Pourquoi les agents d'IA sont bien plus qu'une simple automatisation traditionnelle

Les équipes comptables en ressentent le contrecoup. Faites-en plus avec moins. Fermez plus vite. Faisons un bilan aléatoire cette semaine. En réponse, de nombreux départements se sont tournés vers l'automatisation. Les équipes utilisent l'automatisation pour des tâches telles que la saisie des données et le rapprochement des factures. Et bien que l'automatisation soit utile, il s'agit souvent d'une solution réactive, qui comporte des limites et qui ne suffit plus.

Dans le paysage actuel, les entreprises ont besoin d'une solution plus intelligente, d'un coéquipier numérique qui ne se contente pas d'automatiser rapidement les tâches. Votre coéquipier doit vous aider à exécuter les tâches de manière plus intelligente et à gérer des flux de travail complexes plutôt qu'une seule tâche.

Entrez les agents IA.

Dans cet article, je vais détailler pourquoi Les agents d'IA sont différents de l'automatisation traditionnelle (et pourquoi ils devraient vous intéresser), de la façon dont les services comptables les utilisent et de la manière dont votre équipe peut commencer à les expérimenter maintenant.

Automatisation traditionnelle : utile, mais limitée

L'automatisation, dans sa forme traditionnelle, est utile mais elle n'est pas sans limites. Pensez-y de cette façon : « L'automatisation traditionnelle vous a permis d'en arriver là, mais elle ne vous y mènera pas. »

L'automatisation traditionnelle s'inscrit dans une définition large de :

• Systèmes basés sur des règles
• Solutions spécifiques aux tâches
• Exiger une supervision humaine

Quelques exemples de cette forme d'automatisation sont les flux de travail ERP, les rapprochements de flux bancaires et les règles de rapprochement des factures. Vous avez peut-être mis en place des systèmes pour tous ces domaines et, même s'ils « fonctionnent », ils échouent également pour les raisons suivantes :

• Les exceptions provoquent leur rupture
• La mise à l'échelle de tâches et de systèmes interconnectés est soit difficile, soit impossible
• L'automatisation traditionnelle manque de capacités de raisonnement et ne peut pas s'adapter au contexte

Le résultat ? Votre équipe passe encore un temps précieux à surveiller, à corriger et à combler manuellement les lacunes.

L'automatisation traditionnelle réduit quelques étapes, mais elle ne transforme pas les processus comme le proposent les agents d'IA.

Ce que sont les agents d'IA

Les agents d'IA offrent une forme unique d'automatisation qui exécute de nombreux flux de travail et fonctions comptables spécifiques à votre organisation. Votre organisation a besoin de changements et votre agent s'adapte aux nouveaux flux de travail que vous avez mis en place.

Vous pouvez classer les agents IA comme des coéquipiers numériques autonomes et orientés vers des objectifs grâce à un raisonnement en plusieurs étapes.

Les agents sont conçus pour s'adapter en temps réel en fonction de vos intentions et du contexte, sans l'exécution rigide des tâches liée à l'automatisation traditionnelle ou aux options réactives qui gèrent une tâche à la fois. Votre équipe numérique est composée de :

• Dynamique
• Persistant
• Collaboratif

Prenons l'exemple des agents d'IA de FloQast. Les équipes comptables utilisent les outils de FloQast pour surveiller la clôture de fin de mois et compiler des résumés des progrès sans y être invités.

Les bloqueurs de drapeaux et les déclencheurs de suivi offrent des résultats cohérents sans qu'il soit nécessaire de recourir à un code complexe. Le langage naturel fournit les résultats dont les entreprises ont besoin sans instructions détaillées qui sont rigides et ne s'adaptent pas à de simples changements.

Les agents chargés des tâches peuvent consulter des listes de contrôle, les agents de rapprochement peuvent effectuer eux-mêmes des rapprochements et des rapprochements (tout en signalant les écarts), et les services comptables bénéficient d'un répit bien mérité en raison de la baisse des effectifs au bureau.

Les agents d'IA n'en sont qu'à leurs débuts en matière de capacité à transformer les services comptables.

Pourquoi les agents d'IA sont importants

Et si tu pouvais :

• Moins de goulots d'étranglement ?
• Une plus grande capacité sans embaucher ?
• Des agents qui n'oublient jamais une date limite ou un suivi ?

Ce ne sont là que quelques-unes des choses que les agents d'IA peuvent faire pour votre équipe.

Ils peuvent également :

• Minimisez le risque d'erreurs et d'inexactitudes coûteuses
• Analysez en permanence les risques de fraude et les anomalies afin de renforcer les contrôles internes
• Restez au fait de l'évolution des réglementations et adaptez-vous en conséquence pour garantir la conformité
• Fournissez des analyses de données en temps réel, ainsi que des informations exploitables

La réduction des erreurs, l'optimisation des flux de travail et une conformité accrue contribuent à réduire les coûts opérationnels et à donner à votre équipe un avantage concurrentiel. Les employés auront plus de temps pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée qui stimulent la croissance, le tout sans surcharger votre équipe.

Ne tombez pas dans le piège d'une fausse impression de progrès

De nombreuses équipes ont une fausse impression de progression. Ils supposent qu'ils sont modernes parce qu'ils ont des processus automatisés. Mais les véritables progrès actuels vont au-delà de l'automatisation de base.

Demandez-vous :

• Êtes-vous toujours en train de rechercher des documents manuellement ?
• Surveillez-vous constamment les boîtes de réception pour les mises à jour ?
• Réconciliez-vous toujours dans des feuilles de calcul ?

Si la réponse est oui, votre équipe est probablement bloquée dans des flux de travail réactifs et passe à côté du potentiel de ce qui est possible aujourd'hui.

Les agents d'IA ne se contentent pas de vous aider à travailler plus rapidement ; ils transforment comment le travail est terminé.

Par où commencer

Les agents d'IA peuvent le faire beaucoup de choses. Mais vous n'avez pas besoin de remanier l'ensemble de votre infrastructure technologique du jour au lendemain pour tirer parti de ses avantages. Commencez modestement et concentrez-vous sur un processus sur lequel votre équipe s'appuie, comme la clôture de fin de mois.

Commencez par un cas d'utilisation :

• Demandez à un agent de compiler automatiquement une liste de contrôle pour chaque entité en fonction de modèles historiques.
• Faites appel à un agent pour surveiller le processus de clôture et alerter les parties prenantes lorsque des tâches sont en retard.
• Demandez à un agent d'IA de signaler les écarts ou les équilibres inhabituels pour qu'ils soient examinés par un humain.

Ces changements peuvent sembler mineurs, mais ils peuvent faire toute la différence en termes d'efficacité et d'agilité de votre équipe.

Si vous ne souhaitez pas commencer par votre processus de clôture de fin de mois, recherchez des flux de travail répétitifs qui pourraient être optimisés, comme ceux qui concernent votre équipe :

• Cocher manuellement les tâches
• À la recherche de documents
• Suivi constant des approbations

Ce sont des candidats idéaux pour le support des agents d'IA.

Si vous utilisez déjà un outil de gestion financière ou une solution de gestion rapprochée, vous êtes à mi-chemin. L'ajout d'agents IA au mix peut faire passer votre efficacité à un niveau supérieur.

Le plat à emporter

Les agents d'IA sont bien plus qu'une simple automatisation ; ils vous aident à aborder des tâches et des processus complexes plus rapidement et avec une plus grande précision. Bien que l'automatisation traditionnelle soit utile, elle reste limitée et nécessite souvent une supervision humaine. Les agents sont des travailleurs numériques dynamiques et collaboratifs qui aident votre équipe à faire plus avec moins, sans compromettre la précision ou le moral des employés.

Commencer par un seul cas d'utilisation est un excellent moyen de vous familiariser et de commencer à explorer ce que les agents d'IA peuvent faire pour votre service. À partir de là, vous pouvez continuer à optimiser vos flux de travail, couche par couche.

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