Comptabilité et Excel : d'autres conseils et astuces pour les comptables pressés

De nombreux comptables ont grandi en utilisant Excel et continuent de l'utiliser tous les jours pour les calculs, les graphiques, les pivots, etc. Mais même les utilisateurs expérimentés d'Excel peuvent apprendre de nouveaux trucs et astuces pour gagner des heures chaque jour.

Dans la première partie de cette série, nous avons montré une astuce utile pour utiliser les fonctions de texte sans modification. Si vous n'avez pas lu cet article, nous vous recommandons de commencer par là, car le billet d'aujourd'hui continue là où il s'était arrêté.

Comment utiliser les fonctions de texte sans modifier

Dans la première partie, vous avez utilisé les fonctions LEFT, FIND et MID pour séparer les noms de famille dans une feuille de calcul sans utiliser la fonctionnalité Text-to-columns, qui risquait de rompre le lien si les données étaient liées à une base de données, à une autre feuille de calcul ou à un fichier CSV.

Notre prochaine étape consiste à réunir à nouveau les noms complets dans le format que nous voulons : « FirstName LastName ».

Étape 1 : Utilisation d'une formule de combinaison simple

Commencez par donner un nom complet à la colonne vide suivante. Beaucoup de personnes peuvent utiliser une fonction CONCATENATE ici, mais nous allons vous montrer une méthode plus simple. Dans la première cellule, tapez la formule suivante :

=D2& » « &C2

Cette formule prend tout ce qui se trouve dans la cellule D2, place un espace après celui-ci, puis vous donne tout ce qui se trouve dans la cellule C2. Ensuite, vous appuyez sur Entrée et vous obtenez... un résultat étrange.

Vous avez maintenant le prénom de la personne, puis tout un tas d'espaces, suivi du nom de famille. Si vous cliquez sur la cellule A2 et que vous regardez la barre de formule, vous voyez qu'il y a tout un tas d'espaces inutiles. Cela arrive souvent. Bien entendu, vous pouvez parcourir l'intégralité de votre liste et supprimer manuellement tous ces espaces supplémentaires à chaque fois qu'ils apparaissent. Mais cela prendrait beaucoup de temps, et ce n'est absolument pas nécessaire.

Étape 2 : Utilisation de la fonction TRIM

La fonction TRIM d'Excel réduit tous ces espaces inutiles à un seul espace. Pour l'utiliser, nous modifions notre formule simple à l'étape 1 pour ajouter la fonction TRIM, comme suit :

= DÉCOUPER (D2& » « &C2)

Lorsque vous appuyez sur Entrée, vous voyez que tous ces espaces supplémentaires sont supprimés.

Maintenant que nos fonctions sont correctes, nous pouvons copier les formules de chaque colonne jusqu'en bas.

(Si vous souhaitez copier rapidement votre formule sur des centaines, des milliers, voire des millions de lignes, consultez notre webinaire gratuit : Trucs et astuces d'Excelent).

Mais ensuite, vous remarquez que certains des noms de votre liste sont en majuscules. Vous connaissez peut-être déjà la fonction UPPER qui transforme tout le contenu de votre texte en majuscules, ou la fonction LOWER qui convertit tout en minuscules. Mais comme il s'agit de noms, nous voulons utiliser une fonction qui met la première lettre du nom en majuscule et les autres lettres en minuscules. Heureusement, Excel possède exactement la fonction qu'il faut pour cela.

Étape 3 : Utilisation de la fonction PROPER

Il n'est pas nécessaire de créer une colonne distincte pour cette fonction. Nous pouvons simplement placer la formule complète dans la colonne E dans la fonction PROPER, comme ceci :

= CORRECT (TRIM (D2& » « &C2))

Lorsque vous copiez la formule dans toute votre colonne, vous verrez que toutes ces majuscules ont été remplacées par des noms propres.

Maintenant, vous pouvez en avoir fini avec cette feuille de calcul ; mais si cela vous dérange d'avoir toutes ces colonnes supplémentaires au lieu d'une colonne avec une seule formule, soyez assuré qu'il est possible de combiner ces quatre fonctions en une seule et de supprimer toutes ces colonnes supplémentaires.

Pour cela, et pour découvrir d'autres moyens utiles d'utiliser la fonction de remplissage des données, vous devez consulter notre webinaire gratuit : Trucs et astuces d'Excelent!

En attendant, restez à l'affût de la troisième partie de cette série, où nous vous montrerons comment calculer les bonus à l'aide des fonctions VLOOKUP.