Stack Overflow halbiert die Zeit bis zum Abschluss und stellt die Auditbereitschaft sicher

Stack Overflow: Eine vertrauenswürdige Online-Community

Stack Overflow ist die größte und vertrauenswürdigste Online-Entwickler-Community, in der Entwickler lernen, ihr Wissen teilen und ihre Karriere aufbauen können. Mehr als 50 Millionen professionelle und angehende Programmierer besuchen Stack Overflow jeden Monat, um bei der Lösung von Programmierproblemen zu helfen, neue Fähigkeiten zu entwickeln und Jobmöglichkeiten zu finden. Stack Overflow wurde 2008 gegründet und arbeitet mit Unternehmen zusammen, um ihnen zu helfen, die Entwickler der Welt zu verstehen, einzustellen, zu engagieren und zu fördern. Um mehr über die Geschäftslösungen von Stack Overflow — technische Rekrutierung, Werbung, Marktforschung und Wissensaustausch für Unternehmen — zu erfahren, besuchen Sie stackoverflowbusiness.com.

Sanfter Abschluss führt zu einer „überwältigenden“ Jahresabschlussprüfung

Als mittelständisches Unternehmen führte Stack Overflow ursprünglich am Ende eines jeden Monats einen „Soft Close“ durch. Dieser vereinfachte Abschlussprozess der Buchhaltung beruhte auf einer Microsoft Excel-Checkliste, die keine spezifischen, detaillierten Aufgaben enthielt. Infolgedessen war es schwierig, sicherzustellen, dass alle Schritte abgeschlossen waren, oder den Status des Abschlusses zu ermitteln und darüber zu berichten. „Auf unserer Checkliste stand nur ‚AR schließen', und keiner der Schritte in diesem Prozess war aufgeführt“, so Jerry Raphael, der kürzlich vom Controller zum Vice President of Finance befördert wurde. „Ich konnte also nicht sagen, ob jemand zu 10 oder 90 Prozent mit der Schließung des Kontos fertig war, ohne eine E-Mail zu senden oder anzurufen, um nachzufragen.“ Außerdem beinhaltete der Soft-Close des Unternehmens keinen monatlichen Kontenabstimmung der gesamten Bilanz. Dies führte zu einem sehr schwierigen Jahresabschluss, der noch schwieriger wurde, als das Unternehmen zu einer Big-Four-Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wechselte und die Abschlussanforderungen eskalierten. „Die Vorbereitung des Audit zum Jahresende war enorm und überwältigend“, sagte Robyn Wertman, Director of Accounting. „Wir haben Wochen damit verbracht, zurückzugehen und nach Informationen zu suchen.“

FloQast: Ein einfach zu bedienender Hauch frischer Luft

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, begann Stack Overflow, nach einer Softwarelösung für das enge Management zu suchen. Raphael besuchte eine Konferenz, die vom ERP-Anbieter von Stack Overflow, Sage Intacct, veranstaltet wurde und auf der Anbieter ihre Produkte vorführten. „Als wir mit unserer Suche begannen, ging ich davon aus, dass wir bei BlackLine landen würden, weil ich es in der Vergangenheit verwendet hatte“, sagte er.

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„Aber ich erinnerte mich daran, dass es sehr schwierig zu implementieren war, eine Menge Training erforderte und eine unhandliche Benutzeroberfläche hatte. Als ich FloQast ausprobierte, fühlte es sich an wie ein frischer Wind. Es hatte nicht nur einen sehr günstigen Preis, sondern war auch extrem einfach zu bedienen. Ich habe es innerhalb von 20 Minuten abgeholt.

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Durch die Integration mit Sage Intacct greift FloQast auf den Hauptbuchsaldo von Stack Overflow zu und gleicht ihn mit den Excel-Arbeitsmappen des Buchhaltungsteams ab, um den Abstimmungsprozess zu automatisieren und die Arbeit zu beschleunigen, die erforderlich ist, um sicherzustellen, dass die Konten immer prüfungsbereit sind. „Es passt, dass wir FloQast auf der Sage Intacct Conference entdeckt haben“, sagte Wertman. „Ich habe viel Zeit damit verbracht, FloQast anderen Buchhaltern zu empfehlen, und ich sage oft, dass jeder, der Sage Intacct implementiert, auch FloQast verwenden sollte.“ FloQast wurde von erfahrenen Buchhaltern entwickelt, die aus erster Hand wissen, was zum Abschluss der Geschäftsbücher erforderlich ist. FloQast ist auch in Microsoft Excel integriert, ein grundlegendes Tool für Buchhaltungsteams. „Die Realität ist, dass Buchhalter täglich Excel verwenden“, sagte Raphael. „Spreadsheets sind da, um zu bleiben, und FloQast versteht das. Dadurch können wir unsere vorhandenen Excel-Abstimmungen weiterhin verwenden. Dies und die intuitive Benutzeroberfläche von FloQast sind ein wichtiger Grund, warum wir keine Schulung benötigten, um loszulegen. „Während der Implementierung arbeitete das Team von erfahrenen Wirtschaftsprüfern von FloQast mit Stack Overflow zusammen, um die genaue Checkliste des Unternehmens zu erstellen. Detaillierte Schritte im Abschlussprozess wurden hinzugefügt, um die Transparenz und Rechenschaftspflicht zu erhöhen. „Wir haben zwei Tage gebraucht, um die Implementierung abzuschließen, aber wir hätten sie in einem halben Tag erledigen können, wenn wir direkt durchgearbeitet hätten. Für ein Unternehmen unserer Größe ist es kaum vorstellbar, dass es viel länger dauert „, sagte Raphael. „FloQast hat nach Monatsende und Quartalsende bei uns eingecheckt, um zu sehen, wie die Dinge laufen, und um ein paar Änderungen vorzunehmen, und dann haben wir von da an übernommen. Jetzt können wir ganz einfach selbst Änderungen vornehmen, und das FloQast-Team reagiert unglaublich schnell, wenn wir Unterstützung benötigen.“

Ein formalisierter Abschlussprozess für prüfungsfähige Finanzdaten

Stack Overflow verwendet jetzt FloQast, um einen formelleren Abschlussprozess auszuführen, einschließlich klarer Verfahren, Kontrollen und Zeitpläne. Der Prozess ist einfacher zu verwalten und bietet deutlich mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht. Infolgedessen wurde die Zeit bis zum Abschluss um mehr als die Hälfte von 22 auf zehn Tage verkürzt, sodass sich das Buchhaltungsteam mehr Zeit auf seine täglichen Aufgaben und strategischen Projekte konzentrieren kann. Floqast hat es auch dem Buchhaltungsteam von Stack Overflow erleichtert, sein Wachstum effizient zu verwalten. Wenn Mitarbeiter hinzukommen — in einigen Fällen im Ausland —, werden ihre engen Prozessverantwortlichkeiten über die dynamischen Checklisten des Unternehmens in FloQast zugewiesen und verwaltet. Alle Teammitglieder können mithilfe des Status-Dashboards von FloQast in Echtzeit zum Monatsende sofort sehen, wo der Prozess steht. „Die Politik von Stack Overflow besteht darin, für jede Position den besten Kandidaten einzustellen, unabhängig davon, wo sie sich befinden“, sagte Raphael. „Daher ist es von entscheidender Bedeutung, eine vollständig transparente Lösung zu haben, mit der ich sehen kann, wer was und wann getan hat — wo auch immer sie sich befinden.“ Der Abschlussprozess von Stack Overflow ist nicht nur schneller und transparenter, sondern auch genauer. „Alle sprechen davon, den Abschluss zu beschleunigen, aber Sie benötigen auch zuverlässige Zahlen, die Sie mit internen und externen Interessengruppen teilen können“, fügte Raphael hinzu. „In manchen Fällen bekommt man keine zweite Chance, es richtig zu machen. Diese Zahlen gehen in der Regel an Abteilungsleiter, Vorstände und Banken, und für einige Unternehmen werden sie sogar veröffentlicht.“

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„Mit FloQast kann ich nachts schlafen, da ich weiß, dass alle unsere Konten prüfungsbereit sind.“

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