GetYourGuide automatise les rapprochements et réduit la clôture de fin de mois de plus de 50 % grâce à FloQast

Basée à Berlin GetYourGuide, la principale plateforme mondiale de découverte et de réservation d'expériences de voyage, avait eu du mal à terminer sa clôture de fin de mois, pour 16 entités internationales, avec une collection de feuilles de calcul, de listes de contrôle et de rapprochements manuels décousus avant de trouver FloQast. Désormais, l'équipe comptable de GetYourGuide obtient des informations en temps réel sur l'état des tâches critiques de Clôture, sait exactement qui y travaille et réduit le temps de rapprochement total et de clôture de 20 à 7 jours. Depuis 2009, GetYourGuide est devenu la source incontournable au monde pour plus de 180 000 expériences telles que des visites gastronomiques guidées, des expériences immersives et d'autres activités à faire dans le monde entier. L'entreprise en pleine croissance a mis en relation des voyageurs de presque tous les pays du monde avec plus de 120 millions d'expériences, qu'il s'agisse de visites guidées par des experts locaux, d'excursions culinaires, de cours de cuisine et d'artisanat, de billets coupe-file pour des monuments et des musées emblématiques, etc.

{souligner}

FloQast était 100 % plus convivial que tout ce que nous avons examiné. Et nous avons pensé qu'il serait plus facile pour les nouveaux utilisateurs de l'apprendre et de l'utiliser immédiatement.‍

— Rébecca Stuart, Group Financial Controller

{souligner}

De Sydney à Paris en passant par Dubaï, les 17 bureaux de GetYourGuide et ses quelque 800 employés s'efforcent d'offrir des expériences inoubliables à ses voyageurs du monde entier, tout en travaillant avec ses milliers de créateurs d'expériences pour développer leurs activités. Ce qui n'a pas toujours été aussi incroyable, c'est son processus de clôture de fin de mois. Rébecca Stuart est contrôleur financier du groupe chez GetYourGuide et est responsable de l'ensemble de la clôture mensuelle. « Nous utilisions des listes de contrôle, établissions les soldes d'essai manuellement, et notre équipe composée de 1 à 5 personnes n'avait que peu ou pas de visibilité sur ce qui était terminé ou non », explique Rebecca. « Nous l'avons fait fonctionner, mais nous savions que nous ne pouvions pas évoluer et gérer efficacement une nouvelle croissance, car cela n'était tout simplement pas durable. »

Passer à l'échelle, à la rapidité et à la qualité

L'équipe comptable de GetYourGuide a immédiatement apprécié FloQast pour sa simplicité et sa conception intuitive. Une conversion imminente de l'ERP vers SAP S/4HANA Cloud a également joué un rôle dans la décision, mais elle n'a pas retardé les plans de GetYourGuide visant à aller de l'avant avec FloQast. « Même si nous étions en train de changer d'ERP, nous n'avons pas hésité à implémenter FloQast pour une transparence et une productivité immédiates », explique Rebecca. « Nous sommes passés à SAP après avoir utilisé FloQast avec notre ancien ERP pendant deux ans, et cette transition s'est faite sans difficulté. Nous avons eu l'impression qu'il ne nous restait plus qu'à copier, coller et partager ; c'était très simple. » Deux autres acteurs clés de l'équipe comptable de GetYourGuide sont également des utilisateurs expérimentés de FloQast. Caroline Rodrigues est responsable de la fermeture mensuelle des entités commerciales allemandes de GetYourGuide, tandis que Viktor Dominguez gère toutes les entités internationales. « Il n'a fallu qu'une courte session de formation en ligne pour que nos utilisateurs l'obtiennent et commencent à l'utiliser », explique Carolina. « Et si vous avez des questions par la suite, les équipes d'assistance et de réussite de FloQast sont formidables. »

Transparence, réconciliation et clôture en 10 jours, le tout sur une seule plateforme

Rebecca explique que la plateforme FloQast a permis de suivre plus facilement le rythme de croissance de l'entreprise et de collaborer entre les équipes. La mesure la plus tangible du succès a été de raccourcir les jours nécessaires pour se réconcilier et clôturer. « Nous sommes désormais en mesure de concilier 600 comptes et de les clôturer en seulement 7 jours, un processus qui nous prenait auparavant 20 jours en moyenne », explique Rebecca. « Et nous pensons pouvoir le réduire de 1 à 2 jours supplémentaires tout en continuant à gagner en efficacité. » Carolina explique que la réduction des interruptions et des conversations dans la barre latérale, grâce aux tableaux de bord FloQast, aux notes et à l'intégration de Gmail, permet à l'équipe de se concentrer et d'en faire plus en moins de temps.

{souligner}

Nous avons réduit la plupart des échanges d'e-mails, de messages Slack et de conversations de bureau que nous avions l'habitude d'avoir pour des questions et des mises à jour de statut », a déclaré Carolina. « Nous disposons désormais d'une vue globale de la charge de travail et d'une piste d'audit pour l'ensemble de celle-ci.

‍– Carolina Rodrigues, Head of Platform Accounting

{souligner}

Victor a récemment reçu un appel de référence d'une autre société souhaitant acheter FloQast. Il a résumé les avantages de FloQast de cette façon.

{souligner}

Vous pouvez prendre des décisions précises en temps réel, tout est suivi et vous aidez votre équipe à résoudre les problèmes et à faire avancer les choses, ce qui est vraiment le rôle principal de tout bon leader », explique Victor. « C'est plus facile, plus rapide et tout le monde y gagne.

‍— Viktor Dominguez, International Accounting Manager

{souligner}