Optimierte Compliance: Der Erfolg der gemeinsamen Chiropraktik mit FloQast

Im Jahr 2021 Die gemeinsame Chiropraktik (NASDAQ: JYNT) versuchte, seine Berichterstattung zu rationalisieren, die Sichtbarkeit der Arbeitsabläufe zu verbessern und den Monatsabschluss zu beschleunigen. Seit der Implementierung von FloQast hat das Team dramatisch hat seinen Schließvorgang verbessert, um die Sichtbarkeit der Arbeitsabläufe zu erhöhen und die Berichterstattung zu beschleunigen.

Wann Kelly Vargas, Vizepräsidentin, Unternehmenscontroller, vom Wind erwischt Einhaltung Lösung innerhalb der FloQast-Plattform, sah sie die Chance, alles in FloQast zu integrieren, was dem umfassenden Compliance-Programm des Unternehmens einen großen Gewinn bescherte. Der Ersatz der vorherigen Compliance-Plattform durch FloQast löste nicht nur die Probleme des Teams mit der vorherigen Lösung, sondern ermöglichte dem Unternehmen auch:

• Integrieren Sie die Einhaltung von Vorschriften in bestehende Workflows
• Zentralisieren Sie Daten und automatisieren Sie Prozesse auf einer einzigen Plattform
• Lösen Sie die ineffiziente Beweiserhebung
• Optimieren Sie den Auditprozess

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Die Umstellung von über 100 Kontrollen in 13 wichtigen Prozessen auf FloQast Compliance Management verlief für unser Team reibungslos. Die Steuerungen waren bereits in FloQast eingebettet, was den Prozess unkompliziert machte. Wir gingen schnell durch die einzelnen Schritte, und unser interner Prüfer:in war in der Lage, Änderungen direkt in den Schilderungen vorzuschlagen, die ich in Echtzeit genehmigen und aktualisieren konnte. Diese Integration verbesserte unsere Effizienz erheblich und ermöglichte es uns, unser Compliance-Management zu rationalisieren und uns im dritten Quartal auf die Tests zu konzentrieren.“

- Kelly Vargas, Vizepräsident, Unternehmenscontroller

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Compliance-Exzellenz erreichen: Der Weg der gemeinsamen Chiropraktik zum Erfolg

Während The Joint Chiropractic seine Buchhaltungsprozesse weiter optimierte, ließen viele der Nachteile der vorherigen Compliance-Plattform Kelly innehalten, aber das war die beste Lösung, die ihnen zu diesem Zeitpunkt zur Verfügung stand. Das heißt, bis sie davon hörten FloQast-Konformitätsmanagement.

„Die vorherige Compliance-Plattform war für mich nicht sehr intuitiv, insbesondere wenn es darum ging, Benutzer und ihre Arbeitsbereiche einzurichten“, sagte Kelly. „Wenn jemand unser Unternehmen verließ, musste ich den Kontrollverantwortliche:r einzeln manuell neu zuweisen oder den Helpdesk für Massenänderungen kontaktieren, was zeitaufwändig war. Die Plattform hatte mehrere Fenster, durch die man für jede Aufgabe navigieren konnte, was es schwierig machte, einen Überblick über unseren Compliance-Status in Echtzeit zu erhalten. Es fühlte sich an wie eine Blackbox, und ich hatte Mühe, den Überblick zu behalten, wo wir uns im Prozess befanden.

„Während eines Check-ins telefonieren mit Das Accounting Success Team von FloQast, erfuhr Kelly von der bevorstehenden Compliance-Management-Lösung und meldete sich freiwillig, um das Produkt zu testen.

„Als ich zum ersten Mal von FloQast Compliance Management hörte, wusste ich, dass es mir gefallen würde“, sagte sie. „FloQast ist wie das Apple iPhone — intuitiv, sauber und einfach zu bedienen. Darüber hinaus ist FloQast im Gegensatz zur vorherigen Compliance-Plattform, auf der ich ständig Helpdesk-Tickets einreichen musste, Self-Service und sehr intuitiv. Mit einem Dashboard kann ich schnell sehen, wo sich alles befindet, und es ist einfach, die Einhaltung der Vorschriften zu verwalten, ohne externe Hilfe zu benötigen. Es hat das Spiel für uns verändert.“

Ein nahtloser Übergang: Von der vorherigen Compliance-Plattform zum FloQast Compliance Management

Auf die Frage nach der Implementierung von FloQast Compliance Management erwähnte Kelly, dass die Einfachheit sie überrascht habe.

„Es war unglaublich einfach“, erinnert sie sich. „Sie sagten mir 'Hey, wir werden es einschalten', und das haben sie getan. Dann sagten sie mir, sie würden unsere Narrative und Kontrollen einbauen, und das haben sie getan. So einfach war es. Es erforderte überhaupt keine Beteiligung meines Teams. Ich habe es gemacht, ohne dass sie es überhaupt wussten, und als einige von ihnen es in FloQast sahen, sagte ich ihnen, dass wir die vorherige Compliance-Plattform nicht mehr verwenden würden und dass alles, was wir brauchten, bereits in FloQast war.

„Obwohl es fast zu schön klang, um wahr zu sein, gab Kelly zu, dass der Übergang von der vorherigen Compliance-Plattform zu FloQast so einfach war, wie sie es sich erhofft hatte.

„Der Wechsel von der vorherigen Compliance-Plattform zu FloQast Compliance Management verlief unglaublich reibungslos“, sagte Kelly. „Unser Team hat den Übergang kaum bemerkt. FloQast ist einfach so sauber und intuitiv, dass wir es ohne Unterbrechungen implementieren konnten. Wir sehen bereits enorme Vorteile in Bezug auf Rechenschaftspflicht und Effizienz.“

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Der Wechsel von der vorherigen Compliance-Plattform zu FloQast Compliance Management verlief unglaublich reibungslos. Unser Team hat den Übergang kaum bemerkt. FloQast ist einfach so sauber und intuitiv, dass wir es ohne Unterbrechungen implementieren konnten. Wir sehen bereits enorme Vorteile in Bezug auf Rechenschaftspflicht und Effizienz.“

- Kelly Vargas, Vizepräsident, Unternehmenscontroller

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Die Früchte ernten: Effizienz und Integration mit FloQast

Kellys Team verzeichnete nach der Implementierung erhebliche Effizienzsteigerungen FloQast-Konformitätsmanagement. Der nahtlose Übergang und die Aktualisierungen in Echtzeit ermöglichten es ihnen, ihre Compliance-Prozesse zu verbessern.

„Die Umstellung von über 100 Kontrollen in 13 wichtigen Prozessen auf FloQast Compliance Management verlief für unser Team reibungslos“, sagte Kelly. „Die Steuerungen waren bereits in FloQast eingebettet, was den Prozess unkompliziert machte. Wir gingen schnell durch die einzelnen Schritte, und unser interner Prüfer:in war in der Lage, Änderungen direkt in den Schilderungen vorzuschlagen, die ich in Echtzeit genehmigen und aktualisieren konnte. Diese Integration verbesserte unsere Effizienz erheblich und ermöglichte es uns, unser Compliance-Management zu rationalisieren und uns im dritten Quartal auf die Tests zu konzentrieren.

„Kelly gab Einblicke darüber, wie sich Risikobewusstsein und Risikomanagement in ihrer Organisation seit der Implementierung von FloQast entwickelt haben. Durch die Stärkung ihres Teams und die Verbesserung der Rechenschaftspflicht haben sie einen wachsameren Ansatz zur Aufrechterhaltung genauer und wirksamer Kontrollen erreicht:

„Meinem Team mehr Autonomie zu geben und seine Zustimmung zu verlangen, hat das Risikobewusstsein in unserer Organisation erheblich verbessert“, sagte sie. „Sie wissen, dass sie dafür zur Rechenschaft gezogen werden, dass die Prozesse wie dokumentiert ausgeführt werden. Wenn es Unstimmigkeiten gibt, wird ein Gespräch ausgelöst, das sicherstellt, dass alle Änderungen sorgfältig abgewogen werden und wichtige Risikofaktoren nicht übersehen werden. Diese wechselseitige Rechenschaftspflicht hat unser allgemeines Risikomanagement verbessert und dafür gesorgt, dass alle Beteiligten bei der Aufrechterhaltung genauer und wirksamer Kontrollen wachsamer sind.

„Kelly erläuterte, wie die Integration verschiedener Workflows in FloQast mit FloQast Compliance Management ihr Compliance-Framework verändert hat. Die Fähigkeit, Prüf- und Betriebsaufgaben miteinander zu verbinden auf einer einzigen Plattform hat ihr Tracking und ihre Sichtbarkeit in Echtzeit erheblich verbessert:

„Die Verknüpfung verschiedener Workflows in FloQast mit FloQast Compliance Management war für uns ein Durchbruch. Die Integration der Ausführung und Prüfung der Einhaltung von Vorschriften auf derselben Plattform ermöglicht einen optimierten und leicht nachverfolgbaren Rahmen. Das Echtzeit-Dashboard war eine der großartigen Funktionen, von denen Sie nicht wussten, dass Sie sie benötigen, bis Sie eines hatten. Es bietet einen Live-Überblick über unseren Compliance-Status, sodass Sie nicht auf vierteljährliche Updates warten müssen. Diese nahtlose Verbindung zwischen den Arbeitsabläufen stellt sicher, dass unsere Compliance-Umgebung immer auf dem neuesten Stand ist und effizient verwaltet wird.“

Steigerung der Effizienz: Die Auswirkungen auf interne Audits und Budgets

Kelly hob die Effizienzverbesserungen hervor, die dadurch erzielt wurden, dass das interne Auditteam direkten Zugriff auf die FloQAST-Workflows erhielt. Diese Änderung hat ihren Prozess rationalisiert und den Bedarf an manueller Bearbeitung von PBC-Anfragen reduziert:

‍„Unserem internen Auditteam Zugriff auf FloQAST-Workflows zu gewähren, hat unseren Prozess erheblich rationalisiert und das Hin und Her mit PBC-Anfragen reduziert. Jetzt kann unser Prüfer:in Daten direkt in FloQast suchen, exportieren und verwalten, wodurch die Notwendigkeit der manuellen Übertragung von Informationen minimiert wird. Diese nahtlose Integration hat redundante Arbeiten reduziert und unsere Gesamteffizienz verbessert, da alles an einem Ort konsolidiert wurde.

„Kelly erzählte auch, wie sich die Effizienzgewinne durch den Einsatz von FloQast positiv auf ihr internes Auditbudget ausgewirkt haben. Durch die Integration von FloQast in ihre Prozesse konnten sie erhebliche Kosteneinsparungen erzielen:

„Durch die Integration von FloQast in unsere Prozesse haben wir im Vergleich zu den Bemühungen des Vorjahres Einsparungen von 13% erzielt. Unser Budget für interne Audit lag im vergangenen Jahr unter dem Budget, was hauptsächlich auf die Effizienz zurückzuführen ist, die sich daraus ergab, dass unser Prüfer:in Zugang zu FloQast erhielt. Da alle Daten auf einem Bildschirm zusammengefasst sind und der Zugriff optimiert wurde, gehen wir davon aus, dass wir auch in diesem Jahr das Budget unterschreiten werden. Obwohl wir SOX 404B verwalten, sind unser Budget und unsere Istwerte gesunken, seit ich angefangen habe, den SOX-Prozess zu überwachen und ihn mit den engen Checklisten und anderen Workflows in Einklang zu bringen. Diese kontinuierliche Effizienz spiegelt die erheblichen Auswirkungen unserer verbesserten Prozesse wider.“

Nachhaltiger Erfolg: Langfristige Vorteile und Zukunftspläne

Abschließend denkt Kelly über die transformativen Auswirkungen der Integration von FloQast in ihre Compliance-Management-Prozesse nach. Die Möglichkeit, Aufgaben und Audits nahtlos miteinander zu verknüpfen, hat zu einem effizienteren und transparenteren Ansatz für das Compliance-Management geführt. Kelly hebt auch die Benutzerfreundlichkeit und den Self-Service-Charakter von FloQast hervor, wodurch der Arbeitsablauf weiter optimiert wurde:

„Die Möglichkeit, das „Tun“ und das „Audit“ an einem Ort zu verknüpfen, hat unser Compliance-Management wirklich verändert. Dadurch wurde der gesamte Prozess viel integrierter und effizienter. Das Echtzeit-Dashboard war eine der großartigen Funktionen, von denen Sie nicht wussten, dass Sie sie benötigen, bis Sie eines hatten. Dadurch habe ich einen aktuellen Überblick, ohne auf vierteljährliche Updates warten zu müssen. Außerdem musste ich mich bei wesentlichen Änderungen nicht an den Support wenden, da FloQast intuitiv ist und sich selbst bedient. Diese einfache Bedienung ermöglicht es mir, mich darauf zu konzentrieren, weiterzumachen, anstatt mich mit den Komplikationen zu befassen, mit denen wir bei der vorherigen Compliance-Plattform konfrontiert waren.

„Kelly spricht über den erheblichen Wert, den sie in der integrierten Accounting Automation Plattform von FloQast sieht. Sie hebt hervor, wie die kontinuierlichen Verbesserungen und die Integration des Compliance Management zu einer kohärenten und intuitiven Erfahrung geführt haben, was eine deutliche Veränderung gegenüber den fragmentierten Systemen widerspiegelt, die sie zuvor verwendeten:

„Jedes Mal, wenn ich FloQast öffne, entdecke ich eine neue Funktion, die genau so funktioniert, wie ich es intuitiv erwarten würde. Beginnend mit nur dem Schliessen und Erinnern Funktionen, wir haben gesehen, wie sich FloQast zu einer umfassenden Plattform für die Automatisierung der Buchhaltung entwickelt hat. Diese Integration des Compliance Management in eine einzige Plattform war unglaublich wertvoll. Es war eine enorme Hilfe für uns, das, was früher auf mehrere Anwendungen verteilt war, in einem synergetischen System zu konsolidieren. Die Möglichkeit, an einem Ort auf alles zuzugreifen und nahtlos zwischen verschiedenen Funktionen zu navigieren, hat einen immensen Mehrwert und eine enorme Effizienz gebracht und die Plattform für unseren Betrieb unverzichtbar gemacht.“