Transformation du département de la comptabilité : un plan pour 2025

Le paysage comptable est en train de changer, et cela se produit à un rythme plus rapide que ce à quoi bon nombre d'entre nous s'attendaient. Ce changement est dû à une myriade de facteurs, tels que la pénurie persistante de talents, l'évolution des défis financiers et l'essor des opportunités technologiques.

Par conséquent, les directeurs financiers et leurs équipes sont soumis à de fortes pressions pour relever ces défis et moderniser leurs services comptables sans sacrifier l'efficacité, la précision et la conformité.

C'est un défi de taille, mais il peut être atteint en adoptant une approche transformatrice qui va au-delà des changements progressifs. En se concentrant sur un plan complet pour une transformation complète, les services comptables peuvent s'attaquer aux causes profondes de l'inefficacité, relever les défis d'aujourd'hui et préparer au mieux leurs services comptables aux défis futurs.

Pourquoi la transformation est nécessaire : les défis à relever

Lorsqu'il s'agit de moderniser les services de comptabilité, les responsables comptables doivent d'abord comprendre les défis et les obstacles qui les freinent, ainsi que leur équipe. Parmi les principaux, citons :

Les processus traditionnels sont dépassés

De nombreux services comptables s'appuient encore sur des processus et des feuilles de calcul manuels sur papier. Ces méthodes anciennes et dépassées peuvent faire le travail, mais elles sont également les suivantes :

• Cela prend du temps et est inefficace, ce qui peut surcharger votre personnel et entraîner un épuisement professionnel.
• Sujette aux erreurs. Les humains font des erreurs, c'est une réalité. Cependant, les inexactitudes peuvent avoir des conséquences négatives qui ont un impact sur l'ensemble de l'organisation, qu'il s'agisse de prendre des décisions sur la base de données inexactes ou d'encourir des amendes réglementaires en raison d'états financiers inexacts.

Malheureusement, les processus traditionnels sont encore très répandus dans les services de comptabilité, et leur inefficacité et leur risque élevé d'erreur en font un problème persistant pour les départements et l'organisation dans son ensemble.

Les solutions ponctuelles disjointes provoquent des maux de tête

Lorsque les services de comptabilité adoptent l'automatisation et la technologie, ils adoptent souvent une approche fragmentaire. Le problème lié à l'utilisation d'un ensemble disparate d'outils logiciels est qu'ils ne communiquent pas efficacement.

Lorsque les outils ne communiquent pas efficacement entre eux, la technologie s'avère souvent plus frustrante qu'utile pour les équipes comptables.

Le manque d'intégration entraîne :

• Silos de données
• Risque d'erreurs accru
• Efforts dupliqués et donc plus de travail pour les services comptables

En termes simples, les solutions ponctuelles nuisent non seulement à l'efficacité, mais érodent également la confiance dans les systèmes destinés à soutenir les équipes comptables, les laissant surchargées et incapables de donner le meilleur d'elles-mêmes.

La complexité de la réglementation et les exigences accrues en matière de rapports pèsent sur les ressources

Les exigences réglementaires évoluent constamment et les exigences en matière de rapports sont de plus en plus complexes.

Pour suivre les nouvelles obligations en matière de rapports, telles que Rapports ESG, les services comptables ont besoin de systèmes capables de s'adapter rapidement et de manière fiable.

En outre, la réduction des résultats d'audit devrait être une priorité absolue. Les services comptables doivent se concentrer sur l'adoption de systèmes et de processus qui réduisent les erreurs, rationalisent la conformité et améliorent la transparence, garantissant des audits plus fluides et une confiance accrue entre les parties prenantes.

Les pénuries de talents exacerbent ces problèmes

Les processus obsolètes et les systèmes inefficaces augmentent la charge de travail des équipes comptables, ce qui complique l'attraction et la rétention de nouveaux talents. FloQast a réalisé une étude en collaboration avec l'Université de Géorgie Consumer Analytics et a découvert que 96 % des comptables considèrent la technologie comme une priorité absolue lorsqu'ils explorent de nouvelles opportunités.

Alors que les talents disponibles pour les équipes diminuent et que les ressources sont de plus en plus limitées, les départements doivent s'adapter pour faire plus avec moins, ce qui accentue encore la pression sur le personnel déjà surchargé.

Lorsque les équipes comptables se sentent surchargées de travail, cela entraîne non seulement un épuisement professionnel et des taux de rotation plus élevés, mais cela crée également un cercle vicieux de diminution des ressources et de demandes croissantes qui peuvent paralyser la productivité et l'épanouissement au sein des équipes.

Le rôle stratégique de la technologie dans la transformation des services comptables

Les bonnes solutions technologiques peuvent aider les services comptables à surmonter bon nombre des défis énumérés ci-dessus.

Mais comment trouver les bonnes solutions ?

Voici quelques éléments clés à prendre en compte.

Les plateformes intégrées sont essentielles

Les solutions fragmentaires ne sont pas la solution. Pour réaliser une transformation complète, les équipes doivent adopter une approche intégrée et adopter des plateformes qui unifient les outils tout au long du cycle de vie comptable.

Un système intégré permet de :

• Intégrité des données améliorée
• Des flux de travail plus fluides et plus efficaces
• Collaboration en temps réel entre les membres de l'équipe

Ce sont toutes des fonctionnalités que vous pouvez trouver sur des plateformes comme FloQast Plateforme de transformation de la comptabilité. Grâce à des flux de travail assistés par l'IA, FloQast aide les services comptables à optimiser et à automatiser la clôture, à fournir des rapports précis, à rester au courant des changements de conformité, etc. Tout cela est réalisé grâce à une plateforme intégrée qui permet à chacun de travailler à partir d'un emplacement centralisé.

L'automatisation et l'IA au service de l'efficacité

Selon une enquête d'AvidXchange, 64 % des responsables financiers ont recours à l'automatisation, et 17 % prévoient de l'utiliser en 2025, principalement pour améliorer l'efficacité et la productivité.

Ce sont deux domaines dans lesquels l'IA et l'automatisation brillent vraiment. Ensemble, ces technologies peuvent alléger les charges de travail et libérer un temps précieux.

Par exemple :

• Les équipes peuvent automatiser les tâches de routine telles que les rapprochements
• L'IA peut être utilisée pour détecter des anomalies ou fournir des informations stratégiques

La clé est d'utiliser des applications alimentées par l'IA qui sont adapté à la comptabilité pour garantir une précision et une fiabilité accrues.

Évolutivité et adaptabilité

Une plateforme intégrée offrant des fonctionnalités et une automatisation alimentées par l'IA est un bon début. Mais que se passe-t-il lorsque votre organisation grandit ou que les exigences réglementaires changent ?

Lorsque vous comparez des solutions, recherchez des outils capables de croître et d'évoluer en fonction de l'évolution des besoins de votre entreprise.

Le plan directeur pour transformer votre service de comptabilité

La transformation devrait être une priorité absolue cette année, mais il est important de la franchir étape par étape. Vous submerger par l'idée de transformer votre service de comptabilité ralentit votre capacité à connaître la croissance significative dont vous avez besoin en 2025.

Alors, par où commencer ?

L'essentiel est de remédier aux inefficacités sous-jacentes qui ralentissent votre équipe et l'empêchent de travailler sur des tâches de niveau supérieur. Voici comment procéder.

Étape 1 : Evaluer les processus existants

Rationalisation commence par vos processus, et il existe lot d'entre eux. Commencez par un audit détaillé pour identifier :

• Flux de travail actuels
• goulots d'étranglement

Concentrez-vous d'abord sur les goulots d'étranglement, car ils offrent des « gains faciles ». Après tout, tout niveau de friction dans vos processus entraîne une baisse de productivité. Par exemple, les processus de clôture de fin de mois sont souvent truffés d'inefficacités que vous pouvez éliminer avec la bonne plateforme.

Ensuite, il est temps d'évaluer les plateformes. La transformation repose sur l'utilisation de la bonne plateforme, capable de s'adapter à vos besoins et d'optimiser autant de processus que possible.

Étape 2 : Sélectionnez la bonne plateforme

Les plateformes de comptabilité existent pour toutes les tailles d'entreprises, et dans le monde idéal, vous choisirez une plateforme qui donne presque l'impression d'avoir été conçue pour votre département. Passez du temps à évaluer chaque solution en fonction de critères tels que :

• Dans quelle mesure la plateforme est-elle complète ? Propose-t-elle une solution tout-en-un que vous pouvez utiliser pour optimiser plusieurs processus ?
• Capacités d'intégration. La plateforme s'intégrera-t-elle à vos systèmes existants ? Si ce n'est pas le cas, quels changements doivent être apportés pour rationaliser l'adoption ?
• Quelles fonctionnalités d'IA et d'automatisation sont disponibles ? Et quels sont les contrôles internes et de sécurité associés à ces fonctionnalités ? La sécurité et les contrôles étant constants, en particulier dans le domaine de l'IA, il est essentiel de comprendre comment la plateforme protège les données sensibles, garantit la conformité aux réglementations, etc.

N'oubliez pas de prendre également en compte l'évolutivité pour vous développer au fur et à mesure de la croissance de votre département.

Étape 3 : Optimisation du flux de données

Les données réparties sur plusieurs systèmes sont inefficaces et augmentent également le risque d'erreur. La fluidité du flux de données entre les principaux systèmes, tels que votre ERP, profite aux organisations en leur offrant :

• Un risque d'erreur réduit
• Rapports plus rapides
• Informations en temps réel

Un flux de données fluide qui regroupe toutes vos informations permet de suivre plus facilement les finances d'une entreprise et permet à votre service d'utiliser des technologies plus avancées, telles que l'IA, qui tire parti des informations prédictives.

Un bon point de départ est d'identifier les flux de travail et les flux de données conçus pour des résultats spécifiques/ L'essentiel est de disposer de systèmes non seulement efficaces, mais également spécialement conçus pour atteindre des objectifs critiques.

Étape 4 : Mettre en œuvre l'automatisation et l'IA

Vous avez réalisé des progrès importants en adoptant une plateforme et en optimisant vos flux de travail. L'étape suivante consiste à commencer à mettre en œuvre l'automatisation et l'IA.

L'IA et l'automatisation joueront un rôle crucial pour améliorer l'efficacité de votre équipe et libérer du temps qui pourra être consacré à des tâches plus importantes.

Tirez parti des outils et des fonctionnalités de votre nouvelle plateforme pour :

• Automatisez les tâches de routine et réduisez le besoin de travail manuel.
• Utilisez l'IA pour détecter les anomalies et obtenir des informations prédictives

Une remarque à ajouter est la suivante : assurez-vous que votre équipe reçoit la formation et l'assistance nécessaires pour tirer pleinement parti de la puissance de l'IA et de l'automatisation.

Étape 5 : Surveiller et itérer

Votre transformation est presque terminée. La dernière pièce du puzzle consiste à vous assurer que vous disposez d'un système permettant de contrôler l'efficacité de votre nouvelle plateforme et de vos nouveaux processus.

Commencez par mettre en place une boucle de feedback et obtenez des informations auprès des membres de votre équipe. Écoutez leurs commentaires et mettez en œuvre des changements si cela est possible et nécessaire.

N'oubliez pas que la transformation est un processus continu. Vous devez surveiller et affiner en permanence tous les aspects de votre service, y compris les flux de travail et la technologie, afin de garantir une efficacité et une adaptabilité durables.

Conclusion

Les services comptables sont confrontés à une énorme pression pour se moderniser tout en améliorant l'efficacité, la précision et la conformité. Bien que le parcours puisse sembler difficile, il est possible d'atteindre cet objectif en adoptant des plateformes intégrées, en optimisant les flux de travail et en tirant parti de l'IA et de l'automatisation. Suivre le schéma ci-dessus peut contribuer à simplifier et à rationaliser le processus.