Le problème des anciens systèmes comptables et les mesures à prendre pour y remédier

Les anciens systèmes comptables et le déficit croissant du nombre de comptables posent problème, même pour des marques comme Tupperware, qui blâme « usure significative » pour avoir retardé ses résultats annuels.

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Alors que les nouvelles solutions technologiques contribuent à atténuer la pénurie de talents et à fournir aux entreprises un avantage concurrentiel, les entreprises du monde entier, y compris de nombreuses agences gouvernementales, s'appuient sur des systèmes datant des décennies passées. Ils considèrent souvent qu'il est « moins coûteux » de continuer à mettre à jour ces systèmes, dans la mesure du possible, que de transférer toutes les données vers de nouvelles solutions.

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Entre-temps, une enquête a révélé que 57 % des directeurs techniques estiment que les systèmes existants sont à la fois trop coûteux et inadaptés aux applications modernes.

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La tension entre les économies perçues à court terme et les réalités plus générales liées au vieillissement des systèmes expose en fin de compte les équipes comptables au risque de ne pas être en mesure de répondre aux demandes modernes et de rester compétitives sur un marché en évolution rapide. Une transformation est donc nécessaire.

Le problème des anciens systèmes de comptabilité

Les systèmes existants « fonctionnent » dans une certaine mesure, car les équipes comptables s'appuient sur des plateformes traditionnelles pour leurs activités quotidiennes, et tout le monde est habitué aux particularités de chaque système et à son fonctionnement. Cependant, des problèmes majeurs se posent lorsque vous examinez :

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• Communication entre les systèmes. Les systèmes modernes communiquent entre eux et s'intègrent parfaitement pour fournir des solutions robustes aux départements. Les anciens systèmes souffrent d'un manque d'intégration des données, ce qui augmente le risque d'erreurs et réduit l'assistance qu'ils offrent aux équipes comptables.
• Inefficités: Les marchés évoluent et, compte tenu de la diminution du nombre de comptables et des exigences de conformité croissantes, l'impact des systèmes comptables existants continue de s'amplifier. Les équipes ne peuvent plus masquer les inefficacités de ces systèmes lorsque les nouvelles solutions fournissent des résultats vérifiables.
• soutien: les systèmes obsolètes ne disposent pas du support nécessaire pour les maintenir à jour. Nombre de ces systèmes fonctionnent sur d'anciens langages de programmation que de moins en moins de développeurs utilisent aujourd'hui, ce qui entraîne une diminution du support et une augmentation des risques de sécurité.

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Pour rester compétitif sur le marché, il ne suffit plus d'embaucher davantage. Les pénuries de talents ont fait du recrutement une entreprise longue et coûteuse, à condition de trouver des membres supplémentaires à ajouter à l'équipe. Les ministères qui veulent rester compétitifs doivent faire plus avec moins et trouver un moyen de transformer les préparateurs en évaluateurs.

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Les systèmes existants ne disposent pas du support nécessaire pour rester à la pointe de la technologie et des informations dont vous avez besoin pour rester compétitif dans un environnement piloté par l'IA.

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L'utilisation de l'IA et des agents d'IA facilite la prise de décision, l'audit et la protection contre la fraude, les prévisions, les rapports et l'analyse des mégadonnées d'une manière que les solutions traditionnelles ne peuvent pas. Faire plus avec moins signifie tirer le meilleur parti des outils disponibles, alors qu'il en reste très peu dans les systèmes existants.

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Les systèmes d'IA conduisent également à des normes industrielles plus strictes, telles que NORME ISO 42001, afin de maintenir des normes éthiques et une conformité plus strictes.

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La comptabilité évolue à un rythme si rapide que 31 % des directeurs financiers pensent qu'ils utiliseront l'IA à l'avenir, selon Enquête 2024 sur la transformation financière de FloQast. Les ministères auront du mal à adopter des solutions d'IA s'ils ne savent pas quoi faire de leurs homologues traditionnels.

Que faire à propos des systèmes existants ? Adopter une nouvelle solution en 5 étapes

Le changement est nécessaire, même lorsqu'il s'agit de défis. Il est préférable de commencer à adopter de nouvelles solutions dès maintenant plutôt que d'attendre encore trois, quatre ou cinq ans pendant que votre équipe perd encore plus en efficacité.

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Voici cinq étapes stratégiques pour démarrer :

1. Evaluer et évaluer

Vous avez mis en place des systèmes et des processus. Certains sont efficaces, mais d'autres pourraient bénéficier d'une refonte lorsqu'ils sont confrontés à des problèmes. Votre première incursion dans les nouvelles technologies devrait se concentrer sur :

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• Des frictions dans vos processus
• Les goulots d'étranglement qui ont le plus d'impact sur le département

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Chaque département possède ses propres processus qui doivent être évalués et optimisés. Vous devriez vous concentrer sur la façon de faire plus avec moins, ce qui revient à explorer vos options.

2. Découvrez de nouvelles solutions

Maintenant que vous avez évalué et optimisé vos processus, vous pouvez commencer à explorer de nouvelles plateformes.

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Recherchez des solutions qui sont les suivantes :

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• Basé sur le cloud pour un accès facile
• Tout-en-un pour éviter un flux de travail décousu
• Facile à intégrer à vos autres services
• Tirer parti de la puissance de l'IA

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Les solutions basées sur le cloud et alimentées par l'IA peuvent automatiser des processus fastidieux, réduire le risque d'inexactitudes et faciliter l'évolutivité selon les besoins.

3. Élaborez un plan pour la transition

Une fois que vous avez identifié une solution, l'étape suivante consiste à créer un plan pour la transition. Vous souhaitez que tous les membres de votre équipe adoptent le nouveau système et profitent des avantages qu'il offre.

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Mais pour ce faire, vous devez passer progressivement à votre nouveau système. Plus l'équipe est nombreuse, plus le déménagement sera complexe. Il sera donc crucial d'avoir un plan.

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Lors de la création de votre plan, n'oubliez pas de réfléchir à la manière dont vous allez gérer la migration des données et l'intégration des systèmes, ce qui vous oblige à :

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• Évaluez et nettoyez vos données avant la migration pour en garantir l'exactitude
• Testez minutieusement les systèmes intégrés pour identifier et résoudre les problèmes avant la mise en œuvre complète

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Un plan solide assurera une transition en douceur et vous aidera à résoudre les problèmes plus rapidement au fur et à mesure du processus de mise en œuvre.

4. Implémenter, former et soutenir

Il est maintenant temps de mettre en œuvre votre plan et de commencer à mettre en œuvre votre nouveau système. N'oubliez pas que l'adoption d'un nouveau système et la modification de vos processus peuvent être compliquées. Gardez cela à l'esprit lorsqu'il s'agit de votre équipe.

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Assurez-vous de leur fournir la formation et le soutien continu dont ils ont besoin pour adopter avec succès votre système.

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La mise en place d'une structure de soutien aidera votre équipe à tirer parti de la puissance et des avantages de votre nouvelle plateforme.

5. Surveiller, améliorer et mettre à jour

Vous avez mis en œuvre votre nouvelle solution. Vous avez suivi le processus de formation, mais votre travail n'est pas terminé.

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La dernière étape consiste à créer et à mettre en œuvre un système permettant de suivre le succès de votre nouvelle plateforme. Au fil du temps, vous devrez peut-être apporter des améliorations ou mettre à jour votre système pour rester en phase avec vos objectifs.

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Commencez par mettre en place une boucle de rétroaction. Recueillez des informations auprès de votre équipe. Écoutez attentivement leurs préoccupations et leurs commentaires, et apportez des modifications si nécessaire.

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N'oubliez pas que cette étape du processus est en cours. Assurez-vous de surveiller et d'affiner en permanence votre technologie et vos flux de travail afin de maintenir l'agilité et l'efficacité de votre équipe.

Le plat à emporter

De nombreux ministères s'appuient toujours sur des systèmes existants qui sont inefficaces, sujets à des risques de sécurité et diminuent leur avantage concurrentiel. La transition vers une solution moderne pilotée par l'IA peut faire gagner du temps à votre équipe, améliorer la productivité, réduire les erreurs et fournir des informations en temps réel. Cependant, vous devez aborder ce changement avec prudence et détermination.

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Le succès dépend d'un déploiement structuré, qui comprend l'établissement d'un plan de transition clair, la fourniture d'une formation et d'un soutien approfondis et un suivi attentif des résultats afin d'améliorer les processus au fil du temps, selon les besoins.

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En suivant attentivement ces étapes, votre département sera mieux placé pour s'adapter, innover et surpasser ses concurrents dans un environnement en évolution rapide.

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