Genesee & Wyoming automatisiert den Finanzabschluss und migriert gleichzeitig ERP

Genesee & Wyoming Inc. (G&W), ein führender Eigentümer und Betreiber von 115 Güterbahnen weltweit, musste seinen Monatsabschluss optimieren, aber eine bevorstehende ERP-Migration drohte, dies zu verzögern. Nachdem G&W die unmittelbare Produktivität, die Geschwindigkeitssteigerungen und die umfassende ERP-Migrationsunterstützung von FloQast evaluiert hatte, entschied sich G&W, fortzufahren. Mit der reibungslosen FloQast-Implementierung und ERP-Migration verfügt G&W nun über konsistentere und besser vernetzte Finanzsysteme und Berichte, ein klareres Bild der Kontoabstimmungen und ist von einem 7-tägigen Closing auf 4 Tage umgestiegen.

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FloQast hat es super einfach gemacht, unser ERP zu implementieren und zu ändern. Es ist sicher, zentralisiert und überprüfbar, was genau das ist, was wir brauchten und genau das, was wir bekommen haben.“

— Jeff Pratt, Direktor für Finanztransformation

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Als Direktor für Finanztransformation bei G&W ist Jeff Pratt für die Förderung von Innovationen und die Implementierung neuer Systeme im Finanz- und Rechnungswesen verantwortlich. Als der Monatsabschluss bei G&W als ein Bereich identifiziert wurde, der einer Transformation bedarf, befragte Jeff den Markt, verschickte Ausschreibungen an wichtige Akteure und entschied sich schließlich für FloQast aufgrund seiner Datenflexibilität, schnellen Implementierung, seines Spektrums an Automatisierungsmöglichkeiten und seiner benutzerfreundlichen Funktionalität.

„Wir wussten, dass wir eine neue ERP-Implementierung durchführen würden, und wollten sicherstellen, dass wir diese Umstellung zu gegebener Zeit problemlos durchführen können“, sagte Jeff. „FloQast hat hervorragend zu uns gepasst. Die erste Implementierung verlief sehr reibungslos, und während der ERP-Migration gab es keine Probleme. Die Unterstützung war unglaublich.“

‍Marc LaBarbera ist Direktor für Unternehmensrechnung bei G&W und war auch am Überprüfungs- und Auswahlverfahren beteiligt. Er und seine Teams arbeiten jeden Monat in FloQast und verwalten den Monatsabschluss.

„Vor FloQast war die Verwaltung der Kontenabstimmung unserer zahlreichen Bilanzkonten eine große Herausforderung, weshalb es schwierig war, zu garantieren, dass nichts übersehen wurde“, so Marc. „Seit der Integration von FloQast war ihr Vollständigkeitsprüfbericht, der alle aktiv abgeglichenen ERP-Konten umfasst, für uns jedoch unglaublich wertvoll. Er sparte uns Zeit und stellte sicher, dass wir auf Audits vorbereitet sind.“

Monatsende organisiert, ERP-Migration vereinfacht

Laut Yvonne Roux, ACMA, CGMA und der Assistant Regional Controller von G&W für Großbritannien und Mitteleuropa, waren unvollständige oder übersehene Bilanzabstimmungen auch aus internationaler Sicht die größte Herausforderung.

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Für die ERP-Migration habe ich mit dem FloQast-Team zusammengearbeitet, um unseren Kontenplan zu überarbeiten und die Workflows neu zu konfigurieren, und sie waren hervorragend. Die Umstellung von unserem alten System war für uns eine sehr positive Erfahrung, da FloQast während der Umstellung als wichtigste Informationsquelle für Versöhnungen diente.“

— Marc LaBarbera, Direktor für Unternehmensrechnung

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„Von Bilanzabstimmungen über internes Kontrollumfeld bis hin zur Audit hat FloQast sehr geholfen“, sagte Yvonne, die in London ansässig ist. „Versöhnungsaufträge werden gestellt, jeder weiß, wer was tut, und es gibt kein Verstecken oder Schuldzuweisungen.“

Yvonne sagte, der Versöhnungsbericht habe auch die Rechenschaftspflicht und Vollständigkeit erhöht.

„Der Fortschrittsbericht zur Versöhnung wird an alle gesendet; Ihr Name steht darauf, und es ist eine Gelegenheit, den Fortschritt zu überprüfen und entweder nachzuholen oder um Hilfe zu bitten“, sagte sie. „Die Sichtbarkeit und Praktikabilität von allem an einem Ort haben die Rechenschaftspflicht im gesamten Team erhöht.“

Als es an der Zeit für die ERP-Migration von Dynamics GP zu Dynamics 365 war, sagte Marc, dass sie reibungslos und schnell verlief, mit minimalem Aufwand seinerseits, um den Wechsel vorzunehmen und Workflows zu konvertieren.

„Für die ERP-Migration habe ich mit dem FloQast-Team zusammengearbeitet, um unseren Kontenplan zu überarbeiten und die Workflows neu zu konfigurieren, und sie waren hervorragend“, sagte Marc. „Die Umstellung von unserem alten System war für uns eine sehr positive Erfahrung, da FloQast während der Umstellung als wichtigste Informationsquelle für Versöhnungen diente.“

Verringerung des Drucks, Bestätigung der Auditbereitschaft und Verkürzung der Abschlussfristen

Marc sagte, dass Audits zum Quartals- und Jahresende weniger stressig und zeitaufwändig sind, da FloQast-Fortschrittsberichte und Vollständigkeitsprüfungen vorliegen.

„Unser Führungsteam in der Buchhaltung liebt die FloQAst-Analysen aller Unternehmen und Abstimmungen und das, was herausragend ist“, sagte Marc. „Wir haben Termine und FloQast liefert Einblicke, die unserer Führung versichern, dass wir diese Termine einhalten werden.“

Die Vorbereitung auf externe Auditoren ist ebenfalls weniger umständlich.

„Wir können detailliert herausfinden, was noch aussteht und wer beauftragt wurde, sodass wir etwas dagegen unternehmen können, bevor es zu spät ist“, sagte Marc. „Die Vollständigkeitsprüfungen stellen sicher, dass wir auf externe Auditoren vorbereitet sind und nicht ihre oder unsere Zeit verschwenden.“

Yvonne betont die Vorteile der Auditbereitschaft unter dem Gesichtspunkt der Genauigkeit und Zeitersparnis.

„Wir reagieren sehr empfindlich auf die Einhaltung von Sarbanes-Oxley (SOX), und FloQast hilft dabei, SOX-Risiken zu eliminieren“, sagte Yvonne. „Die Dokumentation ist sofort verfügbar, sodass wir auf Anfrage einfach einen Link oder eine Datei teilen. Wenn Auditoren Präzision und Organisation sehen, haben sie weniger Anfragen, und das beschleunigt den Auditprozess für uns alle.“

Jeff sagte, die Erfahrung mit FloQast in Bezug auf Implementierung, ERP-Migration und Ergebnisse habe sich wie versprochen herausgestellt.

„FloQast hat es super einfach gemacht, unser ERP zu implementieren und zu ändern“, sagte Jeff. „Es ist sicher, zentralisiert und überprüfbar, was genau das ist, was wir brauchten und genau das, was wir bekommen haben.“