GetYourGuide automatisiert Abstimmungen und reduziert den Monatsabschluss mit FloQast um über 50%

Das in Berlin ansässige Unternehmen GetYourGuide, die weltweit führende Plattform zum Entdecken und Buchen unvergesslicher Reiseerlebnisse, arbeitete bis zum Monatsende mit einem Flickwerk aus Tabellen, Checklisten und manuellen Abstimmungen und das für 16 internationale Tochtergesellschaften. Dann entdeckte das Team FloQast. Heute verfügt das Buchhaltungsteam von GetYourGuide über Echtzeiteinblicke in den Status aller wichtigen Abschlussaufgaben, weiß genau, wer woran arbeitet, und hat die Dauer für Abstimmungen und Monatsabschlüsse von 20 auf nur 7 Tage reduziert. Seit seiner Gründung im Jahr 2009 ist GetYourGuide die führende Plattform zum Entdecken und Buchen von Erlebnissen mit mehr als 180.000 Angeboten weltweit, darunter geführte kulinarische Touren, immersive Aktivitäten und vieles mehr. Das schnell wachsende Unternehmen hat bereits über 120 Millionen Erlebnisse für Reisende aus nahezu allen Ländern der Welt ermöglicht, von Stadtführungen mit lokalen Experten über Koch und Handwerkskurse bis hin zu Tickets ohne Anstehen für weltberühmte Sehenswürdigkeiten und Museen.

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FloQast war zu 100% benutzerfreundlicher als alles andere, was wir uns angesehen haben. Und wir dachten, es wäre für neue Benutzer einfacher, es sofort zu lernen und zu verwenden.‍

— Rebekka Stuart, Finanzkontrolleur der Gruppe

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Von Sydney über Paris bis Dubai konzentrieren sich die 17 Büros und rund 800 Mitarbeiter von GetYourGuide darauf, Reisenden auf der ganzen Welt unvergessliche Erlebnisse zu bieten und gemeinsam mit Tausenden von Erlebnisgestaltern ihr Geschäft weiter auszubauen. Was jedoch nicht immer so beeindruckend war, war der Abschlussprozess zum Monatsende. Rebekka Stuart ist Group Financial Controller bei GetYourGuide und trägt die Gesamtverantwortung für den monatlichen Abschluss. „Wir haben Checklisten verwendet und Testabrechnungen manuell vorgenommen, und unser Team von 1-5 Mitarbeitern hatte kaum bis gar keinen Überblick darüber, was fertig war oder nicht“, sagte Rebecca. „Wir haben es geschafft, aber wir wussten, dass wir neues Wachstum nicht effektiv skalieren und bewältigen konnten, es war einfach nicht nachhaltig.“

Umstieg auf Skalierung, Geschwindigkeit und Qualität

Das Accounting-Team von GetYourGuide war von Beginn an von FloQast begeistert – vor allem wegen der einfachen Handhabung und des intuitiven Designs. Eine anstehende Umstellung des ERP-Systems auf SAP S/4HANA Cloud spielte ebenfalls eine Rolle bei der Entscheidung, hielt GetYourGuide jedoch nicht davon ab, die Implementierung von FloQast voranzutreiben. „Obwohl wir die ERPs geändert haben, haben wir nicht gezögert, FloQast zu implementieren, um sofortige Transparenz und Produktivität zu erzielen“, sagte Rebecca. „Wir haben den Wechsel zu SAP vollzogen, nachdem wir FloQast zwei Jahre lang mit unserem alten ERP verwendet hatten, und dieser Übergang verlief problemlos. Es fühlte sich an, als ob wir nur kopieren, einfügen und teilen mussten; es war sehr einfach.“ Zwei weitere wichtige Akteure im GetYourGuide Accounting Team sind ebenfalls Poweruser von FloQast. Carolina Rodrígues ist dafür verantwortlich, jeden Monat die deutschen Geschäftseinheiten von GetYourGuide zu schließen, während Víctor Dominguez kümmert sich um alle internationalen Unternehmen. „Unsere Benutzer brauchten nur eine kurze Online-Schulung, um es zu erlernen und zu verwenden“, sagte Carolina. „Und wenn es danach noch Fragen gibt, sind die FloQast-Support- und Erfolgsteams fantastisch.“

Transparenz und Monatsabschluss in zehn Tagen auf einer Plattform

Rebekka betonte, dass die FloQast Plattform entscheidend dazu beigetragen habe, das Unternehmenswachstum effizient zu unterstützen und die teamübergreifende Zusammenarbeit zu stärken. Der greifbarste Erfolg zeigte sich in der erheblichen Verkürzung der Zeit bis zur Abstimmung und zum Monatsabschluss. „Wir sind jetzt in der Lage, 600 Konten abzugleichen und in nur 7 Tagen zu schließen, ein Vorgang, für den wir früher durchschnittlich 20 Tage gebraucht haben“, so Rebecca. „Und wir sind der Meinung, dass wir es um weitere 1-2 Tage reduzieren können, da wir weiter an Effizienz gewinnen.“ Carolina erklärte, dass das Team dank der FloQast Dashboards, Notizen und der Gmail Integration weniger Unterbrechungen und Nebenabsprachen habe und sich dadurch besser konzentrieren könne. So erledigen sie in kürzerer Zeit deutlich mehr.

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Wir haben viele der Hin- und Her-E-Mails, Slack-Nachrichten und Schreibtischgespräche reduziert, die wir früher für Fragen und Status-Updates geführt haben. Jetzt haben wir einen globalen Überblick über die Arbeitslast und einen Audit-Trail für alles.

‍— Carolina Rodrigues, Leiter der Plattformbuchhaltung

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Victor erhielt kürzlich einen Referenzanruf von einem anderen Unternehmen, das FloQast kaufen möchte. Er fasste die FloQast-Vorteile auf diese Weise zusammen.

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Sie können sofort Entscheidungen treffen, alles bleibt übersichtlich nachverfolgt, und Sie unterstützen Ihr Team dabei, Herausforderungen zu meistern und den Ablauf reibungslos zu gestalten. Einfacher, schneller und ein Gewinn für alle.

‍— Víctor Dominguez, Leiter der internationalen Buchhaltung

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