Malpractice) und die Vergütungsplanung.

{emphasize}

Unsere Prüfungen waren früher extrem manuell. Es gab keine einfache Excel-Formel, mit der sich jede Namensabweichung erkennen ließ. Mit den AI Agents haben wir diese Regeln direkt in den Prozess eingebaut. Wir sind bei unseren Dimensionen und unserem Reporting jetzt deutlich sicherer und können tiefere Einblicke in unsere Margen liefern.

— Sarah Honeycutt, Accounting Manager

{emphasize}

‍

„Unsere Finanz-Reviews haben sich komplett verändert”, so Honeycutt abschließend. „Früher gingen wir mit einer Liste von 20 Recherchefragen aus den Meetings mit unserem CFO. Heute können wir vorab tiefgehende Analysen zu Margen und Betriebskosten durchführen, und aus den 20 Fragen sind höchstens drei bis fünf geworden. Auf der kommerziellen Seite stellen wir dem CSO nicht mehr nur vergangene Fakten dar. Wir haben die Zeit, proaktiv zu handeln und anhand der Margenentwicklung der einzelnen Teams konkrete Verhandlungschancen zu identifizieren. Als Nächstes wollen wir Umbuchungen bei Gehältern und Sozialleistungen automatisieren und zusätzliche spezialisierte Anwendungsfälle für das FP&A-Team erschließen.”