Wie OSU Physicians mit AI Transaction Matching monatlich 2,5 Tage spart

KI-gestützter Zahlungsabgleich für wachsende medizinische Anbieter

OSU-Physicians (OSUP) fungiert als zentrale Finanzverwaltung für zahlreiche medizinische Dienstleister und Praxen in Ohio, die an das Wexner Medical Center der Ohio State University (OSU) angeschlossen sind.

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Als ich anfing, basierten die Abstimmungsprozesse ausschließlich auf Excel. Sie waren umständlich und anfällig für Ineffizienzen. Angesichts verdoppelter Patientenzahlen und steigender Anforderungen in der Buchhaltung war das manuelle Matching in diesem Maßstab nicht mehr zu bewältigen.

- Pam Cornell, Accounting Manager bei OSU Physicians

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Das Team kämpfte mit zeitaufwendigen manuellen Abstimmungen, die wertvolle Ressourcen von strategischen Aufgaben abzogen. Die hohe Komplexität durch verschiedenste Abteilungen und tausende Transaktionen unterstrich die Notwendigkeit für ein zentralisiertes AI Transaction Matching.

Maximale Effizienz im Workflow durch flexible Automatisierung

FloQast bot OSU Physicians eine maßgeschneiderte Lösung zur Rationalisierung der Abstimmungsprozesse, wodurch die manuelle Arbeit drastisch reduziert und die Datenqualität erhöht wurde.

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Ein entscheidender Durchbruch war die Einführung von FloQast AI Transaction Matching für unsere AR/AP Prozesse. Was früher vier Tage manuelle Arbeit pro Monat beanspruchte, erledigen wir heute in nur eineinhalb Tagen. Das ist eine Zeitersparnis von zweieinhalb Tagen pro Zyklus.

- Pam Cornell, Accounting Manager bei OSU Physicians

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Die Flexibilität von FloQast war der Schlüsselfaktor. Das Team konnte weiterhin in der vertrauten Excel Umgebung arbeiten, während die KI Engine komplexe Konten mit hohem Transaktionsvolumen im Hintergrund verwaltete. Dieses Gleichgewicht ist für den reibungslosen Workflow bei OSU Physicians von entscheidender Bedeutung.

Neben der Effizienz steigerte die KI von FloQast die Genauigkeit massiv, besonders bei sensiblen Bereichen wie der Gehaltsabrechnung. „Unser Payroll Prozess umfasst unzählige Transaktionen, die manuell kaum zu kontrollieren waren“, sagt Marie Hafertepen, Strategic Finance Partner. „Jetzt kann ich mit FloQast Lastschriften und Gutschriften schnell abgleichen, was Zeit spart und Nacharbeiten verhindert.“

Durch die Automatisierung konnte das Team den Fokus von der reinen Datenpflege auf strategische Initiativen verlagern.

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Die Integration von Analytik und Automatisierung erlaubt es unserem Team, sich auf die Identifizierung strategischer Chancen zu konzentrieren, anstatt nur Fehlern hinterherzulaufen.

- Pam Cornell, Accounting Manager bei OSU Physicians

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Volle Transparenz und optimierte Prozesse im Finanzabschluss

Ein unmittelbarer Vorteil von FloQast war die deutlich verbesserte Sichtbarkeit der Buchhaltungsabläufe. Die Dashboards fungieren als „Single Source of Truth“ und stellen die teamweite Rechenschaftspflicht sicher. Manager können Arbeitslasten nun datenbasiert umverteilen und Engpässe identifizieren, bevor sie den Zeitplan gefährden.

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Mit FloQast sehe ich sofort, wo wir uns im Abschlussprozess befinden. Die Dashboards zeigen uns in Echtzeit, welche Aufgaben noch offen sind. Diese Transparenz hat früher Stunden an manuellen Abfragen gekostet.

- Barb Skeen, Accounting Manager bei OSU Physicians

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Skalierbares Wachstum durch KI Infrastruktur

OSU Physicians bereitet sich heute schon auf die Zukunft vor. Da für den lokalen Markt ein massives Wachstum prognostiziert wird, benötigte das Unternehmen eine Infrastruktur, die ohne proportional steigende Verwaltungskosten mitskaliert.

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FloQast ist ein Kernbestandteil unseres 10 Jahres Plans. Wir nutzen KI Tools, um das Wachstum zu steuern, ohne den Personalaufwand im Backoffice aufzublähen. Auch die schnelle Implementierung hat uns überzeugt. Das Team war innerhalb weniger Wochen voll einsatzbereit. Das war ein kritischer Faktor bei der hohen Veränderungsgeschwindigkeit unseres Unternehmens.

- Pam Cornell, Accounting Manager bei OSU Physicians

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Mit FloQast beweist OSU Physicians, dass auch komplexe Organisationen im Gesundheitswesen Technologien implementieren können, die Anpassungsfähigkeit, Präzision und Wachstum fördern.