Bewältigung der Probleme von Compliance-Programmen: Ein Aufruf zum Handeln

Heute, vielleicht mehr als je zuvor, sind Compliance-Programme wichtige Säulen für Unternehmen und bieten eine Roadmap, mit der sie sich in einer sich ständig weiterentwickelnden Landschaft von Vorschriften und Risiken zurechtfinden.

Für börsennotierte Unternehmen werden bei der Einhaltung strenger regulatorischer Standards eingehalten, um Transparenz und Marktintegrität zu gewährleisten und das Vertrauen der Anleger und den Zugang zu Kapital zu stärken. Auch private Unternehmen können Compliance-Erkenntnisse nutzen, um strategische Entscheidungen zu treffen und die betriebliche Effizienz zu verbessern, die Widerstandsfähigkeit zu verbessern und ein nachhaltiges Wachstum zu fördern.

Im Kern haben Compliance-Programme die Aufgabe, Risiken zu identifizieren und zu mindern, die Unternehmen lahmlegen könnten, von finanziellen Unregelmäßigkeiten bis hin zu Datenschutzverletzungen. Durch die Förderung einer Compliance-Kultur und die Implementierung robuster Kontrollen schützen diese Programme die organisatorische Integrität, schützen die Interessen der Interessengruppen und stärken Unternehmen auf langfristigen Erfolg. Diese Vorschriften basieren zwar auf dem idealen Zustand, in dem die Einhaltung der Vorschriften am besten gewährleistet ist, und auch wenn sie möglicherweise nicht gelten, gibt es für alle Unternehmen, die sich daran halten, Lehren zu ziehen.

Trotz ihrer Bedeutung stehen Compliance-Programme jedoch häufig vor vielen Herausforderungen und Belastungen, die ihre Effektivität und letztlich den Erfolg der von ihnen unterstützten Unternehmen untergraben können.

Einführung: Die Gefahren von Compliance-Programmen

Organisationen aus verschiedenen Sektoren, darunter Finanzen, Behörden und Unternehmen, sehen sich mit zunehmenden Herausforderungen im Zusammenhang mit Compliance-Initiativen konfrontiert. Die Nachfrage nach robusten Compliance-Frameworks war noch nie so hoch, was auf eine Kombination aus branchenspezifischen Anforderungen, regulatorischen Änderungen und der eskalierenden Risikolandschaft zurückzuführen ist.

Ein häufiger Fallstrick ist die Abhängigkeit von manuellen Prozessen oder fragmentierten Technologielösungen bei der Verwaltung von Compliance-Maßnahmen. Dieser Ansatz führt zu Ineffizienzen und gefährdet die Integrität und Transparenz der Vorschriften, was erhebliche Risiken für die allgemeine Geschäftsleistung darstellt.

Erkundung der Herausforderungen

Lassen Sie uns auf einige der wichtigsten Herausforderungen eingehen, mit denen Compliance-Programme konfrontiert sind:

1. Große Vorabkosten: Die Implementierung von Compliance-Programmen ist teuer, da Unternehmen jährlich durchschnittlich 2,4 Millionen $ ausgeben. laut der Umfrage von FloQast. Einfach ausgedrückt: Die Rationalisierung und Automatisierung manueller Prozesse würde die Komplexität, den Aufwand und, oh ja, das Risiko reduzieren, das mit der Durchführung von Compliance-Programmen verbunden ist. Was bringt mich dazu, das zu sagen, fragst du? 65% der Befragten in einem Bericht von Thomas Reuters aus dem Jahr 2023 betonten, dass die Rationalisierung und Automatisierung manueller Prozesse dazu beitragen würde, die Komplexität und die Kosten von Risiko und Compliance zu reduzieren.

2. Organisatorisches Chaos: In Tabellenkalkulationen verwaltete Compliance-Dokumente führen häufig zu Problemen mit der Versionskontrolle und zu Synchronisierungsproblemen, was eine effektive Implementierung von Kontrollen und Auditprozessen behindert. Glaubst du daran, dass Beschreibung des Prozesses von der Bestellung zur Kasse + V6_FINAL_FINAL ist realllllllllly die endgültige Version? Habe ich v5 oder v6 an den Auditor geschickt??? Wenn Sie sich das überhaupt fragen, besteht eine gute Chance, dass dies nicht der Fall ist.

3. Die Herausforderung der Rechenschaftspflicht: Die Sicherstellung klarer Anweisungen und Verantwortlichkeiten für die Ausführung der Kontrollen ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere im Umgang mit Kontrollinhabern außerhalb der Buchhaltungsabteilung, um Geschäftsrisiken zu minimieren und die Integrität der Vorschriften zu wahren. Wenn Sie das Problem mit der Versionskontrolle hinzufügen, können Sie — und viele tun es — ein ernstes Problem haben.

4. Reaktive Risikobewertungsprozesse: Mit guten Reaktionszeiten können Sie viel Geld verdienen. Aber wir sind Finanz- und Buchhaltungsprofis, und Profisport war wahrscheinlich nie eine echte Option. Genauso ist die Fähigkeit, auf Herausforderungen zu reagieren, aus geschäftlicher Sicht ein echter Vorteil, aber wenn Sie in einer Umgebung arbeiten und in einer Umgebung arbeiten, in der Reaktion normaler ist als Proaktivität, haben Sie Probleme. Manuelle Prozesse behindern ein proaktives Risikomanagement, sodass Unternehmen auf neue Bedrohungen reagieren und die Wahrscheinlichkeit von Compliance-Verstößen steigt.

5. Unfähigkeit, zentralisierte Beweise zu erfassen: Wie oft durchsuchen Sie E-Mail-Threads, Slack-/Teams-Konversationen oder sogar Besprechungsnotizen, um die unterstützenden Beweise zu finden, nach denen Sie suchen? Es stellt sich heraus, dass du nicht allein bist. Unternehmen haben Schwierigkeiten, Beweise für die Ausführung von Kontrollen effizient zu erfassen, und verlassen sich auf unterschiedliche Lösungen, die zu einer fragmentierten Umgebung beitragen und Auditprozesse behindern.

6. Fehlende zentralisierte Zusammenarbeit: An der kollaborativen Kontrollausführung sind mehrere Beteiligte aus verschiedenen Abteilungen beteiligt — mit mehreren Arbeitsweisen, Arbeitszeiten und einer Vielzahl anderer Vielfachen, an die Sie wahrscheinlich gerade denken. Trotz der halbformalisierten und vorhersehbaren Interaktionen führt das Fehlen einer zentralisierten Kollaborationsplattform zu Ineffizienzen und kostspieligen Auditprozessen.

7. Mangelnde Kontrolltransparenz: Oft fehlt ein Überblick über den Status der Kontrollausführung in Echtzeit, sodass Unternehmen sich bemühen, die Ausführung der Kontrollen zu überwachen, wodurch das Risiko besteht, dass die Einhaltung der Vorschriften nicht eingehalten wird. Ich habe das Gefühl, dass ich oft auf Versionskontrolle und allgemeine Desorganisation stoße, aber bis diese Dinge keine ernsthafte Bedrohung mehr darstellen, werde ich sie weiter ansprechen.

8. Prüfungsaufwand und Kosten: Ich höre dich. „Audits sind im Allgemeinen eine Qual.“ Ich weiß, ich weiß. Ich war schon einmal dort. Geben Sie mir nur eine Minute, um das zu erklären: Eine unzureichende Vorbereitung auf Prüfungen führt zu langwierigen Prozessen, während der Personalmangel in den Prüfungsgesellschaften die Herausforderungen und den Druck auf die Buchhaltungs- und Compliance-Teams weiter verschärft. Um es kurz zu machen: Was wäre, wenn alles, was für das Audit benötigt wird, im Laufe des Jahres nachverfolgt und organisiert würde, anstatt erneut nach Belegen suchen zu müssen?

9. Mangelnder Auditbericht: Unzureichende Auditberichte gefährden die Datenintegrität und die betriebliche Effizienz, sodass es schwierig ist, die Einhaltung der Vorschriften gegenüber externen Prüfern nachzuweisen. Das ist so schlimm wie es nur geht und ich möchte nicht mehr darüber nachdenken.

10. Ineffiziente interne Auditprozesse: Fragmentierte Support-Dokumentationsanfragen und manuelle Datenkompilierung behindern interne Effizienz der Prüfung, wodurch verhindert wird, dass Teams ihrer strategischen Rolle im Risikomanagement nachkommen. Am Ende des Tages führt dies zu mehr Stress, mehr Arbeit und, schlimmer noch, ist völlig vermeidbar.

11. Unfähigkeit, verschiedene Compliance-Frameworks zu verwalten: Starre Compliance-Lösungen schränken die Anpassungsfähigkeit ein, zwingen Unternehmen zu ineffizienten Arbeitsabläufen und behindern ihre Fähigkeit, verschiedene Compliance-Anforderungen effektiv zu erfüllen. Wenn du also zu der Art von Person gehörst, die denkt: „Könnte dieses Meeting eine E-Mail oder eine Slack-/Teams-Nachricht gewesen sein?“ Wahrscheinlich brodelt es Ihnen beim Lesen oben (ich weiß, dass ich es bin).

Fazit: Ein Aufruf zum Handeln

Die oben skizzierten Herausforderungen unterstreichen die dringende Notwendigkeit für Unternehmen, dem Druck zu begegnen, dem ihre Compliance-Programme ausgesetzt sind. Andernfalls sind Unternehmen nicht nur erhöhten Risiken ausgesetzt, sondern untergräbt auch ihre langfristige Nachhaltigkeit und ihr Wachstum.

Investitionen in modernisierte, integrierte Strategien und Technologien sind unerlässlich, um Compliance-Prozesse zu rationalisieren, die Transparenz zu verbessern und sich effektiv an regulatorische Änderungen anzupassen. Indem Unternehmen ihre Compliance-Teams mit den Tools und Ressourcen ausstatten, die sie benötigen, können sie ihre Widerstandsfähigkeit stärken, ihren Ruf wahren und in der heutigen dynamischen Geschäftslandschaft erfolgreich sein.

Kurz gesagt, Compliance-Programme sind nicht nur eine regulatorische Notwendigkeit; sie sind ein strategischer Imperativ für den Unternehmenserfolg und können dies unabhängig von der Größe oder dem Umfang des Unternehmens sein. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen den Herausforderungen, mit denen sie sich bei ihren Compliance-Bemühungen konfrontiert sehen, Priorität einräumen und sich auf den Weg in eine widerstandsfähigere und regelkonformere Zukunft begeben.