Comment utiliser les flux de travail comptables pour une efficacité optimale

Dans quelle mesure votre service de comptabilité fonctionne-t-il bien ? Est-ce comme une voiture de course parfaitement réglée, qui bourdonne, toutes les échéances sont respectées, tout le monde travaille de manière efficiente et efficace, chaque membre de l'équipe sachant clairement ce qu'il doit accomplir au quotidien et comment le faire ?

Ou vous passez d'une crise à l'autre, en éteignant constamment des incendies et en manquant parfois des échéances importantes, tout le monde travaillant de plus en plus longtemps ?

Si votre équipe est plus proche de la deuxième solution, il est fort probable que vous n'ayez pas tiré parti de la puissance de la mise en place de flux de travail comptables standard. Lorsque votre équipe dispose de flux de travail standard pour toutes vos tâches et projets, le travail se calme BEAUCOUP.

Tout le monde sait quelles sont les attentes et comment accomplir le travail. Même lorsqu'une personne clé est absente, quelqu'un d'autre peut intervenir sans perdre un instant. Voyons pourquoi vous devriez envisager de créer des flux de travail comptables standard pour votre équipe.

Qu'est-ce que le flux de travail comptable ?

Un flux de travail comptable est une séquence d'étapes définie et répétable que chacun suit pour accomplir un projet ou une tâche spécifique de la même manière. Les flux de travail sont essentiels pour déléguer le travail sans avoir besoin de microgestion. Ils créent un cadre pour rationaliser et optimiser vos processus.

La documentation de votre processus de flux de travail sert de un tremplin vers l'automatisation. Une fois que vous avez vu toutes les tâches impliquées, vous pouvez rechercher des applications qui exécutent certaines ou toutes ces étapes et les associer pour créer un processus automatisé de bout en bout.

Une fois que vous avez développé des procédures standard, un système de gestion des flux de travail vous permet de partager et d'organiser ces processus pour votre équipe. L'intégration et la formation d'un nouveau membre de l'équipe sont considérablement simplifiées lorsque vous pouvez simplement l'orienter vers votre système. Le développement de flux de travail pour tous vos processus métier contribue à créer une expérience client et employé de qualité supérieure.

Exemples de flux de travail comptables

Que vous soyez le comptable d'une petite entreprise ou que vous exploitiez un cabinet comptable, vos livrables sont réalisés en suivant une série d'étapes dans un ordre précis. En général, tous les flux de comptabilité et de comptabilité suivent ces trois étapes générales :

• Collecter des informations
• Informations sur le processus
• Fournir des résultats pour le traitement des informations

Pour gérer la paie, par exemple, un commis à la paie recueille d'abord des données de suivi du temps et d'autres informations pour cette période de paie. Ces données sont ensuite saisies dans un système de paie à des fins de traitement. Enfin, les employés reçoivent leurs chèques de paie.

La première étape de la préparation d'une déclaration de revenus consiste à collecter les informations et les documents des clients. Pour un retour professionnel, cela peut inclure l'accès au fichier QuickBooks Online ou Xero du client, ainsi qu'aux relevés bancaires et de cartes de crédit et à d'autres documents. Ensuite, après avoir effectué les ajustements fiscaux et comptables appropriés, le comptable saisit ou importe ces informations dans un logiciel fiscal, où elles sont traitées. Après vérification pour s'assurer que les données ont été saisies et traitées correctement, la déclaration de revenus est remise au client.

S'il est vrai que tous les préparateurs de déclarations de revenus, des fournisseurs de détail bas de gamme aux Big Four, suivent le même flux de travail de base, la mise en place d'un flux de travail solide et rationalisé peut faciliter un peu la saison des impôts. Par exemple, la collecte des données peut être confiée à une personne administrative ou à un agent de liaison dédié aux clients, qui pourrait également s'occuper de l'aspect saisie des données, afin que tous les autres puissent se concentrer sur la tâche à accomplir.

Le processus de flux de travail le plus important (et peut-être le plus redouté) pour les comptables du secteur est peut-être le clôture de fin de mois. Mais même cela peut être maîtrisé en développant des processus standard et en les optimisant.

Pourquoi ai-je besoin d'un système de flux de travail ?

Si votre équipe est petite, vous pourriez penser que vous pouvez vous débrouiller simplement en gardant tout cela en tête. Mais réfléchissez à ces questions et vous pourriez changer d'avis :

• Avez-vous déjà dépassé une date limite parce qu'une déclaration de revenus ou un ensemble de données financières s'est perdu dans la boîte de réception de quelqu'un ?
• Avez-vous déjà manqué des mariages, des activités sportives pour enfants ou d'autres événements importants parce que personne d'autre ne pouvait effectuer les tâches que vous seul saviez faire ?
• Vous arrive-t-il de renvoyer du travail à des préparateurs parce que des étapes cruciales ont été ignorées ?
• Passez-vous trop de temps à enseigner aux nouveaux membres de l'équipe comment faire le travail ?
• Passez-vous du temps à des tâches répétitives ou administratives qui ne nécessitent certainement pas de diplôme de CPA ou de comptabilité ?
• Vous rencontrez des problèmes de trésorerie parce qu'il est difficile de suivre les factures impayées ?
• Passez-vous du temps à chercher des documents ou des documents de travail ?

Si vous répondez oui à l'une de ces questions, vous avez besoin d'un système de gestion des flux de travail. Ces systèmes peuvent devenir de puissants outils de gestion en vous donnant une visibilité sur l'état d'avancement des projets et peuvent contribuer à réduire les goulots d'étranglement en réorientant les tâches.

Pour les petites équipes qui ont des projets simples, Excel peut fonctionner comme un système de gestion de projet très basique. Mais à mesure que votre équipe grandit et que la complexité des projets augmente, vous devrez peut-être passer à un système de gestion des flux de travail. Le passage au mode de travail à distance, comme nous avons tous dû le faire pendant la COVID, a clairement mis en évidence la nécessité d'un système de gestion des tâches offrant une visibilité en temps réel.

Pour les cabinets de CPA, les fournisseurs de logiciels de comptabilité tels que Thomson Reuters, CCH, Intuit et Xero proposent logiciel de gestion de cabinet qui facilite la mise en place de projets récurrents tels que des déclarations de revenus ou des audits. Bien que ces offres simplifient le processus de traitement des clients et s'intègrent souvent aux systèmes de gestion des documents, de nombreuses entreprises les trouvent encombrantes et rigides, car elles ont tendance à être étroitement liées aux offres de l'entreprise. Les alternatives populaires indépendantes des plateformes incluent Jetpack Workflow et XCM. Les Big Four et les autres grands cabinets comptables développent généralement leurs propres solutions de flux de travail propriétaires.

Du côté de l'industrie, les systèmes intégrés de gestion des flux de travail et des documents ne sont pas aussi largement utilisés.

En dehors du monde de la comptabilité, vous constaterez peut-être que les solutions de flux de travail telles que Trello ou Asana sont plus efficaces pour envoyer des alertes ou simplifier le déplacement des tâches. Associer un système de flux de travail à Teams ou Slack vous permet de discuter à la demande et d'éviter ces chaînes d'e-mails interminables.

Comment écrire un flux de travail ?

Un flux de travail est composé des trois éléments suivants :

• Étapes prédéfinies : que se passe-t-il à chaque étape et dans quel ordre
• Participants : qui fait quoi
• Événements déclencheurs : qu'est-ce qui déclenche le flux de travail et quand chaque étape est-elle terminée

En gardant ces concepts à l'esprit et les trois étapes générales des flux de travail comptables que j'ai mentionnées ci-dessus, commencez par esquisser l'ensemble du processus du début à la fin. Il est préférable de le faire dans le cadre d'un exercice d'équipe afin que chacun puisse partager ses meilleures pratiques pour travailler efficacement. L'objectif est d'obtenir un flux de travail avec lequel tout le monde est d'accord et qu'il suivra réellement. Vous pouvez également commencer avec des modèles tels que notre modèle de clôture de fin de mois.

Au fur et à mesure que vous parcourez les étapes, demandez-vous si certaines étapes peuvent être simplifiées ou totalement ignorées sans perte de valeur ajoutée. Existe-t-il des applications qui permettent d'intégrer plus facilement des informations dans le système de comptabilité ? Commencez ensuite à superposer les participants et à déclencher des événements.

Optimisez vos flux de travail pour travailler plus intelligemment

Le test de tout flux de travail consiste à l'essayer en direct. Un excellent moyen de le tester est de demander à quelqu'un qui n'a jamais effectué cette tâche de s'en charger. Ne soyez pas surpris si vous devez faire des ajustements au fur et à mesure.

La technologie comptable est en constante évolution, ce qui signifie qu'aucun flux de travail n'est gravé dans le marbre pour toujours. Les outils technologiques de demain, tels que les logiciels de gestion des flux de travail, vous aideront à optimiser vos flux de travail en automatisant tout ou partie de ceux-ci. Alors, automatisez et continuez à travailler plus intelligemment !