Pourquoi maintenant ? Un centre de services partagés pourrait-il être bénéfique pour votre entreprise ?

Les centres de services partagés (SSC) ne sont pas un concept nouveau, mais les chiffres montrent que leur popularité a augmenté de façon spectaculaire ces dernières années. La valeur du marché mondial des SSC a augmenté plus de 50 milliards de dollars en 2023, et devrait croître chaque année d'environ 16 % pour atteindre plus de 280 milliards de dollars d'ici 2032. À ce moment-là, il y aura environ 336 000 unités SSC dans le monde.

Cette dynamique repose sur la valeur que les SSC apportent grâce à la centralisation des services ; la plupart génèrent des économies de coûts d'environ 20 %, tandis que les grandes organisations peuvent économisez jusqu'à 50 %.

Toutefois, malgré des économies de coûts considérables et des avantages stratégiques supplémentaires, le lancement d'un projet d'externalisation de la SSC et le début du processus de consolidation de services tels que les finances et la conformité ne sont pas une décision à prendre à la légère.

Votre organisation doit être sûre qu'elle dispose des ressources, des compétences et de l'infrastructure nécessaires pour lancer, maintenir et optimiser son SSC sur le long terme, faute de quoi elle risque de réduire, voire de rater, ces économies.

Bien que l'idée soit convaincante, que devez-vous savoir et comment vous préparer avant de migrer des services vers un SSC ?

Explorons les principaux facteurs.

Centres de services partagés : problèmes et solutions

Les problèmes spécifiques constituent souvent des indicateurs utiles indiquant qu'une organisation bénéficiera du passage à un SSC.

Pénurie de compétences

Les entreprises en pleine croissance doivent renforcer leurs équipes pour maintenir la qualité du service qu'elles fournissent. Mais trouver des employés répondant aux critères de compétences pertinents, en nombre suffisant, n'est pas toujours facile sur certains sites, ce qui peut entraîner une hausse des coûts de recrutement. Si vous avez de la difficulté à pourvoir des postes pour les opérations actuelles, les SSC peuvent vous donner accès à de plus grands bassins de talents à un meilleur rapport coût-efficacité.

Volatilité mondiale

La volatilité inhérente aux paysages politiques et financiers mondiaux peut amener les entreprises à avoir du mal à gérer les défis régionaux. Les SSC permettent aux entreprises d'atténuer ces effets en centralisant les services essentiels en un seul endroit. De même, la position géographique d'un SSC peut ouvrir des marchés mondiaux et régionaux spécifiques qui n'auraient pas été aussi accessibles s'il opérait uniquement à partir du siège social d'une société mère.

Flux de travail manuels

Le recours à des processus manuels peut retarder et fragmenter des tâches critiques telles que clôture de fin de mois, en particulier dans les organisations internationales dont les flux de travail transfrontaliers sont complexes. Les SSC offrent la possibilité d'intégrer des outils automatisés qui réduisent, voire éliminent, le besoin d'interventions manuelles tout en adoptant une infrastructure technologique centralisée qui rationalise et normalise les flux de travail au sein de l'organisation.

Collaboration en équipe

Les équipes réparties dans le monde entier sont confrontées à de nombreux défis en matière de collaboration, notamment les différences de fuseau horaire, les disparités réglementaires et les barrières linguistiques. Si vos équipes ont du mal à gagner en efficacité transfrontalière, les SSC soutiennent naturellement la répartition de la main-d'œuvre en fournissant une plateforme unique et centralisée capable de supprimer la plupart, sinon la totalité, des obstacles à collaboration et communication, y compris la nécessité de coordonner les équipes sur plusieurs sites.

Silage

Si données et informations cloisonnées ralentissent l'achèvement des tâches, il est logique d'envisager de centraliser ces flux de travail dans un SSC. Par exemple, par centralisation de la fonction financière, les équipes comptables peuvent améliorer la visibilité et la responsabilité des tâches de fin de mois, détecter et traiter les retards de manière plus efficace, réduire le risque de duplication des tâches et la nécessité de mesures correctives, et appliquer des contrôles de conformité de manière plus cohérente.

Économies d'échelle

La croissance mondiale peut accentuer la pression. Par exemple, les équipes travaillant sur des sites distincts peuvent avoir besoin d'acheter plusieurs solutions logicielles, constater que les décalages horaires aggravent les goulots d'étranglement ou avoir du mal à appliquer des analyses uniformes à tous les flux de travail. Dans de tels cas, la consolidation des SSC peut non seulement permettre de réaliser des économies de coûts directes, mais également créer des économies d'échelle exponentiellement bénéfiques. Ces avantages peuvent se manifester par la possibilité de partager les licences logicielles entre les équipes ou par des délais d'exécution plus rapides qui permettent aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Fondations des centres de services partagés

Reconnaître les problèmes d'efficacité et comprendre comment les SSC peuvent les résoudre est une étape importante dans le processus de prise de décision de votre SSC, mais ce n'est qu'une partie du parcours de migration.

Le passage à un SSC ne peut avoir lieu tant que d'autres étapes préparatoires critiques ne sont pas terminées, telles que l'obtention de l'approbation de la direction et de l'adhésion des membres de l'équipe (en particulier ceux directement concernés par la transition).

Dans cette optique, votre projet de migration vers la SSC ne devrait commencer que lorsque les bases suivantes seront en place.

Alignement stratégique

Les avantages de l'externalisation doivent correspondre à vos objectifs et principes commerciaux. Cela implique de collecter des données pour étayer les arguments en faveur de la migration du SSC, d'identifier les services qui feront l'objet de la transition, de sécuriser les locaux du SSC et de définir le type d'infrastructure SSC que vous souhaitez créer.

Cartographie des processus

Vous devrez examiner les personnes, les processus et les technologies impliqués dans les services externalisés à la SSC, puis les mapper à l'infrastructure de la SSC proposée. Ce processus doit être minutieusement documenté afin de garantir l'absence d'interruption ou de perte après la migration.

Infrastructure technologique

Les avantages en termes d'efficacité de votre SSC reposent sur la mise en place d'une infrastructure technologique appropriée par votre organisation. Avant votre migration, vous devez identifier une plate-forme logicielle qui prend en charge l'automatisation des services concernés, s'intègre à votre ERP et inclut des fonctionnalités telles que des tableaux de bord, des outils de collaboration, la sécurité et un stockage centralisé. Vous devrez également vous assurer qu'il fournit un cadre de contrôle capable de gérer les exigences de conformité consolidées de la SSC.

Gestion du changement

Les SSC ne peuvent pas fonctionner sans personnel. Il est donc important de préparer les employés à la migration afin de conserver les talents et de minimiser les perturbations. À cette fin, vous aurez besoin d'un plan de gestion du changement robuste pour aider les employés existants qui déménagent et d'un processus d'intégration efficace et spécifique au rôle pour les recrues locales rejoignant les équipes de la SSC. Essayez d'atténuer la résistance en communiquant rapidement les plans de migration et en impliquant le personnel de première ligne dès que possible dans le processus de conception des SSC.

Avantages des centres de services Power Shared avec FloQast

Le passage à un SSC dépend en fin de compte de la capacité de votre organisation à mettre en place une infrastructure externalisée qui offre une visibilité et une responsabilité claires, normalise les processus et les flux de travail, facilite une communication solide avec le siège et évolue avec votre entreprise au fur et à mesure de sa croissance.

C'est là qu'intervient FloQast.

FloQast est conçu pour dynamiser tous les aspects de votre fonction financière externalisée, qu'il s'agisse de centraliser les flux de travail de base, de normaliser les tâches comptables, ou automatisation des rapprochements, contrôles de conformité, et rapports. Notre plateforme s'intègre à de nombreux ERP, des outils de stockage dans le cloud et des applications de collaboration, permettant à vos équipes SSC de travailler en toute fluidité avec leurs homologues du monde entier, d'optimiser les économies de coûts et de gagner en efficacité sur le long terme.

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