Wie finQuery halbierte die Zeit bis zum Abschluss und erhöhte gleichzeitig die Sichtbarkeit und die Zusammenarbeit

Die FinQuery-Plattform, ehemals LeaseQuery, bietet Finanz- und IT-Experten weltweit Einblicke in das Leasing- und SaaS-Ausgabenmanagement. Angesichts des jüngsten hohen Umsatz- und Mitarbeiterwachstums haben die Buchhaltungsleiter von FinQuery die manuellen Prozesse, die die Fähigkeit des Unternehmens zur effizienten Skalierung gefährden, genau unter die Lupe genommen — insbesondere den manuellen Monatsabschluss, der per Tabellenkalkulationen und E-Mail verwaltet wird. Seit der Implementierung von FloQast hat FinQuery die Kontrollen und Transparenz verbessert, die Zusammenarbeit verbessert und die Zeit bis zum Abschluss halbiert, von 10 Tagen auf 5 Tage.

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FinQuery hat es sich zur Aufgabe gemacht, die benutzerfreundlichsten und vertrauenswürdigsten Lösungen bereitzustellen, um Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und die Effizienz für die größten Ausgabenbereiche eines Unternehmens — Leasingverträge und Softwareabonnements — zu steigern. Angesichts eines wachsenden Kundenstamms von über 7.000 Organisationen und über 34.000 Benutzern wurde der Bedarf an verbesserter Effizienz immer wichtiger.

FinQuery erkannte die Ineffizienzen in ihrem manuellen Monatsabschlussprozess und suchte nach einer Lösung, um ihre Ziele effektiv zu erreichen.

„Es war absolut sinnvoll, mit unserem Monatsabschluss eine Lösung zu finden, um Zeitverschwendung zu vermeiden und die Effizienz zu steigern“, sagte Justin Smith, Chief Financial Officer von FinQuery. „Vor FloQast war unser Abschluss beispielsweise ein sehr manueller Prozess, der größtenteils anhand von Tabellenkalkulationen abgewickelt wurde.“

Die Abhängigkeit von FinQuery von manuellen Prozessen machte sich vor allem in einem langwierigen Abschlussprozess Monatsabschluss bemerkbar. „Wir schlossen im Durchschnitt in etwa 10 Tagen ab“, so Smith, „und wir wussten, dass wir mit Automatisierung und sorgfältigeren Prozessen besser abschneiden könnten.“

„Wir wollten eine Close-Lösung, die uns sowohl mehr Effizienz als auch mehr Transparenz und bessere Kontrollen bietet“, sagte Smith. „Nachdem wir einige andere Lösungen evaluiert hatten, entschieden wir uns letztendlich für FloQast aufgrund seiner intuitiven Benutzererfahrung und seines guten Rufs.“

Die Implementierung der Close Management- und ReminD-Lösungen von FloQast erwies sich für FinQuery als transformativ. Durch die Zentralisierung aller Checklisten, Workflows und Informationsanfragen wurde das Hin und Her des manuellen Abrufs von Berichten und dem Ausschneiden und Einfügen von Informationen per E-Mail überflüssig.

„Mit FloQast ist jetzt alles in der Anwendung, sodass wir sofort mit der Ausführung beginnen können, und wir wissen, dass es keine blinden Flecken gibt“, sagte Smith.

Die finanziellen und betrieblichen Auswirkungen von Close Management Automation

Die Auswirkungen von FloQast auf die Geschäftstätigkeit von FinQuery waren sowohl greifbar als auch erheblich. Es erhöhte nicht nur die Gesamtproduktivität des Teams, sondern es wurde auch eine bemerkenswerte Reduzierung der für den Abschlussprozess aufgewendeten Zeit um 50 Prozent erzielt. Smith erklärt: „Wir müssen jetzt nicht mehr so schnell neue Mitarbeiter einstellen, um unser Wachstum zu bewältigen und unsere Days-to-Close-Ziele zu erreichen.“

„Wenn Sie die Möglichkeit, sich fünf Tage pro Monat rasieren zu können, auf ein Jahr umrechnen, sind das 30 bis 60 Tage pro Jahr“, sagte Smith. „Multiplizieren Sie das mit der Anzahl der Teammitglieder, die den Close unterstützen, und Sie werden echte Einsparungen sehen. Das hat einen absoluten ROI.“

Zusätzlich zu den finanziellen Gewinnen hat FloQast den Prozessen von FinQuery ein neues Maß an Transparenz verliehen. Die Plattform bot Einblick in Genehmigungen, Prüfungen und Genehmigungen und erwies sich im monatlichen Arbeitsablauf und bei Audits zum Jahresende als unschätzbar.

„Wir haben einen besseren Überblick darüber, wer die Prüfung vorgenommen hat, wer die Genehmigung erteilt hat und wer die Freigabe veranlasst hat. All dies ist nicht nur im Monat von Vorteil, sondern auch am Jahresende, wenn Sie mit Ihrem Prüfer:in zusammenarbeiten „, sagte Smith.

CFO-Produktivität — und Seelenfrieden

‍Es wäre leicht, einen der vielleicht größten Vorteile der FloQast-Lösung zu übersehen — die Möglichkeit, den CFO zu entlasten, ohne den Überblick zu verlieren. CFO Justin Smith stellte fest, dass FloQast dank der optimierten und zentralisierten Prozesse die Effizienz des Teams steigerte und ihn gleichzeitig davor bewahrte, ständig in die täglichen Abläufe hineingezogen zu werden.

„Wenn der Prozess aus E-Mail-Postfächern und Tabellenkalkulationen entfernt wird, kann jemand in meiner Position unmöglich den gesamten Abschlussprozess verfolgen“, sagte Smith. „FloQast steigert die Produktivität meines Teams und ermöglicht es ihnen, selbst intelligentere finanzielle Entscheidungen zu treffen. Es hat mir auch dabei geholfen, meine persönliche Produktivität zu verbessern und mich darüber auf dem Laufenden zu halten, dass mein Team den Abschluss vorantreibt, und mir gleichzeitig ermöglicht, mich auf andere wichtige Prioritäten und strategische Initiativen zu konzentrieren, die für den Erfolg des Unternehmens entscheidend sind.“