Guide des logiciels de comptabilité SaaS : tout ce que vous devez savoir

Disposer d'un logiciel de comptabilité SaaS devient de plus en plus une nécessité commerciale. La croissance fulgurante du logiciel en tant que service (SaaS) ne connaît pas de ralentissement.

L'enquête sur l'état du SaasOps réalisée en 2023 par BetterCloud révèle que les organisations utilisent un 130 applications en moyenne.

Et le marché mondial du SaaS, selon un rapport de McKinsey, pourrait atteindre un niveau impressionnant 10 billions de dollars d'ici 2030.

Pourtant, outre leur potentiel de revenus, les entreprises SaaS sont uniques et nécessitent des solutions comptables spéciales.

Contrairement à la plupart des autres entreprises, les entreprises SaaS fonctionnent sur la base d'un abonnement. C'est pourquoi un guide sur les logiciels de comptabilité SaaS pourrait être utile pour votre nouvelle entreprise SaaS.

Qu'est-ce que la comptabilité SaaS ?

La comptabilité SaaS répond au mieux aux besoins opérationnels uniques des entreprises SaaS.

Plus précisément, la principale caractéristique de la comptabilité SaaS est qu'elle prend en compte le modèle de facturation des abonnements des entreprises SaaS.

Le modèle d'abonnement nécessite l'achat d'applications Web ou de services logiciels en ligne avec des paiements périodiques. Par conséquent, les paiements aux entreprises SaaS sont souvent effectués tous les mois, tous les trimestres, voire tous les ans.

La comptabilité SaaS permet aux entreprises de préparer des documents précis, opportuns et pertinents états financiers.

Types de comptabilité SaaS

Une entreprise SaaS peut adopter l'une ou l'autre

• Comptabilité basée sur la trésorerie
• Comptabilité basée sur la comptabilité d'exercice

Méthode de comptabilité de caisse

La comptabilité de caisse se produit lorsque les transactions financières ne sont enregistrées que lorsqu'elles sont accompagnées d'un échange d'espèces immédiat et simultané.

Par conséquent, selon la comptabilité de caisse, vous ne pouvez pas enregistrer de revenus à moins que l'argent n'ait été crédité sur votre compte bancaire ou que vous n'ayez reçu l'argent en caisse.

Et d'un autre côté, dans la comptabilité de caisse, vous ne pouvez pas enregistrer une dépense à moins qu'un fournisseur n'ait débité votre compte bancaire, que vous n'ayez utilisé votre carte de crédit ou que vous n'ayez payé un article en billets d'un dollar.

Bien que la comptabilité de caisse soit assez simple à comprendre et à utiliser, elle ne peut servir que les petites entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 1 à 2 millions de dollars.

De plus, la comptabilité de caisse ne peut fonctionner correctement que si vous n'avez que quelques transactions non complexes.

Avantages et inconvénients de la comptabilité de caisseSimple à utiliser et à comprendNe convient pas aux grandes entreprises ou aux entreprises en croissance rapide Suivez vos flux de trésorerie en temps réelNe convient pas aux entreprises basées sur les stocks Non conforme aux PCGR

La méthode de comptabilité d'exercice

La comptabilité d'exercice consiste à enregistrer les transactions financières après la naissance d'une obligation de paiement, soit par l'entreprise, soit par le client, quel que soit le taux de change effectif.

La comptabilité d'exercice est idéale pour les grandes entreprises ou les entreprises en croissance rapide qui effectuent un volume élevé de transactions complexes.

Avantages et inconvénients de la comptabilité d'exerciceReflet plus précis de l'activité commercialeComplexe ; nécessite des connaissances comptables approfondies ; garantit la conformité réglementaire ; n'indique pas la situation de trésorerie réelle

Voici comment visualiser la différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice.

Comptabilité de caisse Comptabilité d'exercice Quand les transactions sont-elles enregistrées ?Enregistre une transaction lorsque des espèces sont échangéesEnregistre une transaction lorsqu'une obligation de paiement survient, que des espèces soient échangées ou nonQui l'utilise ?Convient aux petites entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 2 millions de dollars. Idéal pour les grandes entreprises ou les entreprises en croissance rapidePourquoi l'utilise-t-on ?Préféré par les propriétaires de petites entreprises parce que c'est simple Préféré par les investisseurs et les régulateursInconvénients ?Ne saisit pas en temps opportun la totalité des transactions commerciales, telles que les ventes à crédit aux clients ou les obligations de créance. Nécessite des connaissances comptables spécialisées pour les utiliser et les comprendre

Quel type de comptabilité convient le mieux aux entreprises SaaS ?

TL ; DR : La comptabilité d'exercice est le meilleur choix pour les entreprises SaaS.

Prenons cet exemple.

La plupart des entreprises SaaS exigent un paiement initial avant de fournir un service sur une période prolongée.

Par conséquent, votre entreprise SaaS devrait-elle enregistrer un abonnement de 12 mois de 1 200$ souscrit en janvier comme chiffre d'affaires de janvier ?

Si c'est le cas, vous oublierez que ces revenus de 1 200$ devraient être répartis de manière égale tout au long de l'année.

La comptabilité d'exercice fonctionne bien avec Revenus récurrents mensuels (MRR) et le chiffre d'affaires annuel récurrent (ARR), deux des indicateurs SaaS les plus critiques.

Le MRR est correctement enregistré selon la comptabilité d'exercice. Dans notre exemple ci-dessus, le MRR serait de 100$, soit le revenu que nous enregistrerons chaque mois.

De plus, le système de comptabilité d'exercice est parfait car il est conforme aux principes comptables généralement acceptables (PCGR).

Et même si la conformité aux PCGR n'est pas une obligation immédiate pour votre entreprise SaaS, la nécessité de se conformer aux PCGR peut survenir à mesure que votre SaaS grandit et se développe.

Les organismes de réglementation des entreprises, les prêteurs et les investisseurs voudront consulter les états financiers selon la méthode de la comptabilité d'exercice.

En quoi la comptabilité SaaS diffère-t-elle de la comptabilité traditionnelle ?

La principale différence entre le SaaS et la comptabilité traditionnelle réside dans la manière dont les revenus sont générés et enregistrés.

Traditionnellement, les recettes sont comptabilisées lorsque vous émettez une facture, recevez de l'argent ou livrez un article, selon la première éventualité.

Cependant, dans la comptabilité SaaS et selon le modèle d'abonnement, les clients effectuent souvent un paiement initial pour un service qui durera jusqu'à douze mois, parfois plus.

Par conséquent, vous devez comptabiliser les revenus au fur et à mesure que le client utilise votre application.

Et une entreprise SaaS peut fournir une application dotée d'une gamme de caractéristiques et de fonctionnalités qui permettent aux clients d'effectuer une mise à niveau ou une rétrogradation, en les activant ou en les désactivant.

Lorsqu'elles sont utilisées par vos clients, ces options peuvent avoir des implications sur les revenus que vous voudrez peut-être prendre en compte.

Qu'est-ce que la comptabilité de reconnaissance des recettes en mode SaaS ?

Selon la méthode de comptabilité d'exercice, les revenus sont constatés lorsqu'une obligation de paiement survient de la part du client et non lorsque vous recevez des espèces.

Les normes comptables, en particulier l'ASC 606 et l'IFRS 15, prescrivent le processus en 5 étapes suivant qu'une entreprise SaaS doit suivre lors de la comptabilisation des revenus.

Étape 1 : Assurez-vous d'avoir un contrat avec votre client : Qu'il s'agisse d'une fenêtre contextuelle nécessitant l'acceptation des conditions générales par le client ou d'un document plus formel avec une signature dessinée à la main, un contrat de service est une exigence essentielle avant qu'une entreprise SaaS puisse comptabiliser ses revenus.

Étape 2 : Identifiez la considération : La considération est l'avantage dont bénéficie chaque partie. Cela devrait inclure vos prestations de service ainsi que les obligations de paiement du client.

Étape 3 : Spécifiez le prix de la transaction : Tout contrat de service doit préciser le montant que le client paiera, qu'il s'agisse d'un service ou d'une gamme de services en particulier, la date à laquelle le client doit le payer et toutes les remises connexes.

Étape 4 : Répartition des recettes : Avant de comptabiliser les revenus dans un contrat SaaS, vous devez déterminer comment attribuer le prix de transaction à des périodes distinctes. En effet, la plupart des contrats SaaS sont continus.

Étape 5 : Reconnaissance des revenus : C'est là que vous enregistrez enfin vos revenus. Vous ne comptabiliserez les revenus que lorsque vous aurez satisfait à vos obligations de performance énoncées dans votre contrat de service.

Défis comptables SaaS courants

Les entreprises SaaS sont confrontées à trois principaux défis comptables. Il s'agit notamment

• Savoir quand comptabiliser les revenus. Il s'agit d'un défi unique, car les règles comptables obligent généralement les entreprises à comptabiliser leurs revenus uniquement lorsqu'un client prend le contrôle d'un service particulier. Dans les contrats SaaS, cependant, le client ne prend jamais réellement le contrôle du service.
• Perception de la taxe de vente: Alors que la plupart des États n'obligent pas les entreprises SaaS à payer de taxe de vente, des États tels que le Tennessee et la Caroline du Sud n'épargnent pas la taxe de vente aux entreprises SaaS. Étant donné que le territoire de vente des entreprises SaaS couvre souvent plusieurs États, la facturation et la collecte de la taxe de vente peuvent présenter plusieurs défis logistiques difficiles.
• Comptabilisation des dépenses : Tout comme les revenus qui doivent être étalés dans le temps, une entreprise SaaS doit identifier les dépenses connexes utilisées pour générer des revenus qui doivent également être étalés dans le temps.

Comment un logiciel de comptabilité SaaS peut-il résoudre les problèmes de comptabilité ?

En raison de son modèle basé sur l'abonnement, la comptabilité SaaS présente des défis de synchronisation uniques qui peuvent dépasser les capacités des feuilles de calcul, sans parler des systèmes manuels, lorsqu'il s'agit de rapports financiers.

Cependant, un logiciel de comptabilité SaaS moderne qui automatise plusieurs fonctionnalités, notamment le calcul de la taxe de vente, peut surmonter bon nombre de ces défis.

Et avec le bon logiciel, vos finances seront nettes et conformes aux réglementations nationales et fédérales. Et facile à comprendre pour les gestionnaires et les propriétaires.