Comment mettre en œuvre avec succès les nouvelles technologies sur le lieu de travail

À propos de l'auteur: Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate du prix 40 under 40 CPA Practice Advisor en 2021, et propriétaire de Leaders Online, où l'entreprise aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus grâce au leadership éclairé et au marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders en ligne ou communiquez avec elle sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

Le choix de la technologie adaptée à votre lieu de travail est une réalisation importante, mais il reste encore beaucoup à faire avant de pouvoir profiter des avantages de votre sélection. La prochaine étape du processus est cruciale pour réussir : mise en œuvre. Même les meilleurs logiciels et technologies échoueront pour une entreprise qui ne dispose pas de la bonne stratégie de mise en œuvre — et du bon partenaire — en place.

Je vais décrire un processus en quatre étapes qui vous aidera à mettre en œuvre en douceur les nouvelles technologies sur votre lieu de travail.

1. Création d'une équipe de mise en œuvre

La mise en œuvre n'est pas l'affaire d'une seule personne. Vous devrez plutôt créer une équipe de mise en œuvre qui travaillera aux côtés de l'équipe de mise en œuvre de votre nouvelle technologie. Avant de faire quoi que ce soit d'autre, assurez-vous d'identifier votre principale partie prenante (généralement les mêmes personnes au sein de votre comité de sélection) et vous souhaiterez attribuer champions du changement dans chaque département/équipe.

Les champions vous aideront à faire participer tout le monde au changement et constituent la base de votre réussite.

Quand tu créer des équipes de mise en œuvre, il est impératif de prendre en compte ces champions issus d'expériences passées. Une fois que vous avez trouvé les bonnes personnes pour le poste, il vous reste encore beaucoup de travail à faire :

1. Supervisez l'équipe et assurez-vous de participer à la mise en œuvre du début à la fin.
2. Les champions et vous-même serez responsables de fournir un soutien et de gérer les priorités conflictuelles en cours de route.

Certains points et rôles clés que vous devrez prendre en compte lors de la constitution de votre équipe de mise en œuvre sont les suivants :

• Objectif ou configuration idéale
• Sponsor (s) du projet
• Membres du comité
• Chefs de projet
• Membres de l'équipe principale
• Chronologie
• Jalons
• Indicateurs de réussite

Le succès de votre équipe repose sur le fait que vous lui allouez suffisamment de ressources.

2. Créez un plan

Une fois que vous avez mis en place une équipe solide, il est temps de créer un plan. Les plans doivent être détaillés et mis en place dès le début de la mise en œuvre afin de rendre l'intégration aussi fluide que possible. Beaucoup de choses peuvent mal tourner lors de l'intégration de nouvelles technologies sur le lieu de travail, et votre plan contribue à réduire le risque de problèmes en cours de route. Demandez à votre fournisseur de vous aider à créer votre plan et à le mettre en œuvre.

Voici quelques éléments que vous et votre fournisseur devrez prendre en compte dans le cadre de votre plan global :

• Migration et gestion des données
• Gestion du changement
• Gestion de projet
• Personnalisation de la technologie
• Communication multiplateforme
• Examen et amélioration après la mise en œuvre

Les éditeurs de logiciels proposent souvent configuration et support qui peuvent contribuer à faciliter le processus d'intégration. Toutefois, pour que votre plan soit un succès, vous devez avoir établi des jalons et des délais pour atteindre votre date limite de mise en œuvre.

Le plan fictif que vous et votre fournisseur proposerez peut ressembler à ceci :

1. Recueillez les informations des employés pendant une période d'essai de la technologie
2. Créez une preuve de concept ou un programme pilote pour tester la technologie auprès d'un petit groupe d'employés
3. Commencez à convertir les données qui seront utilisées par la technologie
4. Testez et validez le système pour vous assurer que tous les processus fonctionnent comme prévu
5. Ajustez les flux de travail et les processus si nécessaire et testez à nouveau
6. Créez une date de mise en ligne si tout se passe bien
7. Prévoyez de proposer une formation (plus d'informations à ce sujet ci-dessous)
8. Recueillez les commentaires des employés
9. Créez une solution d'offboarding pour toute technologie que la nouvelle technologie remplacera

Le plan fictif ci-dessus n'est qu'un point de départ et doit être complété si nécessaire. Encore une fois, demandez conseil à votre fournisseur pour créer le plan de mise en œuvre et l'exécuter. Ce sont eux qui devraient faire le gros du travail dans ce processus.

Ensuite, vous devrez commencer à former les employés afin de vous rapprocher de votre objectif de mise en service.

3. Formation des employés

Maintenant que vous avez une équipe et créé un plan, il est temps de commencer à vous entraîner. La formation est l'une des étapes les plus critiques du processus de mise en œuvre. Comme pour créer le plan de mise en œuvre, demandez à votre fournisseur de vous aider en matière de formation. Ils devraient vous aider à vous assurer que les employés sont formés aux meilleures pratiques et à utiliser le logiciel en toute confiance.

Cela étant dit, parlons des meilleures pratiques en matière de formation.

Les employés doivent être impliqués, engagés et prêts à adopter votre nouvelle technologie. Assurez-vous que l'équipe comprend :

• Ce que fait le logiciel et pourquoi il est si important
• Pourquoi avez-vous choisi cette solution logicielle

Même si le logiciel est convivial, il est tout de même important d'intégrer la formation au mix. Organisez des sessions de formation et rendez-les aussi engageantes que possible. L'engagement des employés est la clé d'une mise en œuvre réussie.

Comment fabriquez-vous formation plus engageant ?

• Fournissez une variété d'options et de supports d'apprentissage. N'oubliez pas que tout le monde a différents styles d'apprentissage et vos besoins, alors faites de votre mieux pour répondre à ces besoins en proposant une variété d'options de formation.
• Personnalisez l'entraînement. Assurez-vous que les employés comprennent comment le nouveau logiciel leur sera bénéfique et améliorera leur travail quotidien.
• Organisez des activités de formation. Ces événements vous donnent l'occasion de démontrer comment fonctionne le logiciel et comment il s'intègre à votre environnement actuel. pile technologique et pour faciliter le dialogue entre vous et l'équipe. C'est une excellente occasion pour les employés de poser des questions et d'exprimer leurs préoccupations, tout en leur permettant de constater de première main comment la technologie améliorera leur flux de travail.
• Utiliser gamification et des démonstrations interactives pour aider les employés à vraiment comprendre comment utiliser le logiciel. Une formation sous forme de cours magistral peut être utile, mais une formation pratique et interactive peut vraiment aider à conserver l'information.

Dans certains cas, les incitations à la formation peuvent être bénéfiques, mais elles doivent être sélectives et de grande qualité pour réussir. Il est important de bien connaître votre équipe et de comprendre ce qui l'incitera à rester engagée et à suivre la formation.

Les récompenses ou incitations peuvent inclure :

• Récompenses monétaires, telles que des cartes-cadeaux ou des bonus
• Congés, comme partir une heure ou deux plus tôt le vendredi
• Reconnaissance et reconnaissance pour avoir terminé la formation

Personne ne connaît mieux votre équipe que vous, alors assurez-vous de choisir des récompenses ou des mesures incitatives que les employés apprécieront et qu'ils seront motivés à obtenir.

4. Lancer une nouvelle technologie

Le moment est enfin arrivé. Vous êtes prêt à lancer votre technologie. C'est le moment idéal pour célébrer et reconnaître votre équipe pour son travail acharné et son dévouement à l'entraînement. Alors, faites en sorte que le lancement soit passionnant et agréable pour l'équipe. Cela leur permet de renouveler leur intérêt pour la technologie et leur engagement à l'adopter.

5. Technologie de moniteur

Une fois la nouvelle technologie lancée, vous ne pouvez pas simplement la configurer et l'oublier. Veillez à mettre en place des boucles de surveillance et de rétroaction pour vous assurer que la technologie fonctionne comme il se doit. Au fil du temps, vous devriez également revoir votre technologie, l'affiner et apporter les modifications nécessaires.

Réflexions finales

Trouver la bonne technologie n'est qu'une pièce du puzzle. La mise en œuvre de votre nouveau système est un processus en plusieurs étapes qui doit être soigneusement pensé et planifié. Avec la bonne équipe, le bon plan et la bonne formation, vous pouvez lancer votre nouvelle technologie avec le moins de stress et de difficultés possible.