La conformité à la norme SOX hier, aujourd'hui et dans quelle direction elle se dirige

La loi Sarbanes-Oxley (SOX) existe depuis plus de deux décennies, mais sa simple mention suffit à faire frissonner les PDG et les directeurs financiers du monde entier. Pourquoi ? Parce qu'aucune autre législation en matière de conformité n'a autant de poids, de conséquences ou de responsabilités. En tant que cadre conçu pour protéger les investisseurs et garantir la transparence des entreprises, la SOX exige de manière unique que les directeurs généraux attestent personnellement de l'exactitude de leurs rapports financiers. Une signature rapide peut ne pas sembler intimidante sur le papier tant que vous ne considérez pas le risque d'une erreur : des amendes importantes, des peines d'emprisonnement et une entache permanente sur la réputation d'une entreprise.

Mais SOX n'est pas statique. Au fil des ans, l'approche de la conformité a évolué en raison des avancées technologiques, de l'évolution du paysage réglementaire et de l'évolution du mode de fonctionnement des entreprises. Si vous faites partie d'une entreprise 404a qui se prépare à se développer, que vous êtes déjà confrontée aux exigences strictes de la 404b ou que vous souhaitez simplement améliorer vos efforts de conformité, cet article est votre guide pratique sur la SOX dans l'environnement actuel : quelles sont les mêmes choses, ce qui a changé et comment garder une longueur d'avance.

Qu'est-ce qui rend SOX unique (et effrayant)

Contrairement à de nombreux cadres de conformité, la SOX est axée sur la précision financière. C'est la loi pour les sociétés cotées en bourse aux États-Unis. C'est également l'un des rares cadres de conformité où la responsabilité est profondément personnelle pour les PDG et les directeurs financiers. Ces dirigeants doivent certifier que leurs déclarations financières sont exactes, ce qui met effectivement en jeu leur carrière (et, potentiellement, leur liberté) afin de garantir que leur entreprise gère ses comptes de la bonne façon.

D'autres frameworks peuvent suggérer de meilleures pratiques ou nécessiter une forme de supervision, mais la SOX exige du sang, de la sueur et une signature. Bien que l'accent soit mis sur l'exhaustivité et la précision, cela oblige intrinsèquement les organisations à garantir des processus étanches en matière d'information financière, de contrôles internes, de cadres informatiques et même de divulgation de la cybersécurité. La SOX va ainsi bien au-delà de la simple conformité et s'inscrit dans le domaine de la stratégie commerciale.

Les pénalités sont ce qui rend les SOX vraiment terrifiants. Les faux pas peuvent entraîner une responsabilité directe et de graves conséquences, allant d'amendes de plusieurs millions de dollars à des peines d'emprisonnement pour les dirigeants. C'est l'une des raisons pour lesquelles les entreprises du monde entier ne considèrent pas simplement la conformité SOX comme une tâche, mais comme une priorité opérationnelle monumentale.

En quoi consiste la même chose en matière de conformité à la norme SOX

Les exigences fondamentales 

À certains égards, la SOX est restée la même au cours des 20 dernières années. La conformité à la loi SOX repose essentiellement sur les contrôles internes qui garantissent l'exactitude des informations financières. Le cadre couvre deux catégories principales :

• Conformité 404a: Généralement, pour les petites entreprises émergentes, le 404a oblige la direction de l'entreprise à établir, maintenir et évaluer l'efficacité de ses contrôles internes en matière d'information financière. Cela implique de documenter leur cadre de contrôle interne, d'évaluer sa conception et son efficacité opérationnelle, et de rendre compte de leurs conclusions dans le dépôt annuel de la société auprès de la Securities and Exchange Commission (SEC). Cette section s'applique à toutes les entreprises publiques.
• Conformité 404b: Cela s'applique aux grandes entreprises publiques et exige qu'un auditeur externe indépendant atteste et fasse rapport sur l'évaluation par la direction des contrôles internes de l'entreprise en matière d'information financière. Cela signifie que l'auditeur doit tester et valider de manière indépendante l'efficacité de ces contrôles. Cela s'applique principalement aux « déclarants accélérés » et aux « grands déclarants accélérés », tandis que les petites entreprises (déclarants non accélérés et sociétés en croissance émergente) sont généralement exemptées de cette attestation d'auditeur externe.

Les fondamentaux restent inchangés. Les dirigeants doivent encore s'assurer que chaque rapport financier reflète fidèlement les performances de l'entreprise, en s'appuyant sur des cadres fiables pour la documentation, le suivi et les tests.

Comment les entreprises abordent la conformité

Après plus de deux décennies, la conformité à la norme SOX continue d'être un processus difficile et gourmand en ressources. Alors que certaines organisations sont devenues plus efficaces au fil du temps, d'autres programmes sont aujourd'hui confrontés à des coûts croissants, à des efforts accrus et à un plus grand nombre d'heures consacrées au maintien de la conformité. L'un des principaux moteurs de cette situation est le fait que l'on attend de plus en plus de la direction qu'elle soutienne les contrôles avec une plus grande précision, souvent en raison des pressions supplémentaires exercées par ses auditeurs à la suite des rapports d'inspection du PCAOB. L'évaluation de l'efficacité de ces programmes nécessite encore plus de ressources, car les entreprises sont confrontées à des carences persistantes et doivent déployer des efforts pour remédier à leurs faiblesses matérielles. Malgré des années d'expérience, le secteur est toujours aux prises avec de trop nombreuses lacunes en matière de conformité aux normes SOX.

Les problèmes de personnel ne font qu'ajouter à la pression. Le marché des professionnels qualifiés de la SOX s'est rétréci en raison de la baisse du nombre de diplômés en comptabilité, qui occupaient traditionnellement ces postes. Les entreprises ont du mal à attirer et à conserver du personnel expérimenté ou à trouver des consultants capables de gérer les complexités de la conformité. En plus de complications, les fusions, acquisitions et mises à niveau du système ERP nécessitent un examen minutieux pour s'assurer que ces transitions sont conformes aux exigences de la SOX, ce qui peut demander des années d'efforts.

Ces défis révèlent une vérité troublante : les processus liés à la conformité aux normes SOX ont stagné au lieu d'évoluer. Le système actuel a grand besoin d'innovation et de nouvelles idées.

Ce qui a changé en matière de conformité à la norme SOX 

La technologie change la donne 

Le changement le plus important a été l'adoption de la technologie en tant qu'acteur central de la conformité SOX. Les outils modernes transforment la façon dont les entreprises gèrent les tâches herculéennes que sont la gestion des contrôles, le suivi de la documentation et la garantie de rapports transparents.

Les principales avancées sont les suivantes :

• Fermer l'automatisation: Des rapports précis commencent dès la clôture. Aujourd'hui, des plateformes spécialement conçues comme FloQast aident les équipes à valider les chiffres financiers et à les relier directement aux cadres spécifiques à la SOX au sein d'une solution unifiée. Avec FloQast, les entreprises qui combinent nos Fermer et Conformité connectée les solutions ont permis d'automatiser 65 % ou plus des contrôles en temps réel, libérant ainsi du temps pour les activités stratégiques plutôt que pour les tâches manuelles.
• Intégration de l'IA: L'intégration de l'IA dans les flux de travail de conformité simplifie la conformité à tous les niveaux. Par exemple, l'IA peut recommander des descriptions de contrôle, identifier les problèmes connexes pour la direction, optimiser l'allocation des ressources et même résumer les activités de contrôle dans des rapports exécutifs.
• Analyse des données: Les entreprises intègrent désormais l'analyse des données à leurs programmes de conformité grâce à des outils tels que FloQast, qui permettent d'obtenir des informations prédictives qui améliorent l'efficacité. L'accès aux données au niveau des processus rend l'analyse des données plus puissante que les seules données d'exécution des contrôles (par exemple, FloQast connecte les données de flux de travail à la clôture et les opérations où les contrôles sont intégrés). Ces outils rationalisent les processus tels que les tests de séparation des tâches (SOD), les révisions des entrées de journal, etc.

Cybersécurité et expertise informatique 

La conformité à la norme SOX chevauche désormais de manière significative les exigences informatiques et de cybersécurité. Avec l'essor des systèmes numériques, il ne suffit plus de comprendre les finances ; les professionnels de la conformité doivent également comprendre comment les systèmes interagissent, traitent et protègent les données sensibles.

Les divulgations relatives à la cybersécurité font désormais l'objet d'un examen minutieux. Les entreprises doivent mettre en œuvre des contrôles informatiques robustes, garantissant la sécurité des systèmes contre les violations de données. Le rôle des professionnels de la conformité a évolué pour devenir de plus en plus technique, nécessitant une expertise sur la manière dont les données circulent entre les systèmes et sur la manière dont les vulnérabilités sont atténuées.

Une maturation des processus 

Le processus de fermeture et les flux de travail SOX sont devenus codifiés et répétables au fil du temps. Les grandes organisations dont les délais de finalisation de leurs finances sont plus serrés investissent dans des plateformes qui facilitent les transitions lorsque les membres de l'équipe partent ou que l'équipe évolue. Tout dépend de la capacité à développer et à pérenniser les flux de travail SOX, quels que soient les changements au sein de l'entreprise.

L'avenir de la conformité à la norme SOX 

Une IA axée sur l'humain

Bien que l'IA continue de simplifier et de rationaliser la conformité, elle n'a pas totalement supplanté l'expertise humaine. Les meilleures solutions intègrent une supervision humaine pour contextualiser les informations issues de l'IA et garantir que les cadres de conformité ne perdent pas la nuance des exigences commerciales individuelles.

Une plus grande appropriation de la direction 

Les directeurs financiers et les dirigeants financiers prennent de plus en plus en charge la gestion de leurs environnements de conformité. L'avenir de la SOX exigera une implication plus proactive de la part des dirigeants dans la conception et la maintenance de systèmes conformes, au lieu de considérer la SOX comme la responsabilité exclusive de l'équipe de conformité ou d'audit.

Ce qu'il faut rechercher dans une solution de conformité SOX 

Lors de l'évaluation des plateformes de conformité SOX, il est essentiel de choisir une solution qui couvre chaque étape du processus. Le marché regorge de fournisseurs, mais la plupart se concentrent uniquement sur un aspect de la gestion, comme l'informatique ou la gestion rapprochée. FloQast est unique car il intègre :

• Le processus de clôture: validez automatiquement les numéros et associez-les directement aux cadres de conformité SOX.

• Conformité connectée: Synchronisez la documentation de conformité, automatisez le processus de test et rationalisez la gestion des mesures correctives, le tout au sein d'une solution unique.

• Couverture du cycle complet: FloQast gère tout, de la définition des rubriques des états financiers aux tests et à l'automatisation alimentée par l'IA.

Une solution qui combine une IA auditable aux processus que vous avez déjà mis en place est l'avenir de la conformité SOX. Lorsque toutes vos données se trouvent au même endroit, vous disposez d'une source fiable de vérité. Imaginez-le maintenant : l'audit et la clôture dans une source centralisée. C'est ce que FloQast peut faire.

Réflexions finales 

La conformité à la loi SOX peut sembler être une montagne insurmontable à gravir, mais ce n'est pas obligatoire. Des technologies telles que FloQast transforment le paysage de la conformité en proposant des solutions qui rendent l'atteinte de la précision financière et de la conformité réglementaire moins intimidante et qui sont mieux intégrées aux flux de travail quotidiens.

Si votre organisation évolue sur le terrain complexe de la conformité SOX ou s'apprête à dépasser les exigences 404a, c'est le moment de explorez la conformité connectée avec FloQast. C'est bien plus qu'un simple outil ; c'est un partenaire stratégique pour simplifier l'un des composants les plus complexes des opérations commerciales.

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