Effizienz entfesselt: OSU spart 2,5 Tage mit KI-Transaktionsabgleich

Bewältigung der buchhalterischen Herausforderungen eines wachsenden Unternehmens

OSU-Ärzte, eine staatliche Einrichtung, die mit einer der führenden Bildungseinrichtungen Amerikas verbunden ist, beaufsichtigt das Finanzmanagement einer schnell wachsenden medizinischen Organisation. Mit einem facettenreichen Betrieb, an dem Ärzte der Ohio State University, das Wexner Medical Center und die OSU beteiligt waren, stand das Buchhaltungsteam aufgrund des Wachstums, der Komplexität und der dezentralen Prozesse des Unternehmens vor einzigartigen Herausforderungen.

„Als ich anfing, basierten die Abstimmungsprozesse ausschließlich auf Excel, waren umständlich und anfällig für Ineffizienzen“, teilte Pam Cornell, stellvertretende Direktorin für Buchhaltung bei OSU Physicians. „Es war in großem Maßstab nicht zu bewältigen, zumal sich der Umsatz unserer Patienten verdoppelte und die Buchhaltungsanforderungen zunahmen.“

Das Team hatte Probleme mit manuellen Abstimmungsbemühungen, die die Aufmerksamkeit von strategischen Aufgaben ablenkten. Die Vielzahl von Abteilungen und Transaktionen verschärfte diese Schwierigkeiten weiter und unterstrich die Notwendigkeit einer optimierten, zentralisierten Lösung.

Die Flexibilität von FloQast ermöglicht maximale Effizienz in Arbeitsabläufen

FloQast bot OSU Physicians eine maßgeschneiderte Lösung zur Rationalisierung der Abstimmungsprozesse, wodurch die manuelle Arbeit erheblich reduziert und die Genauigkeit verbessert wurde.

‍

{emphasize}

„Ein großer Gewinn für uns war die Bewerbung. KI-Transaktionsabgleich von FloQast zu unseren AR/AP-Prozessen, deren manuelle Bearbeitung jeden Monat vier Tage gedauert hatte. Mit FloQast haben wir diese Zeit auf nur eineinhalb Tage reduziert — eine Einsparung von zweieinhalb Tagen pro Zyklus.“

- Pam Cornell, Leiter der Buchhaltung

{emphasize}

‍

Die Flexibilität von FloQast war herausragend und ermöglichte es dem Team, weiterhin Excel zu verwenden, um bewährte Prozesse reibungslos laufen zu lassen, während die KI komplexe Konten mit hohem Volumen verwaltete. Dieses Gleichgewicht war für den Arbeitsablauf der OSU-Ärzte von entscheidender Bedeutung.

Neben der Effizienz verbesserte die KI von FloQast auch die Genauigkeit, insbesondere bei hohen Transaktionsvolumina wie der Gehaltsabrechnung. „Unser Gehaltsabrechnungsprozess umfasste unzählige Transaktionen, die manuell nur schwer zu verwalten waren“, sagte der Buchhaltungsleiter Marie Hafertepen. „Jetzt kann ich mit FloQast Lastschriften und Gutschriften schnell abgleichen, was Zeit spart und Nacharbeiten verhindert.“

Mit diesen Verbesserungen konnte das Team strategische Vorhaben in Angriff nehmen, anstatt sich endlos um die Prozesse kümmern zu müssen.

‍

{emphasize}

„Die Integration von Analytik und Automatisierung ermöglicht es unserem Team, sich auf die Identifizierung strategischer Chancen zu konzentrieren, anstatt nur Fehler zu beheben.“

- Pam Cornell, Leiter der Buchhaltung

{emphasize}

‍

Verbesserung der Sichtbarkeit und Rationalisierung der Abläufe

Einer der unmittelbarsten Vorteile von FloQast war die verbesserte Sichtbarkeit der Buchhaltungsabläufe. Die Dashboards und Berichtstools boten den OSU-Ärzten eine einzige Informationsquelle und stellten die teamweite Rechenschaftspflicht sicher. Manager könnten Arbeitslasten problemlos umverteilen und potenzielle Engpässe identifizieren, um die Prozesse auf Kurs zu halten.

„Mit FloQast kann ich sofort sehen, wo wir uns im Abschlussprozess befinden“, sagte Barb Skeen, Buchhaltungsleiter bei OSU Physicians. „Dashboards zeigen, welche Aufgaben verspätet oder abgeschlossen werden, und liefern Einblicke, mit denen Ineffizienzen vermieden werden. Diese Sichtbarkeit erforderte früher stundenlange manuelle Überprüfungen.“

Diese verbesserte Betriebsaufsicht ermöglichte es den Führungskräften, Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen und die Genauigkeit auf ganzer Linie sicherzustellen. Die Tools von FloQast ermöglichten es den Ärzten von OSU beispielsweise, die fristgerechte Erledigung der monatlichen, vierteljährlichen und Jahresendaufgaben konsistenter als zuvor sicherzustellen.

Nutzung von FloQast für strategisches Wachstum

OSU Physicians befasst sich nicht nur mit der Gegenwart, sie planen für die Zukunft. Da sich der Markt in Columbus in den kommenden Jahren voraussichtlich verdreifachen wird, benötigte das Unternehmen eine Buchhaltungsinfrastruktur, die in der Lage war, seinen Ambitionen gerecht zu werden.

„FloQast ist zu einem zentralen Bestandteil unseres 10-Jahres-Plans geworden, um das Wachstum zu steuern, ohne die Verwaltungskosten in die Höhe zu treiben“, teilte Pam mit. „Wir haben KI-Tools wie FloQast integriert, um unsere Prozesse effizienter zu gestalten und die Arbeitsbelastung zu reduzieren.“

Die einfache Implementierung unterstützte auch eine schnelle Einführung und minimierte Unterbrechungen. „Wir wussten zu schätzen, dass FloQast kein intensives sechsmonatiges Setup erforderte. Unser Team war innerhalb weniger Wochen einsatzbereit, was angesichts unseres Tempos der Veränderungen unerlässlich war „, fügte sie hinzu.

Ergebnisse, die wichtig sind

Seit der Implementierung von FloQast hat OSU Physicians messbare Verbesserungen der Buchhaltungsleistung erzielt. Zu den wichtigsten Ergebnissen gehören:

• Zeitersparnis: Der Arbeitsaufwand für die Kontenabstimmung in wichtigen Bereichen wurde um 2,5 Tage pro Monatszyklus reduziert.
• Effizienzgewinne: Manager erhielten wichtige Einblicke, was ein proaktives Workload-Management und eine ausgewogene Aufgabenverteilung ermöglichte.
• Skalierbarkeit: In der Lage, das geplante Unternehmenswachstum zu unterstützen, ohne die Anzahl der Verwaltungsmitarbeiter zu erhöhen.

‍

{emphasize}

„FloQast hat unsere Herangehensweise an die Buchhaltung grundlegend verändert. Es ist ein Tool, das von Buchhaltern für Buchhalter entwickelt wurde, eine Tatsache, die sich in jeder Prozessverbesserung zeigt, die wir erlebt haben.“

- Pam Cornell, Leiter der Buchhaltung

{emphasize}

‍

Mit FloQast beweist OSU Physicians, dass selbst komplexe, staatliche Organisationen Technologien implementieren können, die Anpassungsfähigkeit, Präzision und Wachstum fördern.