Buchhaltung und Excel: Weitere Tipps und Tricks für vielbeschäftigte Buchhalter

Viele Buchhalter sind mit Excel aufgewachsen und verwenden es weiterhin täglich für Berechnungen, Grafiken, Pivots und mehr. Aber auch erfahrene Excel-Benutzer können neue Tipps und Tricks lernen, um jeden Tag Stunden zu sparen.

In Teil 1 dieser Serie, wir haben einen nützlichen Trick gezeigt, um Textfunktionen ohne Bearbeitung zu verwenden. Wenn Sie diesen Beitrag nicht gelesen haben, empfehlen wir, dort anzufangen, da der heutige Beitrag dort weitermacht, wo dieser aufgehört hat.

So verwenden Sie die Textfunktionen ohne Bearbeitung

In Teil 1 haben Sie die Funktionen LEFT, FIND und MID verwendet, um Vor- und Nachnamen in einer Tabelle zu trennen, ohne die Funktion „Text in Spalten“ zu verwenden. Dadurch könnte die Verknüpfung unterbrochen werden, wenn die Daten mit einer Datenbank, einer anderen Tabelle oder einer CSV-Datei verknüpft sind.

Unser nächster Schritt besteht nun darin, die vollständigen Namen wieder in dem von uns gewünschten Format zusammenzuführen: „Vorname Nachname“.

Schritt 1: Verwenden einer einfachen Kombinationsformel

Benennen Sie zunächst die nächste leere Spalte mit Vollständigem Namen. Viele Leute verwenden hier vielleicht eine CONCATENATE-Funktion, aber wir zeigen Ihnen einen einfacheren Weg. Geben Sie in der ersten Zelle die folgende Formel ein:

=D2&“ „&C2

Diese Formel nimmt alles, was sich in Zelle D2 befindet, setzt ein Leerzeichen danach und gibt Ihnen dann alles, was sich in Zelle C2 befindet. Dann drückst du Enter und bekommst.. ein seltsames Ergebnis.

Jetzt hast du den Vornamen der Person, dann eine ganze Reihe von Leerzeichen, gefolgt vom Nachnamen. Wenn Sie auf Zelle A2 klicken und sich die Formelleiste ansehen, sehen Sie, dass eine ganze Reihe unnötiger Leerzeichen vorhanden ist. Das passiert oft. Natürlich können Sie Ihre gesamte Liste durchgehen und all diese zusätzlichen Leerzeichen jedes Mal, wenn sie erscheinen, manuell löschen. Aber das würde viel Zeit in Anspruch nehmen und ist völlig unnötig.

Schritt 2: Verwenden der TRIM-Funktion

Die TRIM-Funktion von Excel reduziert all diese unnötigen Leerzeichen auf ein Leerzeichen. Um es zu verwenden, ändern wir unsere einfache Formel in Schritt 1, um die TRIM-Funktion wie folgt hinzuzufügen:

=TRIMMEN (D2&“ „&C2)

Wenn Sie die Eingabetaste drücken, sehen Sie, dass all diese zusätzlichen Leerzeichen entfernt werden.

Jetzt, da unsere Funktionen gut aussehen, können wir die Formeln in jeder Spalte ganz nach unten kopieren.

(Wenn Sie Ihre Formel schnell in Hunderte, Tausende oder sogar Millionen von Zeilen kopieren möchten, schauen Sie sich unser kostenloses Webinar an: Exzellente Tipps & Tricks.)

Aber dann stellen Sie fest, dass einige der Namen auf Ihrer Liste in Großbuchstaben geschrieben sind. Möglicherweise kennen Sie bereits die UPPER-Funktion, die alles in Ihrem Text in Großbuchstaben umwandelt, oder die LOWER-Funktion, die alles in Kleinbuchstaben umwandelt. Da es sich jedoch um Namen handelt, möchten wir eine Funktion verwenden, die den ersten Buchstaben des Namens groß schreibt und die restlichen Buchstaben in Kleinbuchstaben schreibt. Zum Glück hat Excel genau die richtige Funktion dafür.

Schritt 3: Verwenden der PROME-Funktion

Für diese Funktion müssen wir keine separate Spalte erstellen. Wir können einfach die gesamte Formel in Spalte E in die PROPER-Funktion einschließen, wie folgt:

=RICHTIG (TRIM (D2&“ „&C2))

Wenn Sie die Formel in Ihre gesamte Spalte kopieren, werden Sie feststellen, dass all diese Großbuchstaben in Eigennamen geändert wurden.

Jetzt könnten Sie mit dieser Tabelle fertig sein; aber wenn es Sie stört, all diese zusätzlichen Spalten anstelle einer Spalte mit einer Formel zu haben, können Sie sicher sein, dass es möglich ist, alle vier dieser Funktionen zu einer zu kombinieren und all diese zusätzlichen Spalten zu löschen.

Dazu und für einige andere hilfreiche Möglichkeiten, die Funktion zum Ausfüllen von Daten zu verwenden, müssen Sie sich unser kostenloses Webinar ansehen: Exzellente Tipps & Tricks!

Seien Sie in der Zwischenzeit gespannt auf Teil 3 dieser Serie, in dem wir Ihnen zeigen, wie Sie Boni mithilfe von VLOOKUP-Funktionen berechnen.