So verwenden Sie Buchhaltungsworkflows für optimale Effizienz

Wie gut funktioniert Ihre Buchhaltungsabteilung? Ist es wie ein fein abgestimmter Rennwagen, der vor sich hin summt, alle Termine eingehalten werden und alle effizient und effektiv arbeiten, wobei jedem Teammitglied klar ist, was es jeden Tag erreichen muss und wie es zu erreichen ist?

Oder rutschen Sie von Krise zu Krise, löschen ständig Brände und verpassen gelegentlich wichtige Termine, wobei alle immer länger arbeiten?

Wenn Ihr Team der zweiten Alternative näher kommt, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Möglichkeiten der Etablierung von Standardabrechnungsabläufen nicht genutzt haben. Wenn Ihr Team über Standardworkflows für alle Ihre Aufgaben und Projekte verfügt, beruhigt sich die Arbeit SEHR.

Jeder weiß, was die Erwartungen sind und wie die Arbeit erledigt werden kann. Selbst wenn eine wichtige Person nicht da ist, kann eine andere Person einspringen, ohne einen Takt zu verpassen. Schauen wir uns an, warum Sie in Betracht ziehen sollten, Standard-Buchhaltungsworkflows für Ihr Team zu erstellen.

Was ist ein Buchhaltungsworkflow?

Ein Buchhaltungsworkflow ist eine definierte und wiederholbare Abfolge von Schritten, die jeder befolgt, um ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe auf die gleiche Weise zu erledigen. Workflows sind entscheidend, um Arbeit zu delegieren, ohne dass Mikromanagement erforderlich ist. Sie schaffen einen Rahmen, um Ihre Prozesse zu rationalisieren und zu optimieren.

Die Dokumentation Ihres Workflow-Prozesses dient als Sprungbrett zur Automatisierung. Sobald Sie alle damit verbundenen Aufgaben gesehen haben, können Sie nach Apps suchen, die einige oder alle dieser Schritte ausführen, und sie zu einem durchgängiger automatisierter Prozess.

Sobald Sie Standardverfahren entwickelt haben, können Sie diese Prozesse mit einem Workflow-Management-System für Ihr Team teilen und organisieren. Das Onboarding und Training eines neuen Teammitglieds wird erheblich vereinfacht, wenn Sie es einfach auf Ihr System verweisen können. Die Entwicklung von Workflows für all Ihre Geschäftsprozesse trägt dazu bei, ein hervorragendes Kunden- und Mitarbeitererlebnis zu schaffen.

Beispiele für Buchhaltungs-Workflows

Egal, ob Sie der Buchhalter eines kleinen Unternehmens sind oder eine Buchhaltungspraxis betreiben, Ihre Leistungen werden abgeschlossen, indem Sie eine Reihe von Schritten in einer bestimmten Reihenfolge ausführen. Im Allgemeinen folgen alle Buchhaltungs- und Buchhaltungsabläufe diesen drei allgemeinen Schritten:

• Informationen sammeln
• Informationen zum Prozess
• Liefern Sie Ergebnisse für die Informationsverarbeitung

Um beispielsweise die Gehaltsabrechnung durchzuführen, sammelt ein Lohnbuchhalter zunächst Zeiterfassungsdaten und andere Informationen für diesen Zahlungszeitraum. Als Nächstes werden diese Daten zur Verarbeitung in ein Gehaltsabrechnungssystem eingegeben. Schließlich erhalten die Mitarbeiter ihre Gehaltsschecks.

Der erste Schritt bei der Erstellung einer Steuererklärung besteht darin, Kundeninformationen und Dokumente zu sammeln. Bei einer Geschäftsrückgabe kann dies den Zugriff auf die QuickBooks Online- oder Xero-Datei des Kunden sowie auf Bank- und Kreditkartenabrechnungen und andere Dokumente beinhalten. Nachdem der Buchhalter entsprechende Steuer- und Buchhaltungsanpassungen vorgenommen hat, gibt er diese Informationen anschließend ein oder importiert sie in die Steuersoftware, wo sie verarbeitet werden. Nach der Überprüfung, ob die Daten korrekt eingegeben und verarbeitet wurden, wird die Steuererklärung dem Kunden zugestellt.

Es stimmt zwar, dass jeder Steuerberater, von den Einzelhandelsanbietern im unteren Preissegment bis hin zu den Big Four, denselben grundlegenden Arbeitsablauf befolgt, aber die Einrichtung eines soliden und optimierten Workflows kann die Steuersaison ein bisschen einfacher machen. Beispielsweise kann die Aufgabe der Datenerfassung einer administrativen Person oder einem engagierten Kundenbetreuer übertragen werden, der sich auch um die Dateneingabe kümmern könnte, sodass sich alle anderen auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren können.

Der vielleicht wichtigste (und vielleicht am meisten gefürchtete) Workflow-Prozess für Buchhalter in der Industrie ist der Ende des Monats. Aber auch das kann gebändigt werden, indem Standardprozesse entwickelt und optimiert werden.

Warum brauche ich ein Workflow-System?

Wenn Ihr Team klein ist, denken Sie vielleicht, dass Sie es schaffen können, indem Sie einfach alles im Kopf behalten. Aber denken Sie über diese Fragen nach, und Sie können Ihre Meinung ändern:

• Haben Sie jemals eine Frist verpasst, weil eine Steuererklärung oder eine Reihe von Finanzdaten im Posteingang einer Person verloren gegangen sind?
• Haben Sie jemals Hochzeiten, Kindersportveranstaltungen oder andere wichtige Ereignisse verpasst, weil niemand sonst die Aufgaben übernehmen konnte, die nur Sie zu erledigen wussten?
• Schicken Sie jemals Arbeit an die Ersteller zurück, weil wichtige Schritte übersprungen wurden?
• Verbringst du zu viel Zeit damit, neuen Teammitgliedern beizubringen, wie man die Arbeit macht?
• Verbringen Sie Zeit mit sich wiederholenden oder administrativen Aufgaben, für deren Ausführung sicherlich kein Wirtschaftsprüfer oder ein Abschluss in Rechnungswesen erforderlich ist?
• Haben Sie Cashflow-Probleme, weil es schwierig ist, unbezahlte Rechnungen nachzuverfolgen?
• Verbringst du Zeit damit, nach Dokumenten oder Arbeitspapieren zu suchen?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit Ja beantworten, benötigen Sie ein Workflow-Management-System. Diese Systeme können zu leistungsstarken Management-Tools werden, indem sie Ihnen einen Überblick über den Projektstatus geben und helfen, Engpässe zu beheben, indem die Arbeit verlagert wird.

Für kleine Teams mit einfachen Projekten kann Excel als sehr einfaches Projektmanagementsystem verwendet werden. Aber wenn Ihr Team wächst und die Komplexität von Projekten zunimmt, müssen Sie möglicherweise auf ein Workflow-Management-System umsteigen. Die Umstellung auf den Remote-Arbeitsmodus — wie wir es alle während COVID tun mussten — machte deutlich, dass ein Aufgabenverwaltungssystem erforderlich ist, das Transparenz in Echtzeit bietet.

Für CPA-Unternehmen bieten Buchhaltungssoftwareanbieter wie Thomson Reuters, CCH, Intuit und Xero Praxisverwaltungssoftware das macht es einfach, sich wiederholende Projekte wie Steuererklärungen oder Prüfungen einzurichten. Diese Angebote vereinfachen zwar den Prozess, die Arbeit der Kunden zu erledigen, und lassen sich häufig in Dokumentenmanagementsysteme integrieren, aber viele Unternehmen empfinden sie als umständlich und unflexibel, da sie in der Regel fest an die Angebote des jeweiligen Unternehmens gebunden sind. Zu den beliebten plattformunabhängigen Alternativen gehören Jetpack Workflow und XCM. Die Big Four und andere große Wirtschaftsprüfungsunternehmen entwickeln in der Regel ihre eigenen firmeneigenen Workflow-Lösungen.

Auf der Branchenseite sind integrierte Workflow- und Dokumentenmanagementsysteme nicht so weit verbreitet.

Außerhalb der Buchhaltungswelt stellen Sie möglicherweise fest, dass Workflow-Lösungen wie Trello oder Asana besser darin sind, Benachrichtigungen zu versenden oder das Verschieben von Aufgaben zu vereinfachen. Wenn Sie ein Workflow-System mit Teams oder Slack koppeln, erhalten Sie einen On-Demand-Chat und verhindern diese endlosen E-Mail-Ketten.

Wie schreibt man einen Workflow?

Ein Workflow besteht aus diesen drei Komponenten:

• Vordefinierte Schritte — was passiert in jeder Phase und in welcher Reihenfolge
• Teilnehmer — wer macht was
• Auslösende Ereignisse — was startet den Workflow und wann sind die einzelnen Schritte abgeschlossen

Unter Berücksichtigung dieser Konzepte und der drei oben genannten allgemeinen Schritte der Buchhaltungsabläufe skizzieren Sie zunächst den gesamten Prozess von Anfang bis Ende. Dies wird am besten als Teamübung durchgeführt, sodass jeder seine Best Practices teilen kann, um die Arbeit effizient zu erledigen. Das Ziel ist es, einen Arbeitsablauf zu schaffen, mit dem alle einverstanden sind und dem auch tatsächlich folgen werden. Sie können auch mit Vorlagen beginnen wie unsere Vorlage zum Monatsabschluss.

Überlegen Sie beim Durcharbeiten der Schritte, ob einzelne Schritte vereinfacht oder ganz übersprungen werden können, ohne dass der Mehrwert verloren geht. Gibt es Apps, mit denen Informationen einfacher in das Buchhaltungssystem übertragen werden können? Dann fange an, die Teilnehmer zu überlagern und Ereignisse auszulösen.

Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, um intelligenter zu arbeiten

Der Test eines Workflows besteht darin, ihn live auszuprobieren. Eine gute Möglichkeit, es zu testen, besteht darin, jemanden, der diese Aufgabe noch nie ausgeführt hat, zu bitten, sie zu bearbeiten. Seien Sie nicht überrascht, wenn Sie im Laufe der Zeit Anpassungen vornehmen müssen.

Die Buchhaltungstechnologie ändert sich ständig, was bedeutet, dass kein Arbeitsablauf für immer in Stein gemeißelt ist. Die technischen Tools von morgen — wie Workflow-Management-Software — helfen Ihnen dabei, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, indem sie Teile oder alles automatisieren. Automatisieren Sie also und arbeiten Sie intelligenter weiter!