Aufstieg am Monatsende: Bergfreunde und FloQast

Die Leidenschaft für das Klettern und Outdoor-Aktivitäten hat dem Bergsport-Fachhändler Bergfreunde geholfen, sich von einem kleinen Unternehmen zu einer internationalen Marke zu entwickeln. Das 2006 im Südwesten Deutschlands gegründete Unternehmen hat jedes Jahr neue Höhen erklommen und bedient heute Kunden in ganz Europa.

Während der Ruf von Bergfreunde für Qualität, Kompetenz und Service dem Unternehmen ermöglicht hat, Berge sowohl im wörtlichen als auch im übertragenen Sinne zu erklimmen, prägen diese Faktoren auch die Finanzabteilung. Diese hat sich im Laufe der Zeit kontinuierlich weiterentwickelt, um für das Unternehmen Jahr für Jahr hohe regulatorische und buchhalterische Standards einzuhalten.

Und genau wie Kletterer sich auf die richtige Ausrüstung verlassen, um ihre Ziele zu erreichen benötigen die Buchhalter von Bergfreunde die richtige Software, um ihre Leistung aufrechtzuerhalten.

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Unser Abschlussprozess bestand aus einer Kombination aus externen und internen Aufgaben, verbunden mit einem hohen Aufwand an manuellen E-Mails und Excel-Tabellen. Wir wollten den gesamten Prozess intern abwickeln und einen klaren Überblick über alles gewinnen - deshalb wurde FloQast für uns die Ziellösung.

- Markus Kimmerle, Head of Accounting

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Die Zeit vor FloQast

Markus Kimmerle, Leiter der Buchhaltung bei Bergfreunde, und Alexander Kimmel, Senior Accountant, erläuterten die Einzelheiten der 2018 erfolgten Umstellung des Unternehmens auf FloQast.

Im Jahr 2017, vor der Einführung von FloQast, war das Buchhaltungsteam von Bergfreunde relativ klein. Der Monatsabschluss erforderte eine Kombination aus internen und externen manuellen Arbeitsschritten, E-Mail-Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Verwendung von Excel-Tabellen. In diesem Umfeld waren die Aufgaben zum Monatsabschluss fehleranfällig, für Führungskräfte schwer zu überprüfen und dauerten oft über eine Woche - in manchen Fällen sogar bis zu zwölf Tage.

Angesichts des Wachstums erkannte die Geschäftsleitung gleichzeitig, dass es notwendig war, den Finanzbereich umzugestalten.

Dies sollte die Buchhaltungsprozesse ins eigene Haus verlagern, um die Verantwortlichkeit und Transparenz zu stärken und gleichzeitig den Abschluss durch Automatisierung schneller und effizienter gestalten .

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Die Einführung von FloQast 

Nach vorbereitenden Schritten dauerte die Implementierung von FloQast bei Bergfreunde lediglich zwei Wochen.

Markus Kimmerle führte die schnelle Umsetzung auf die klare Kommunikation und fundierte Praxiserfahrung von FloQast zurück, wodurch die neuen Tools stets auf die Unternehmens ziele abgestimmt waren.

Das Bergfreunde-Team strukturierte die FloQast-Einführung um Bilanzposten herum und nutzte die Plattform, um klare Funktionen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen sowie Einzelschritte für jeden Teil des Prozesses zu definieren, wobei diese nach Bedarf hinzugefügt, gelöscht oder angepasst wurden.

Dieser Ansatz ermöglichte es Bergfreunde, einen klaren, wiederholbaren Prozess für jede Aufgabe im Abschluss zu etablieren, vom Lagerbestand über Forderungen und Verbindlichkeiten bis hin zur Berichterstattung und zu Steuerthemen.

Die von FloQast bereitgestellte Struktur hat Bergfreunde zudem dabei geholfen, sein wachsendes Team zu managen: Die Plattform stellt sicher, dass jeder Einzelne weiß, was jeden Monat von ihm er wartet wird, und Verantwortung für seine Aufgaben übernehmen kann. Gleichzeitig haben Führungskräfte einen klaren Überblick über den Fortschritt des Abschlusses, können Überprüfungen effizient durchführen und auf kommende Probleme schnell erkennen, um Engpässe zu vermeiden.

Über die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Mitarbeiter der Buchhaltung hinaus hat FloQast auch zum Zusammenhalt und zur Effizienz des Abschlusses beigetragen und macht individuelle Aufgabenlisten überflüssig. Die Plattform dient als zentrale Informationsquelle, die alle Mitarbeiter der Finanzabteilung auf den gleichen Stand bringt, wodurch sie am Monatsende effektiv zusammenarbeiten können.

Integrierte Compliance 

Neben Effizienz und Transparenz spielt FloQast eine immer wichtigere Rolle im Compliance-Rahmenwerk von Bergfreunde. Während Compliance beider ursprünglichen Implementierung noch keine Rolle spielte, hat das Buchhaltungsteam inzwischen wichtige interne Kontrollen in die Plattform integriert und nutzt das System nun, um jede Überprüfung einem bestimmten Schritt im monatlichen Abschlussprozess zuzuordnen.

Aus praktischer Sicht hat die FloQast-Implementierung dem Buchhaltungsteam von Bergfreunde dabei geholfen, seine Ziele hinsichtlich der Abschlussdauer zu erreichen: Die Bearbeitungszeit für den Monatsabschluss wurde von zwölf Tagen auf fünf Tage oder weniger verkürzt.

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Ohne FloQast wäre es schwierig gewesen, die Dauer für den Abschluss auf fünf Tage zu verkürzen. Der Überblick verdeutlicht die verschiedenen Schritte und Zuständigkeiten und hilft, den gesamten Prozess durchgängig zu organisieren - insbesondere in einer Zeit, in der das Unternehmen schnell wächst.

- Markus Kimmerle, Head of Accounting

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Der nächste große Aufstieg

Angesichts der Ambitionen von Bergfreunde und der Herausforderungen, die das Unternehmenswachstum mit sich bringt, ist das Unternehmen bereit, mit FloQast den nächsten großen Schritt zu gehen. Markus Kimmerle wies daraufhin, dass Bergfreunde beabsichtigt, FloQast auch für die Einrichtung eines Workflows zur Einhaltung der Steuervorschriften zu nutzen , um die gleiche Schnelligkeit, Effizienz und Transparenz in den Prozess zur Erstellung der Unternehmensberichte zu bringen .

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FloQast erleichtert auf Teamebene die Überwachung der Abschlusserstellung sowie das Erkennen von Problemen und Abhängigkeiten. Aber ich schätze auch die Reaktion [von FloQast] auf mein Produktfeedback sehr: Als Kunde fühle ich mich wahrgenommen und geschätzt. Ich verlasse mich auf die Plattform und sehe sie als langfristigen Partner.

- Alexander Kimmel, Senior Accountant

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Unternehmenswachstum bringt zwangsläufig Veränderungen mit sich und Phasen der Umstrukturierung stellen für alle Unternehmen eine Herausforderung dar. Aber die starke Partnerschaft zwischen Bergfreunde und FloQast hilft dem Finanzteam, den Monatsabschluss zuversichtlich anzugehen, die operativen Grundlagen zu stärken und ermöglicht dem gesamten Unternehmen, sich auf seine Zukunft zu konzentrieren.

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Bei FloQast dreht sich alles um Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz. Das Kundenfeedback wird ernst genommen, und das FloQast-Team setzt sich dafür ein, die Produktqualität für uns zu verbessern.

- Markus Kimmerle, Head of Accounting

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