NewAmsterdam Pharma verbessert die Kontrolltransparenz und die Einhaltung der Vorschriften mit FloQast

Gegründet im Jahr 2020, Neues Amsterdam Pharma ist ein niederländisch-amerikanisches Pharmaunternehmen, das sich fortschrittlichen innovativen Therapien für Herz-Kreislauf-Erkrankungen verschrieben hat. Aufgrund des Erfolgs des Unternehmens bei der Verfolgung dieses Ziels expandierte das Unternehmen von Europa nach Nordamerika und durchlief zahlreiche Forschungs- und Finanzierungsphasen. Im Jahr 2022 wurde es ein börsennotiertes Unternehmen und kündigte 2024 im Rahmen eines erweiterten Börsengangs einen Nettoerlös von 190 Millionen US-Dollar an. Um mit diesem dramatischen Wachstum Schritt zu halten, musste sich das Buchhaltungsteam von NewAmsterdam Pharma an zahlreiche finanzielle Herausforderungen anpassen, darunter die Einhaltung der Compliance-Standards für börsennotierte Unternehmen. Im Rahmen dieser Reise entschied sich das Team für den Übergang zu einer einheitlichen Plattform, die in der Lage ist, den Buchhaltungsprozess mit den strengen Compliance-Anforderungen zu verbinden.

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„Früher haben wir vollständig in Excel und SharePoint gearbeitet. Es war sehr manuell und hat bei der Prüfung viel Zeit in Anspruch genommen. Wir brauchten ein Tool, mit dem wir effizient zusammenarbeiten konnten und das alle auf dem Laufenden hielt.“

— Willem van Roekel, Direktor für interne Kontrollen

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Vor FloQast

Nach dem Börsengang im Jahr 2022 benötigte NewAmsterdam Pharma eine straffere Finanzfunktion, um den neuen regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen, einschließlich der Einhaltung der EU-Finanzrichtlinien und der der USA Sarbanes-Oxley (SOX) -Gesetz. Der Direktor für interne Kontrollen des Unternehmens, Willem van Roekel, stellte fest, dass sich das Buchhaltungsteam vor der Implementierung von FloQast auf Excel und SharePoint verlassen hatte, um die monatlichen Close and Tracking Compliance abzuwickeln. Laut Willem war dieses System „sehr manuell“, bot eine schlechte Versionskontrolle und erforderte vor allem, dass die Teammitglieder ständig auf ihre Buchhaltungskontrollen zurückgreifen mussten. Es gab noch andere Compliance-Probleme, die es zu berücksichtigen galt. Während das Buchhaltungsteam vor und während des Börsengangs relativ klein war, wuchs es 2023 rasant. Dieses Wachstum bedeutete, dass die Teammitglieder häufiger und enger zusammenarbeiten mussten und einen besseren Überblick über den Fortschrittsstatus der Kontrollaufgaben zum Monatsende benötigten. Angesichts dieser Herausforderungen begann NewAmsterdam Pharma, Optionen für eine digitale Transformation zu erörtern. Nach Recherchen zu Wettbewerbsplattformen wurde das Buchhaltungsteam auf Empfehlung eines anderen FloQast-Kunden aus der Pharmaindustrie auf FloQast aufmerksam. Selbst nachdem er sich die Demos von Mitbewerbern angesehen hatte, sagte Willem, dass FloQast sich nicht nur durch die Stärke seines Compliance-Moduls von der Masse abhob, sondern auch durch die „Freiheit“ und „Intuitivität“, die die Plattform bot.

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„Nachdem wir die Demos durchgesehen hatten, wurde uns klar, dass wir sofort mit FloQast arbeiten konnten. Die Implementierungszeit war ein großer Vorteil. „— Willem van Roekel, Direktor für interne Kontrolle

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Implementierung von FloQast

Da die Einrichtung im September 2023 begann und im Dezember abgeschlossen war, verlief der Implementierungsprozess schneller und reibungsloser, als selbst das neue Team von Amsterdam Pharma erwartet hatte. Willem betonte, wie nützlich die technische Unterstützung von FloQast bei der Implementierung war. Dazu gehörten Schulungsmaterial, gezielte Unterstützung für das Close- und Compliance-Management sowie Beispiele dafür, wie ähnliche Unternehmen die Plattform integriert hatten. Er hob auch den Vorteil der praktischen Buchhaltungsexpertise von FloQast hervor: „Die FloQAST-Berater waren in der Vergangenheit Wirtschaftsprüfer“, sagte Willem, „also wussten sie genau, woher ich kam. Ich erhielt einfache Antworten auf alle meine Fragen. „Ebenso war im Zusammenhang mit dem schnellen Wachstum von NewAmsterdam Pharma die Leichtigkeit und Geschwindigkeit, mit der die Buchhalter des Unternehmens FloQast schulen und mit der Verwendung von FloQast beginnen konnten, ein großer Vorteil — nicht zuletzt bei der Integration in bestehende Buchhaltungstools über Anwendungsprogrammierschnittstellen (API).

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„Die Übersetzung unserer aktuellen Prozesse in FloQast war sehr einfach. Die API-Integration verlief reibungslos. Die Dokumentation war klar und das FloQast-Team war da, um uns durchzubringen. Wenn ich Fragen hatte, bekam ich schnell Hilfe.“

— Willem van Roekel, Direktor für interne Kontrollen

Einer der wichtigsten Vorteile der FloQast-Plattform war die Sichtbarkeit, die sie in die Compliance-Workflows von NewAmsterdam Pharma gebracht hat. Das Dashboard von FloQast bietet dem Buchhaltungsteam einen detaillierten Überblick über die monatlichen Aufgaben, einschließlich Zielen, Fristen und Fortschritten in Echtzeit. Es ermöglicht den Teammitgliedern, Verzögerungen und potenzielle Verzögerungen zu erkennen und Ressourcen schnell neu zuzuweisen, um Probleme zu lösen. In der Zwischenzeit nutzen die Kontrollinhaber das Checklistentool, um den SOX-Compliance-Prozess besser bekannt zu machen und die Anwendung bestimmter Transaktionen, Geschäftsprozesse und Compliance-Aufgaben auf Unternehmensebene zu verfolgen. Die Klarheit und Konsistenz, die FloQast bietet, haben auch dazu beigetragen, die Spannungen mit den Auditoren zu verringern. Mit kuratiertem Zugang zu FloQast-Konformitätsmanagement, können Auditoren die Aufgaben verfolgen, die das Buchhaltungsteam von NewAmsterdam Pharma Monat für Monat erledigt hat, und sich die Aufgaben ansehen, die abgesegnet wurden. Diese sichere Funktion für Auditoren hat NewAmsterdam Pharma Zeit und Ressourcen gespart, da Willem und sein Team nicht mehr eine große Menge an vom Kunden bereitgestellten Materialien (PBC) hin- und herschicken müssen.

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„Wir können sicherstellen, dass alles getan wird. Wir können uns alle vierteljährlichen Kontrollen ansehen, die wir durchführen müssen, bevor wir zum Prüfungsausschuss gehen und unsere Zahlen veröffentlichen. FloQast hält alle auf derselben Seite.“

— Willem van Roekel, Direktor für interne Kontrollen

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Bedienkomfort

Willem betonte, dass die Verbesserungen, die FloQast geliefert hat, in einer manuellen Umgebung nicht möglich gewesen wären. Der Komfort automatisierter Steuerungen hat dazu geführt, dass das Unternehmen mit einem optimierten Team ein höheres Maß an Compliance erreichen und gleichzeitig die Effizienz und Genauigkeit steigern konnte. Vor diesem Hintergrund war FloQast besonders nützlich für die Verbesserung der SOX-Konformität, was darauf basiert, dass die gesamte Finanzabteilung jeden Monat Rechenschaftspflicht und Pünktlichkeit gewährleistet. Als für SOX verantwortlicher Controller hob Willem die Vorteile hervor, die es hat, die benötigten Informationen immer zur Hand zu haben, einschließlich der Möglichkeit, Ersteller und Gutachter für bestimmte Aufgaben zu kontaktieren und die Aufgabentrennung sicherzustellen. Ebenso kann er schnell eingreifen, wenn er ein Teammitglied entdeckt, das möglicherweise Hilfe bei seinen monatlichen Aufgaben benötigt, um Problemen einen Schritt voraus zu sein und Ressourcen bereitzustellen, um neu auftretende Probleme oder Termindruck abzuschwächen.

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„FloQast erspart mir viel Zeit beim Prüfen, Nachverfolgen und Nachverfolgen. Das ist die größte Zeitersparnis. Für jede Kontrolle gibt es eine Rechenschaftspflicht, und vor Ablauf der Frist ist alles klar. Es ist eine sehr effiziente Arbeitsweise.“

— Willem van Roekel, Direktor für interne Kontrollen

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