SOX-Compliance damals, heute und in welche Richtung sie sich entwickelt haben

Den Sarbanes-Oxley Act (SOX) gibt es seit mehr als zwei Jahrzehnten, aber seine bloße Erwähnung reicht aus, um CEOs und CFOs auf der ganzen Welt einen Schauer über den Rücken laufen zu lassen. Warum? Weil keine andere Compliance-Gesetzgebung so viel Gewicht, Konsequenz oder Verantwortung hat. Als Rahmen zum Schutz von Anlegern und zur Gewährleistung der Unternehmenstransparenz fordert SOX ausdrücklich, dass Geschäftsführer bestätigen persönlich die Richtigkeit ihrer Finanzberichte. Eine schnelle Unterschrift mag auf dem Papier nicht einschüchternd wirken, bis Sie bedenken, was die Gefahr birgt, dass Sie etwas falsch machen: erhebliche Bußgelder, Gefängnisstrafen und ein dauerhafter Schaden am Ruf eines Unternehmens.

Aber SOX ist nicht statisch. Im Laufe der Jahre hat sich der Compliance-Ansatz aufgrund technologischer Fortschritte, Veränderungen in der regulatorischen Landschaft und Veränderungen in der Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, weiterentwickelt. Wenn Sie Teil eines 404a-Unternehmens sind, das sich auf das Wachstum vorbereitet, bereits mit den strengen Anforderungen von 404b konfrontiert ist oder einfach nur Ihre Compliance-Bemühungen verbessern möchten, ist dieser Artikel Ihr praktischer Guide zu SOX im heutigen Umfeld — was ist gleich, was hat sich geändert und wie Sie die Nase vorn haben.

Was macht SOX einzigartig (und gruselig)

Im Gegensatz zu vielen Compliance-Frameworks konzentriert sich SOX auf finanzielle Genauigkeit. Es ist das Gesetz für börsennotierte Unternehmen in den USA. Es ist auch eines der wenigen Compliance-Frameworks, bei dem CEOs und CFOs die Rechenschaftspflicht sehr persönlich ist. Diese Führungskräfte müssen bestätigen, dass ihre Finanzunterlagen korrekt sind, wodurch ihre Karriere (und möglicherweise auch ihre Freiheit) aufs Spiel gesetzt wird, um sicherzustellen, dass ihre Unternehmen ihre Bücher richtig führen.

Andere Frameworks schlagen vielleicht Best Practices vor oder erfordern irgendeine Form von Aufsicht, aber SOX erfordert Blut, Schweiß und eine Unterschrift. Und obwohl der Schwerpunkt auf Vollständigkeit und Genauigkeit liegt, zwingt es Unternehmen von Natur aus, luftdichte Prozesse rund um Finanz-Reporting, internes Kontrollumfeld, IT-Frameworks und sogar Cybersicherheitsinformationen sicherzustellen. Damit geht SOX weit über die bloße Einhaltung von Vorschriften hinaus in den Bereich der Geschäftsstrategie.

Die Strafen machen SOX wirklich furchteinflößend. Fehltritte können zu direkter Rechenschaft und schwerwiegenden Folgen führen, von Bußgeldern in Höhe von mehreren Millionen Dollar bis hin zu Gefängnisstrafen für Führungskräfte. Dies ist einer der Gründe, warum Unternehmen weltweit die SOX-Compliance nicht nur als eine Aufgabe betrachten, sondern als eine monumentale betriebliche Priorität.

Was ist das Gleiche in Bezug auf SOX-Compliance

Die Kernanforderungen 

In gewisser Weise ist SOX in den letzten über 20 Jahren gleich geblieben. Im Mittelpunkt der SOX-Compliance stehen internes Kontrollumfeld, die die Richtigkeit der Finanz-Reporting sicherstellen. Das Framework deckt zwei Hauptkategorien ab:

• 404a-Konformität: In der Regel verlangt 404a bei kleineren, aufstrebenden Unternehmen, dass das Management eines Unternehmens internes Kontrollumfeld der Finanz-Reporting einrichtet, aufrechterhält und deren Wirksamkeit bewertet. Dazu gehört die Dokumentation ihres internen Kontrollrahmens, die Bewertung seines Designs und seiner betrieblichen Effektivität und die Berichterstattung über ihre Ergebnisse in der jährlichen Einreichung des Unternehmens bei der Securities and Exchange Commission (SEC). Dieser Abschnitt gilt für alle öffentlichen Unternehmen.
• 404b-Konformität: Dies gilt für größere börsennotierte Unternehmen und erfordert, dass ein unabhängiger externer Prüfer:in die Bewertung der internes Kontrollumfeld des Unternehmens im Bereich der Finanz-Reporting durch das Management bestätigt und darüber Bericht erstattet. Dies bedeutet, dass der Prüfer:in die Wirksamkeit dieser Kontrollen unabhängig testen und validieren muss. Dies gilt in erster Linie für „beschleunigte Einreicher“ und „große beschleunigte Einreicher“, während kleinere Unternehmen (nicht beschleunigte Absender und aufstrebende Wachstumsunternehmen) in der Regel von dieser externen Prüferbescheinigung ausgenommen sind.

Die Fundamentaldaten bleiben unverändert. Führungskräfte müssen immer noch sicherstellen, dass jeder Finanzbericht die Leistung des Unternehmens genau widerspiegelt, unterstützt durch zuverlässige Rahmenbedingungen für Dokumentation, Überwachung und Tests.

So gehen Unternehmen mit Compliance um

Nach mehr als zwei Jahrzehnten ist die SOX-Compliance weiterhin ein herausfordernder und ressourcenintensiver Prozess. Während einige Organisationen im Laufe der Zeit effizienter geworden sind, müssen andere Programme nun mit steigenden Kosten, erhöhtem Aufwand und mehr Stunden für die Einhaltung der Vorschriften rechnen. Ein wesentlicher Grund dafür sind die gestiegenen Erwartungen an das Management, Kontrollen mit höherer Präzision zu unterstützen, was häufig durch den zusätzlichen Druck der Prüfer aufgrund der PCAOB-Inspektionsberichte beeinflusst wird. Die Bewertung der Effizienz dieser Programme erfordert noch mehr Ressourcen, da Unternehmen mit anhaltenden Mängeln und dem Aufwand zu kämpfen haben, der zur Behebung wesentlicher Schwächen erforderlich ist. Trotz jahrelanger Erfahrung hat die Branche immer noch mit zu vielen Mängeln bei der SOX-Konformität zu kämpfen.

Personalprobleme erhöhen die Belastung nur noch. Der Markt für qualifizierte SOX-Fachkräfte ist geschrumpft, da die Zahl der Absolventen des Rechnungswesens, die diese Positionen traditionell besetzt haben, zurückgegangen ist. Unternehmen haben Schwierigkeiten, erfahrene Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten oder Berater zu finden, die in der Lage sind, die Komplexität der Compliance zu bewältigen. Hinzu kommen weitere Komplikationen, Fusionen, Übernahmen und ERP-System-Upgrades, die eine intensive Prüfung erfordern, um sicherzustellen, dass diese Übergänge den SOX-Anforderungen entsprechen, was jahrelangen Aufwand erfordern kann.

Diese Herausforderungen enthüllen eine beunruhigende Wahrheit: Die Prozesse rund um die SOX-Compliance stagnierten eher als dass sie sich weiterentwickelt haben. Das derzeitige System ist überfällig für Innovation und neues Denken.

Was hat sich bei der SOX-Konformität geändert 

Technologie ist der Game-Changer 

Die größte Veränderung war die Einführung der Technologie als zentraler Akteur bei der SOX-Compliance. Moderne Tools verändern die Art und Weise, wie Unternehmen die Herkulesaufgaben der Verwaltung von Kontrollen, der Nachverfolgung der Dokumentation und der Sicherstellung einer transparenten Berichterstattung bewältigen.

Zu den wichtigsten Fortschritten gehören die folgenden:

• Automatisierung schließen: Eine genaue Berichterstattung beginnt mit dem Abschluss. Heute helfen speziell entwickelte Plattformen wie FloQast Teams dabei, Finanzzahlen zu validieren und sie innerhalb einer einheitlichen Lösung direkt mit SOX-spezifischen Frameworks zu verknüpfen. Mit FloQast kombinieren Unternehmen unsere Schliessen und Connected Compliance Lösungen waren in der Lage, 65% oder mehr der Kontrollen in Echtzeit zu automatisieren, sodass mehr Zeit für strategische Aktivitäten als für manuelle Aufgaben gewonnen wurde.
• KI-Integration: Die Integration von KI in Compliance-Workflows vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften auf allen Ebenen. KI kann beispielsweise Kontrollbeschreibungen empfehlen, verwandte Probleme für das Management identifizieren, die Ressourcenzuweisung optimieren und sogar Kontrollaktivitäten in Geschäftsberichten zusammenfassen.
• Datenanalyse: Unternehmen integrieren jetzt mithilfe von Tools wie FloQast Datenanalysen in ihre Compliance-Programme und ermöglichen so prädiktive Erkenntnisse, die die Effizienz verbessern. Durch den Zugriff auf Daten auf Prozessebene sind Datenanalysen leistungsfähiger als reine Kontrollausführungsdaten (beispielsweise verbindet FloQast Workflow-Daten im Abschluss mit Vorgängen, in die die Steuerelemente eingebettet sind). Diese Tools optimieren Prozesse wie das Testen der Diensttrennung (SOD), die Überprüfung von Journaleinträgen und mehr.

Cybersicherheit und IT-Expertise 

Die SOX-Compliance überschneidet sich jetzt erheblich mit den IT- und Cybersicherheitsanforderungen. Angesichts des Aufstiegs digitaler Systeme reicht es nicht mehr aus, die Finanzen zu verstehen. Compliance-Experten müssen auch verstehen, wie Systeme interagieren, sensible Daten verarbeiten und schützen.

Offenlegungen zur Cybersicherheit werden derzeit einer intensiven Prüfung unterzogen. Unternehmen müssen robuste IT-Kontrollen implementieren, um sicherzustellen, dass die Systeme vor Datenschutzverletzungen geschützt sind. Die Rolle von Compliance-Experten hat sich weiterentwickelt und ist zunehmend technischer Natur. Sie erfordern Fachwissen darüber, wie Daten zwischen Systemen fließen und wie Sicherheitslücken gemindert werden.

Eine Reifung der Prozesse 

Der Abschlussprozess und die SOX-Workflows wurden im Laufe der Zeit kodifiziert und wiederholbar. Große Unternehmen mit engeren Zeitrahmen für die Finalisierung ihrer Finanzdaten investieren in Plattformen, die einfache Übergänge ermöglichen, wenn Teammitglieder das Unternehmen verlassen oder das Team skaliert. Es geht vor allem um die Fähigkeit, zu wachsen und SOX-Workflows zukunftssicher zu machen, unabhängig von Unternehmensveränderungen.

Die Zukunft der SOX-Compliance 

KI, bei der der Mensch im Spiel ist

KI vereinfacht und rationalisiert zwar weiterhin die Einhaltung von Vorschriften, hat aber das menschliche Fachwissen nicht vollständig verdrängt. Die besten Lösungen beinhalten menschliche Aufsicht, um KI-gestützte Erkenntnisse zu kontextualisieren und sicherzustellen, dass Compliance-Frameworks nicht die Nuance individueller Geschäftsanforderungen verlieren.

Größere Eigenverantwortung des Managements 

CFOs und Finanzmanager übernehmen zunehmend die Verantwortung für ihre Compliance-Umgebungen. Die Zukunft von SOX wird eine proaktivere Beteiligung der Führungskräfte bei der Entwicklung und Wartung konformer Systeme erfordern, anstatt SOX ausschließlich in die Verantwortung des Compliance- oder Auditteams zu sehen.

Worauf Sie bei einer SOX-Compliance-Lösung achten sollten 

Bei der Bewertung von SOX-Compliance-Plattformen ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die jede Phase des Prozesses abdeckt. Der Markt ist überflutet von Anbietern, aber die meisten konzentrieren sich nur auf einen Aspekt des Managements, wie IT oder enges Management. FloQast ist einzigartig, weil es Folgendes integriert:

• Der Abschlussprozess: Validieren Sie Zahlen automatisch und verknüpfen Sie sie direkt mit den SOX-Compliance-Frameworks.

• Connected Compliance: Synchronisieren Sie die Compliance-Dokumentation, automatisieren Sie den Testprozess und optimieren Sie das Behebungsmanagement — alles in einer einzigen Lösung.

• Vollständige Zyklusabdeckung: FloQast verwaltet alles, vom Umfang der Einzelposten in Jahresabschlüssen bis hin zu Tests und KI-gestützter Automatisierung.

Eine Lösung, die überprüfbare KI mit den Prozessen kombiniert, die Sie bereits eingeführt haben, ist die Zukunft der SOX-Compliance. Wenn sich all Ihre Daten an einem Ort befinden, haben Sie eine zuverlässige Informationsquelle. Stellen Sie es sich jetzt vor: das Audit und der Abschluss in einer zentralen Quelle. Das kann FloQast.

Abschließende Gedanken 

SOX-Compliance kann sich wie ein unüberwindbarer Berg anfühlen, den es zu erklimmen gilt — muss es aber nicht sein. Technologien wie FloQast verändern die Compliance-Landschaft und bieten Lösungen, mit denen finanzielle Genauigkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften weniger schwierig und besser in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden können.

Wenn sich Ihr Unternehmen auf dem komplexen Terrain der SOX-Compliance zurechtfindet oder sich auf eine Skalierung über die 404a-Anforderungen hinaus vorbereitet, ist jetzt der richtige Zeitpunkt entdecken Sie Connected Compliance mit FloQast. Es ist mehr als nur ein Tool; es ist ein strategischer Partner bei der Vereinfachung einer der kompliziertesten Komponenten des Geschäftsbetriebs.

Möchten Sie sehen, wie andere Unternehmen ihre SOX-Compliance-Strategien geändert und sich der Zukunft der Compliance zugewandt haben? Sehen Sie wie Die gemeinsame Chiropraktik während der Implementierung von FloQAST von 404a auf 404b umgestiegen ist und eine Reduzierung des Budgets für interne Audit um 13% erzielt hat, oder lesen wie Curis mit FloQast über 100.000$ an Prüfungsgebühren gespart hat.