6 conseils pour former correctement les nouveaux membres de l'équipe

Abhors de l'auteur : Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate du prix 40 CPA Practice Advisor 2021 et 2022, lauréate du palmarès des 50 meilleures femmes en comptabilité, et propriétaire de Leaders Online, où l'entreprise aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus grâce au leadership éclairé et au marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders en ligne ou communiquez avec elle sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

Si vous souhaitez en savoir plus sur Katie et FloQast, regardez son épisode du podcast Blood, Sweat & Balance Sheets du PDG de FloQast, Mike Whitmire, sur Pomme, Spotify, Stitcher, ou YouTube, et n'oubliez pas de vous abonner !

Au cours de la prochaine décennie, on s'attend à ce qu'il y ait 136 400 offres d'emploi par an pour les comptables. Même dans une économie turbulente, le secteur de la comptabilité fait face à une pénurie de talents pour diverses raisons, allant des compétences émergentes au vieillissement de la population professionnelle. Il n'y a qu'une poignée de stratégies à déployer ici. Les chefs d'entreprise interrogés ont déclaré de manière éloquente faire plus avec moins est le levier qu'ils vont actionner. Il est donc essentiel que vous vous concentriez sur cet aspect clé lors de l'embauche : formation.

Si vous ne vous efforcez pas de perfectionner les processus de formation que vous avez mis en place, cela peut entraîner :

• Chiffre d'affaires supérieur à la moyenne
• Faible performance
• Culture négative et employés mécontents
• Une pléthore d'autres problèmes liés au travail

La formation est essentielle à la réussite globale de votre entreprise et de ses employés. Si vous passez du temps à former correctement vos employés, cela peut avoir un impact considérable sur votre entreprise. Voyons d'abord pourquoi c'est le cas, puis nous discuterons de la bonne façon d'aborder la formation.

Pourquoi il est important de s'entraîner de la bonne façon

Les travailleurs sont pas peur de quitter les employeurs à la recherche d'un poste mieux rémunéré ou qui leur offre une meilleure adéquation culturelle. Cependant, si vous formez correctement vos employés, cela peut vous aider à :

• Améliorez la rétention: La comptabilité a un taux de rotation de 9,4 %. Bien qu'il soit inférieur à celui de nombreux domaines, la comptabilité est à un point critique et les données montrent que l'épuisement professionnel est à l'origine d'erreurs financières. Une formation adéquate peut aider à prévenir l'épuisement professionnel des comptables et donc à prévenir les erreurs financières qui en résultent.
• Renforcez la confiance: La formation vous aide à constituer une main-d'œuvre confiante qui s'intègre parfaitement à votre entreprise et peut avoir un impact immédiat sur les opérations.
• Adhérence au processus: Une formation adéquate permet de s'assurer que les processus et les procédures sont correctement suivis, ce qui conduit à l'excellence opérationnelle.
• Améliorer le moral (et les performances): Dans l'ensemble, le moral des équipes est meilleur lorsque tout le monde comprend ce que l'on attend d'eux et est correctement entraîné.

Si vous souhaitez former correctement vos nouveaux employés, les conseils ci-dessous vous seront utiles.

6 conseils pour bien former les comptables

1. Créez une feuille de route de formation

Une formation et une intégration appropriées peuvent contribuer à améliorer la rétention des employés. En fait, une intégration efficace peut améliorer la rétention jusqu'à 82 %.

À quoi ressemble votre feuille de route de formation ? Si vous n'avez pas de feuille de route, c'est le moment d'en établir une. Lorsque vous créez votre feuille de route, tenez compte de la durée : 30 jours, 60 jours, 90 jours ou plus ? La durée de la formation dépendra des rôles et responsabilités de chacun. Toutefois, il doit inclure :

• Étapes d'intégration appropriées
• Des objectifs réalisables en cours de route
• Activités de team building pour rapprocher l'équipe
• Désigner quelqu'un comme « copain » mentor
• Intégrer les membres de l'équipe à la culture de l'entreprise

Les amis et les pairs peuvent contribuer au processus de formation et soulager le stress des nouvelles recrues. Par exemple, ces amis peuvent vous aider à répondre aux questions de votre nouveau membre de l'équipe, lui montrer comment effectuer des tâches et lui apporter un soutien moral lorsqu'il se sent à l'aise dans son nouveau rôle. Personnellement, je recommande de désigner un comptable senior comme partenaire et de permettre au nouvel employé de suivre le senior pour apprendre les processus de première main lorsque cela est possible. J'en ai fait l'expérience lorsque j'ai commencé mon premier emploi en comptabilité et j'ai trouvé cela bénéfique.

Nouveaux employés qui se lient d'amitié avec leur copains auront souvent plus de facilité à leur poser des questions qu'à s'adresser aux RH ou à leurs superviseurs. Ajoutez des activités et des objectifs de renforcement de l'esprit d'équipe tout au long du calendrier de formation, et vous constaterez que les nouveaux comptables ont beaucoup plus de chances de s'intégrer à votre équipe. Quelques exemples d'activités de team building peuvent être l'organisation d'un happy hour après le travail ou la participation à un événement sportif local.

N'oubliez pas qu'une partie de votre formation consiste à informer l'employé de la culture, de la mission et des valeurs de l'entreprise. Vous voulez vous assurer qu'ils se sentent à leur place et qu'ils ont un but dans leur nouveau rôle.

Ensuite, vous devrez fournir tous les outils dont une nouvelle personne aura besoin pour réussir dans votre service de comptabilité.

2. Fournir aux nouveaux employés les outils nécessaires pour réussir

Procédures opérationnelles standard et processus sont des outils complets pour tous ceux qui rejoignent votre équipe. Au cours du processus de formation, vous souhaiterez :

• Donnez accès à tous les processus et procédures que le nouvel employé peut suivre. Si vous ne les avez pas encore mises en place, il est temps de commencer à les documenter de la manière la plus complète possible. Envisagez des instructions écrites et vidéo pour tous les processus que quelqu'un devra reproduire. Non seulement ils faciliteront le processus de formation, mais ils contribueront également dans une large mesure à empêcher les connaissances tribales. Les connaissances tribales, ou les informations inconnues des autres employés et des membres de l'entreprise, peuvent entraîner des défis majeurs à l'avenir.
• Accordez l'accès aux outils, aux plateformes et à tous les systèmes à l'employé. Votre nouveau comptable doit savoir non seulement comment les utiliser, mais également comment tous ces éléments fonctionnent ensemble. Cela devient beaucoup plus facile lorsque vous utilisez des solutions intégrées et automatisées telles que FloQast. Ces solutions réduisent considérablement le nombre d'applications logicielles et d'outils dont les nouveaux employés ont besoin pour apprendre, tout en réduisant considérablement leur charge de travail future.
• Assurez-vous de prendre en compte différents styles d'apprentissage, car tout le monde n'apprend pas de la même manière. Intégrez un mélange de supports de formation qui englobent les quatre styles d'apprentissage prédominants : visuel, auditif, lecture/écriture et kinesthésique.
   

Une fois que les employés disposent des outils dont ils ont besoin pour réussir, vous pouvez passer à la définition d'objectifs.

3. Fixez des objectifs réalistes pour les nouveaux employés

Lors de l'embauche de nouveaux employés, il est important de fixer des objectifs clairs et réalistes. Assurez-vous d'envisager de fixer des objectifs à la fois à long et à court terme. En ce qui concerne les objectifs à court terme, vous devriez avoir quelques objectifs en place pour les premières semaines. Envisagez de lier ces objectifs à des indicateurs de performance clés tangibles et tactiques qui leur permettent de suivre eux-mêmes et de mesurer leurs propres performances. Cela aidera les nouveaux employés à avoir plus confiance en leur nouveau poste et à s'intégrer plus rapidement dans l'équipe.

Fixer des objectifs pour les nouveaux employés, évaluer leurs capacités et utiliser leur expérience et leurs compétences comme guides.

Une fois les objectifs fixés, il est important de prendre connaissance des nouvelles recrues, de créer une boucle de feedback et de suivre les progrès.

4. Communiquez de manière proactive avec les nouveaux employés

Même les nouvelles recrues qui ont des années d'expérience peuvent se sentir un peu intimidées et incertaines quant à leur nouveau rôle. Il faut du temps pour s'adapter aux processus et aux systèmes d'une entreprise. Les nouveaux membres de l'équipe peuvent être confrontés à des défis en cours de route. Il est essentiel de s'assurer que les nouveaux employés se sentent à l'aise pour demander de l'aide. Adoptez une politique de porte ouverte et expliquez qu'il n'y a pas de questions « mauvaises » ou « stupides ». Quels que soient les besoins de l'employé, vous êtes là pour l'aider.

Soyez proactif et prenez régulièrement contact avec les nouveaux employés pour vous assurer qu'ils sont sur la bonne voie.

• Est-ce qu'ils franchissent des étapes importantes ?
• Est-ce qu'on répond à leurs questions ?
• Sont-ils à l'aise dans leur nouveau rôle ?
• Y a-t-il autre chose dont ils ont besoin de votre part en tant qu'employeur ?

L'enregistrement auprès des nouveaux employés vous donne l'occasion de leur apporter du soutien et de répondre à leurs questions avant que des erreurs ne soient commises ou que l'employé ne soit frustré.

5. Implémenter une boucle de rétroaction

En plus de vous renseigner auprès des employés, assurez-vous de prévoir du temps pour fournir et demander des commentaires régulièrement. Ces réunions sont l'occasion de féliciter les nouveaux employés et de les aider à s'améliorer dans les domaines où ils peuvent avoir des difficultés.

Pendant cette période, vous pouvez également définir de nouveaux objectifs et vous assurer que les nouveaux employés savent ce que l'on attend d'eux à mesure qu'ils progressent dans leurs fonctions. De plus, pour vous assurer de continuer à fournir la meilleure formation possible, il est important de recueillir les commentaires des nouveaux employés. Demandez des suggestions pour améliorer le processus de formation ou l'expérience des futurs travailleurs.

Continuez la boucle de feedback une fois le processus de formation initial terminé. Les commentaires doivent être fournis dans les deux sens. Par exemple, du point de vue du personnel, comment la gestion peut-elle s'améliorer ? Du point de vue de la direction, comment le personnel peut-il s'améliorer ? Y a-t-il des compétences à acquérir ? Existe-t-il de meilleurs moyens de communiquer de bas en haut ou de haut en bas ? Votre boucle de feedback est essentielle pour créer une meilleure expérience pour l'ensemble de l'équipe.

6. Suivez les progrès et offrez une assistance

Le mentorat et le soutien continus devraient jouer un rôle crucial dans la formation des employés. Il est important de suivre les progrès des nouvelles recrues et de les aider à rester sur la bonne voie lors de leur transition vers leur nouveau poste. Si un nouvel employé éprouve des difficultés, assurez-vous qu'il bénéficie du soutien dont il a besoin pour surmonter les défis auxquels il est confronté.

La formation et le mentorat devraient se poursuivre longtemps après la fin de votre feuille de route. Fournir un soutien continu aidera les nouveaux employés à s'adapter à leurs fonctions et à continuer de croître et de s'épanouir sur le long terme.

Il est important de noter que les employés devraient être encouragés à rechercher un mentorat externe à l'entreprise. C'est un excellent moyen pour les employés d'obtenir un soutien supplémentaire et d'apporter de nouvelles idées à une entreprise sans avoir à embaucher.

Réflexions finales

Une formation et une intégration appropriées constituent une base solide pour les nouveaux employés afin qu'ils se sentent confiants dans leurs nouvelles fonctions. Le soutien et le mentorat permettront également à ces employés de se sentir valorisés et d'avoir quelqu'un vers qui se tourner lorsqu'ils ont des questions, aujourd'hui et à l'avenir.

La formation est un investissement en temps et en ressources, mais elle peut être très utile améliorer la rétention et en veillant à ce que votre équipe soit heureuse sur le long terme.