Relever les défis des programmes de conformité : un appel à l'action

Aujourd'hui, peut-être plus que jamais, les programmes de conformité constituent des piliers essentiels pour les organisations, car ils offrent une feuille de route pour naviguer dans un paysage de réglementations et de risques en constante évolution.

Pour les sociétés cotées en bourse, la conformité respecte des normes réglementaires strictes afin de garantir la transparence et l'intégrité du marché, renforçant ainsi la confiance des investisseurs et l'accès au capital. Les entreprises privées peuvent également tirer parti des informations relatives à la conformité pour prendre des décisions stratégiques et améliorer leur efficacité opérationnelle, renforcer leur résilience et favoriser une croissance durable.

Les programmes de conformité sont essentiellement chargés d'identifier et d'atténuer les risques susceptibles de paralyser les organisations, qu'il s'agisse d'irrégularités financières ou de violations de données. En favorisant une culture de conformité et en mettant en œuvre des contrôles rigoureux, ces programmes préservent l'intégrité organisationnelle, protègent les intérêts des parties prenantes et renforcent les entreprises pour leur réussite à long terme. Bien que ces réglementations soient dictées par le meilleur État en matière de conformité, et même si elles ne s'appliquent pas, elles ont des leçons à tirer pour toutes les entreprises qui les appliquent.

Cependant, malgré leur importance, les programmes de conformité sont souvent confrontés à de nombreux défis et pressions qui peuvent nuire à leur efficacité et, en fin de compte, au succès des entreprises qu'ils soutiennent.

Introduction : Les dangers des programmes de conformité

Les organisations de divers secteurs, notamment la finance, le gouvernement et les entreprises, sont confrontées à des défis croissants en matière de mise en conformité. La demande de cadres de conformité robustes n'a jamais été aussi forte, en raison d'une combinaison d'exigences spécifiques au secteur, de modifications réglementaires et de l'escalade des risques.

L'un des écueils courants est le recours à des processus manuels ou à des solutions technologiques fragmentées pour gérer les efforts de conformité. Cette approche est source d'inefficacité et met en péril l'intégrité et la visibilité de la conformité, ce qui présente des risques importants pour les performances globales de l'entreprise.

Exploration des défis

Examinons certains des principaux défis auxquels sont confrontés les programmes de conformité :

1. Coûts initiaux importants: La mise en œuvre de programmes de conformité est coûteuse, les organisations dépensant en moyenne 2,4 millions de dollars par an, selon l'enquête de FloQast. En termes simples : la rationalisation et l'automatisation des processus manuels réduiraient la complexité, la charge et, oh oui, les risques associés à l'exécution de programmes de conformité. Qu'est-ce qui me fait dire ça, me demanderez-vous ? Dans un rapport de Thomas Reuters publié en 2023, 65 % des personnes interrogées ont souligné que la rationalisation et l'automatisation des processus manuels contribueraient à réduire la complexité et le coût des risques et de la conformité.

2. Chaos organisationnel: Les documents de conformité gérés dans des feuilles de calcul entraînent souvent des problèmes de contrôle des versions et des problèmes de synchronisation, entravant ainsi la mise en œuvre efficace des contrôles et des processus d'audit. Crois-tu que Récit du processus de la commande à l'encaissement + V6_FINAL_FINAL est-ce vraiment la version finale ? Ai-je envoyé la v5 ou la v6 à l'auditeur ? ? ? Si vous vous posez cette question, il y a de fortes chances que ce ne soit pas le cas.

3. Le défi de la responsabilisation: Il est essentiel de garantir des instructions et des responsabilités claires pour l'exécution des contrôles, en particulier lorsque vous traitez avec des propriétaires de contrôles extérieurs au service de la comptabilité, afin d'atténuer les risques commerciaux et de préserver l'intégrité de la conformité. Ajoutez à cela le problème du contrôle de version et vous pouvez, et beaucoup d'entre eux le font, avoir un sérieux problème.

4. Processus réactifs d'évaluation des risques: De bons temps de réaction peuvent vous rapporter beaucoup d'argent. Mais nous sommes des professionnels de la finance et de la comptabilité, et le sport professionnel n'a probablement jamais été une véritable option. De même, être capable de réagir aux défis est un véritable atout sur le plan commercial, mais créer et opérer dans un environnement où la réaction est plus normale que la proactivité, vous rencontrez des problèmes. Les processus manuels entravent la gestion proactive des risques, laissant les entreprises réactives face aux menaces émergentes et augmentant la probabilité de manquements à la conformité.

5. Incapacité à saisir des preuves centralisées: À quelle fréquence vous retrouvez-vous à parcourir les fils de discussion, les conversations Slack/Teams ou même les notes de réunion pour trouver les preuves que vous recherchez ? Il s'avère que tu n'es pas seul. Les entreprises ont du mal à saisir efficacement les preuves de l'exécution des contrôles, en s'appuyant sur des solutions disparates qui contribuent à fragmenter l'environnement et entravent les processus d'audit.

6. Absence de collaboration centralisée: L'exécution collaborative des contrôles implique de multiples parties prenantes issues de différents services, avec de multiples méthodes de travail, horaires et une foule d'autres multiples auxquels vous pensez probablement en ce moment. Malgré la prévisibilité et la semi-formalisation de ces interactions, l'absence de plateforme de collaboration centralisée entraîne des inefficacités et des processus d'audit coûteux.

7. Manque de visibilité des contrôles: La visibilité en temps réel de l'état d'exécution des contrôles fait souvent défaut, ce qui oblige les entreprises à se démener pour surveiller l'exécution des contrôles et à risquer des manquements à la conformité. J'ai l'impression que je m'intéresse beaucoup au contrôle des versions et à la désorganisation générale, mais tant que ces choses ne constituent plus une menace sérieuse, je vais continuer à en parler.

8. Douleurs et dépenses liées à l'audit: Je t'entends. « Les audits en général sont pénibles. » Je sais, je sais. J'y suis déjà allé. Donnez-moi juste une minute pour m'expliquer : une préparation inadéquate des audits entraîne des processus prolongés, tandis que les pénuries de personnel dans les cabinets d'audit exacerbent les défis et la pression sur les équipes de comptabilité et de conformité. En résumé : et si tout ce qui est nécessaire à l'audit était suivi et organisé au cours de l'année, au lieu d'avoir à chercher des pièces justificatives ?

9. Insuffisance du rapport d'audit: Des rapports d'audit inadéquats compromettent l'intégrité des données et l'efficacité opérationnelle, ce qui complique la démonstration de la conformité auprès des auditeurs externes. C'est à peu près aussi grave que possible et je ne veux plus y penser.

10. Processus d'audit interne inefficaces: Les demandes de documentation d'assistance fragmentées et la compilation manuelle des données constituent des obstacles internes efficacité de l'audit, empêchant les équipes de remplir leur rôle stratégique en matière de gestion des risques. En fin de compte, cela entraîne plus de stress, plus de travail et, pire encore, c'est totalement évitable.

11. Incapacité à gérer différents cadres de conformité: Les solutions de conformité rigides limitent l'adaptabilité, forçant les organisations à adopter des flux de travail inefficaces et entravant leur capacité à gérer efficacement les diverses exigences de conformité. Donc, si vous êtes du genre à penser « Cette réunion aurait-elle pu être un e-mail ou un message Slack/Teams ? » Vous êtes probablement en train de lire ce qui précède (je sais que oui).

Conclusion : un appel à l'action

Les défis décrits ci-dessus soulignent le besoin urgent pour les organisations de faire face aux pressions qui pèsent sur leurs programmes de conformité. Ne pas le faire expose non seulement les entreprises à des risques accrus, mais compromet également leur durabilité et leur croissance à long terme.

Il est impératif d'investir dans des stratégies et des technologies intégrées et modernisées pour rationaliser les processus de conformité, améliorer la visibilité et s'adapter efficacement aux changements réglementaires. En fournissant aux équipes chargées de la conformité les outils et les ressources dont elles ont besoin, les entreprises peuvent renforcer leur résilience, préserver leur réputation et prospérer dans le paysage commercial dynamique d'aujourd'hui.

En résumé, les programmes de conformité ne sont pas simplement une nécessité réglementaire ; ils constituent un impératif stratégique pour la réussite de l'organisation et peuvent l'être indépendamment de la taille ou de l'envergure de l'entreprise. Il est temps pour les entreprises de donner la priorité aux défis auxquels sont confrontées leurs efforts de conformité et de s'engager sur la voie d'un avenir plus résilient et conforme.