Warum KI-Agenten mehr sind als nur traditionelle Automatisierung

Die Buchhaltungsteams spüren den Druck. Mit weniger mehr erreichen. Schneller schließen. Lassen Sie uns diese Woche eine zufällige Bewertung abgeben. Als Reaktion darauf haben sich viele Abteilungen der Automatisierung zugewandt. Teams verwenden Automatisierung für Aufgaben wie Dateneingabe und Rechnungsabgleich. Und obwohl Automatisierung hilft, ist sie oft eine reaktive Lösung, hat Einschränkungen und reicht nicht mehr aus.

Was Unternehmen in der heutigen Situation benötigen, ist eine intelligentere Lösung, einen digitalen Teamkollegen, der mehr als nur Aufgaben schnell automatisiert. Ihr Teamkollege sollte Ihnen bei der intelligenteren Aufgabenausführung helfen und komplexe Workflows statt einer einzelnen Aufgabe abarbeiten.

Geben Sie KI-Agenten ein.

In diesem Artikel werde ich aufschlüsseln warum KI-Agenten unterscheiden sich von herkömmlicher Automatisierung (und warum Sie sich für sie begeistern sollten), wie Buchhaltungsabteilungen sie einsetzen und wie Ihr Team beginnen kann, mit ihnen zu experimentieren jetzt.

Traditionelle Automatisierung: Nützlich, aber begrenzt

Automatisierung in ihrer traditionellen Form ist nützlich, aber nicht ohne Einschränkungen. Stell es dir so vor: „Traditionelle Automatisierung hat Sie hierher gebracht, wird Sie aber nicht dorthin bringen.“

Traditionelle Automatisierung fällt in eine weit gefasste Definition von:

• Regelbasierte Systeme
• Aufgabenspezifische Lösungen
• Menschliche Aufsicht erforderlich

Einige Beispiele für diese Form der Automatisierung sind ERP-Workflows, Bankfeed-Abstimmungen und Regeln für den Rechnungsabgleich. Möglicherweise haben Sie Systeme für all diese Bereiche eingerichtet, und obwohl sie „funktionieren“, versagen sie auch aus folgenden Gründen:

• Ausnahmen führen dazu, dass sie kaputt gehen.
• Die Skalierung über miteinander verbundene Aufgaben und Systeme hinweg ist entweder schwierig oder nicht möglich
• Traditioneller Automatisierung mangelt es an Argumentationsfähigkeiten und sie kann sich nicht an den Kontext anpassen

Das Ergebnis? Ihr Team verbringt immer noch wertvolle Zeit damit, die Lücken zu überwachen, zu korrigieren und manuell zu füllen.

Herkömmliche Automatisierung reduziert einige Schritte, aber sie transformiert die Prozesse nicht so, wie es KI-Agenten bieten.

Was sind KI-Agenten

KI-Agenten bieten eine einzigartige Form der Automatisierung, die zahlreiche buchhalterische Workflows und Funktionen ausführt, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind. Ihr Unternehmen muss sich ändern, und Ihr Agent passt sich an die neuen Arbeitsabläufe an, die Sie eingeführt haben.

Sie können KI-Agenten als autonome, zielorientierte digitale Teamkollegen mit mehrstufigen Argumenten klassifizieren.

Agenten sind so konzipiert, dass sie sich in Echtzeit an Ihre Absicht und Ihren Kontext anpassen, ohne die starre Aufgabenausführung herkömmlicher Automatisierung oder reaktive Optionen, bei denen eine Aufgabe nach der anderen erledigt wird. Ihr digitales Team besteht aus:

• Dynamisch
• Hartnäckig
• Kollaborativ

Nehmen wir zum Beispiel die KI-Agenten von FloQast. Buchhaltungsteams verwenden die Tools von FloQast, um den Monatsabschluss zu überwachen und Fortschrittszusammenfassungen ohne Aufforderung zu erstellen.

Flagblocker und Folgetrigger bieten konsistente Ergebnisse, ohne dass komplexer Code erforderlich ist. Natürliche Sprache liefert die Ergebnisse, die Unternehmen benötigen, ohne schrittweise Anweisungen, die starr sind und sich nicht an einfache Änderungen anpassen können.

Aufgabenbetreuer können Checklisten abarbeiten, Abstimmungsbeauftragte können selbstständig abgleichen und abgleichen (und gleichzeitig Unstimmigkeiten kennzeichnen), und die Buchhaltungsabteilungen erhalten die dringend benötigte Begnadigung aufgrund der geringeren Mitarbeiterzahl im Büro.

KI-Agenten stehen gerade erst am Anfang ihrer Fähigkeit, Buchhaltungsabteilungen zu transformieren.

Warum KI-Agenten wichtig sind

Was wäre, wenn du hättest:

• Weniger Engpässe?
• Mehr Kapazität ohne Neueinstellungen?
• Agenten, die nie einen Termin oder eine Nachverfolgung vergessen?

Dies sind nur einige der Dinge, die KI-Agenten für Ihr Team tun können.

Sie können auch:

• Minimiert das Risiko von Fehlern und kostspieligen Ungenauigkeiten
• Suchen Sie kontinuierlich nach Betrugsrisiken und Anomalien, um die internen Kontrollen zu verstärken
• Behalten Sie den Überblick über sich ändernde Vorschriften und passen Sie sich entsprechend an, um die Einhaltung sicherzustellen
• Bieten Sie Datenanalysen in Echtzeit zusammen mit umsetzbaren Erkenntnissen

Weniger Fehler, optimierte Arbeitsabläufe und verbesserte Compliance tragen dazu bei, die Betriebskosten zu senken und Ihrem Team einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Die Mitarbeiter werden mehr Zeit haben, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, die das Wachstum vorantreiben, ohne Ihr Team zu überlasten.

Tappen Sie nicht in die Falle, ein falsches Fortschrittsgefühl zu haben

Viele Teams haben ein falsches Fortschrittsgefühl. Sie gehen davon aus, dass sie modern sind, weil sie Prozesse automatisiert haben. Aber echte Fortschritte gehen heute über die grundlegende Automatisierung hinaus.

Frag dich selbst:

• Suchen Sie immer noch manuell nach Dokumenten?
• Überwachen Sie ständig die Posteingänge auf Updates?
• Stimmen Sie immer noch in Tabellen ab?

Wenn die Antwort ja lautet, steckt Ihr Team wahrscheinlich in reaktiven Workflows fest und verpasst das Potenzial dessen, was heute möglich ist.

KI-Agenten helfen Ihnen nicht nur dabei, Ihre Arbeit schneller zu erledigen; sie verändern wie Die Arbeit ist erledigt.

Wo soll ich anfangen

KI-Agenten können das viel von Dingen. Sie müssen jedoch nicht über Nacht Ihren gesamten Tech-Stack überarbeiten, um deren Vorteile nutzen zu können. Fangen Sie klein an und konzentrieren Sie sich auf einen Prozess, auf den sich Ihr Team verlässt, z. B. auf das Ende des Monats.

Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall:

• Lassen Sie einen Agenten automatisch eine Checkliste für jede Entität erstellen, die auf historischen Mustern basiert.
• Verwenden Sie einen Agenten, um den Abschlussprozess zu überwachen und die Beteiligten zu benachrichtigen, wenn Aufgaben überfällig sind.
• Lassen Sie einen KI-Agenten Unstimmigkeiten oder ungewöhnliche Salden zur Überprüfung durch einen Menschen kennzeichnen.

Dies mag wie kleine Änderungen erscheinen, aber sie können einen großen Unterschied in der Effizienz und Agilität Ihres Teams ausmachen.

Wenn Sie nicht mit Ihrem Abschlussprozess zum Monatsende beginnen möchten, suchen Sie nach sich wiederholenden Workflows, die optimiert werden könnten, z. B. nach Workflows, die Ihr Team haben:

• Manuelles Abhaken von Aufgaben
• Auf der Suche nach Dokumenten
• Ständige Nachverfolgung der Genehmigungen

Dies sind ideale Kandidaten für die Unterstützung von KI-Agenten.

Wenn Sie bereits ein Finanz-Workflow-Tool oder eine Close-Management-Lösung verwenden, sind Sie auf halbem Weg. Das Hinzufügen von KI-Agenten kann Ihre Effizienz auf die nächste Stufe heben.

Das Essen zum Mitnehmen

KI-Agenten sind mehr als nur Automatisierung. Sie helfen Ihnen dabei, komplexe Aufgaben und Prozesse schneller und genauer zu bewältigen. Obwohl traditionelle Automatisierung hilfreich ist, ist sie immer noch begrenzt und erfordert oft menschliche Aufsicht. Agenten sind dynamische und kollaborative digitale Mitarbeiter, die Ihrem Team helfen, mit weniger mehr zu erreichen, ohne Kompromisse bei der Genauigkeit oder der Mitarbeitermoral einzugehen.

Mit einem Anwendungsfall zu beginnen, ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Füße nass zu machen und herauszufinden, was KI-Agenten für Ihre Abteilung tun können. Von hier aus können Sie Ihre Workflows Ebene für Ebene weiter optimieren.

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