Intelligente Abschluss-Steuerung: Wie Emma die globale Buchhaltung transformiert

Emma – The Sleep Company aus Frankfurt ist eines der am schnellsten wachsenden Konsumgüterunternehmen Europas. Mit über 800 Mitarbeitern und Standorten in fünf Ländern treibt Emma Innovationen voran, nicht nur bei Produkten, sondern auch in der Finanzorganisation.

Die Herausforderung: Transparenz über Zeitzonen hinweg

Mit einem 70-köpfigen Buchhaltungsteam, das über Standorte in Mexiko, Shanghai, Frankfurt, Portugal und Manila verteilt ist, war die Koordination des Monatsabschlusses eine enorme Herausforderung. Das rasante Wachstum erforderte eine Lösung, die konsistente Prozesse und interne Kontrollen über geografische Grenzen hinweg sicherstellt. Dieser Bedarf an Sichtbarkeit und besserer Kommunikation führte Marcel Poschag, Team Lead Accounting bei Emma, zu FloQast.

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Ursprünglich hofften wir auf mehr Echtzeit-Transparenz in unseren Prozessen, aber als wir mit FloQast vertrauter wurden, stellten wir fest, dass zusätzliche Module sehr nützlich sind. Es hat meine Erwartungen wirklich übertroffen.

— Marcel Poschag, Team Lead Accounting bei Emma

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Effizienz durch intelligente Automatisierung

1. Fokus auf Ausnahmen mit FloQast AutoRec

Die manuelle Abstimmung von Intercompany-Transaktionen war früher ein zeitintensiver Flaschenhals. Durch den Einsatz von FloQast AutoRec konnte dieser Prozess grundlegend verändert werden.

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Dies bietet ein riesiges Potenzial in Bezug auf Automatisierung und Zeitersparnis, insbesondere bei Intercompany-Transaktionen. Wir müssen viele Transaktionen vergleichen, das sind hunderte von Zeilen, und wie wir alle wissen, sind manuelle Abstimmungen sehr zeitaufwendig. Ich würde sagen, dass uns FloQast AutoRec allein bei diesem Prozess mindestens fünf oder sechs Stunden pro Monat eingespart hat.

— Marcel Poschag, Team Lead Accounting bei Emma

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Statt hunderte Zeilen manuell zu prüfen, identifiziert das System heute automatisch die Differenzen, sodass sich das Team gezielt auf die Klärung dieser Abweichungen konzentrieren kann.

2. Automatisierter Informationsfluss mit FloQast ReMind

Um die engen Abschlussfristen einzuhalten, nutzt Emma FloQast ReMind, um Informationsanfragen an externe Stakeholder zu automatisieren. Früher verschickte das Team monatlich 28 manuelle E-Mails mit verschiedenen Anhängen. Heute erledigt ReMind dies selbstständig: Das Modul sammelt Daten ein und sendet bei Bedarf automatische Erinnerungen. Akanksha Singla, Treasury Managerin bei Emma, benötigt heute nur noch 30 % der ursprünglichen Zeit für diesen gesamten Prozess.

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Es ist eine ziemliche Herausforderung, in einem großen Team, das über mehrere Städte auf der ganzen Welt verteilt ist, das Gesamtbild und den Gesamtfortschritt der Jahresabschlüsse zu kommunizieren. Wir müssen alle an einem Strang ziehen und wissen, wo wir gerade stehen und wohin wir als Nächstes gehen müssen. Wir mussten also ein gutes Kommunikationstool finden, das den Teammitgliedern ihre Aufgaben klar vor Augen führt, ohne einen arbeitsintensiven Implementierungsprozess zu durchlaufen. Letztendlich arbeiteten wir bereits recht effizient. Wir wollten einfach noch besser und effizienter werden.

— Marcel Poschag, Team Lead Accounting bei Emma

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Nahtlose Integration: Microsoft Dynamics trifft FloQast

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg ist die direkte Anbindung an das ERP-System Microsoft Dynamics. Die Daten werden in regelmäßigen Intervallen synchronisiert, was manuelle Fehlerquellen eliminiert.

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Mir gefällt, dass Buchungen in Dynamics automatisch in FloQast reflektiert werden. Man hat den entsprechenden Beleg direkt in FloQast und kann direkt vergleichen, ob die Zahlen übereinstimmen oder ob in Dynamics etwas geändert wurde.

— Alexandra Adler, Accountant bei Emma

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Alexandra hebt zudem hervor, dass Microsoft Dynamics die Saldenliste (Trial Balance) nun direkt in FloQast einspeist. Da dieser Vorgang automatisch in regelmäßigen Abständen geschieht, ist sichergestellt, dass die Informationen immer auf dem neuesten Stand sind, was für die tägliche Arbeit extrem hilfreich ist.

Implementierung in Rekordzeit

Entgegen der ursprünglichen Planung von zwei Monaten war FloQast bereits nach vier bis fünf Wochen vollständig einsatzbereit. Die hohe Benutzerfreundlichkeit minimierte den Schulungsaufwand auf ein Minimum.

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FloQast ist so intuitiv, dass ich nie eine Schulung benötigt habe“, sagt Poschag. Akanksha Singla ergänzt: „Das einzige Training, das ich brauchte, war, Marcel ein paar Minuten lang bei der Nutzung von FloQast zuzusehen. Es ist sehr einfach zu bedienen, und selbst neue Mitarbeiter finden sich sehr schnell damit zurecht.

— Marcel Poschag, Team Lead Accounting & Akanksha Singla, Treasury Manager bei Emma

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Die funktionalen Highlights für das Finanzteam

Für Akanksha ist die Transparenz in FloQast Close entscheidend, da sie über Kontinente und Zeitzonen hinweg für enorme Klarheit sorgt. Sobald Aufgaben abgehakt sind, weiß jeder im Team sofort, was erledigt ist und welche Schritte als Nächstes anstehen, selbst bei komplexen Abhängigkeiten.

Für Marcel ist FloQast AutoRec am wertvollsten, da es die mühsamsten Schritte des Abschlusses automatisiert. Wo früher hunderte Transaktionen Zeile für Zeile manuell geprüft werden mussten, gibt es heute nur noch fünf bis zehn Differenzen, die Aufmerksamkeit erfordern. Dies ermöglicht es dem Team, die begrenzten Ressourcen dort einzusetzen, wo sie die größte Wirkung erzielen.