Le quoi, le pourquoi et le comment des procédures opérationnelles standard

Abhors de l'auteur: Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate du prix 40 under 40 CPA Practice Advisor en 2021, et propriétaire de Leaders Online, où l'entreprise aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus grâce au leadership éclairé et au marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders en ligne ou communiquez avec elle sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

Avez-vous déjà joué au téléphone et, au moment où vous avez trouvé la dernière personne, la phrase par laquelle vous avez commencé était complètement différente ? Ceci est similaire à ce qui se passe lorsque vous n'avez pas mis en place de procédures opérationnelles standard pour votre service de comptabilité. Donnez une tâche à 10 employés et ils l'accompliront probablement de 10 manières différentes. Il n'y a rien de mal à trouver des solutions créatives et à sortir des sentiers battus, mais si vous n'avez pas de procédures standardisées, il y a de fortes chances que vous obteniez des résultats différents à chaque fois.

Dans le monde de la comptabilité, votre travail doit être cohérent et fiable. Le fait de disposer d'un processus normalisé pour l'exécution des tâches peut vous aider à atteindre cet objectif. Dans cet article, nous allons expliquer exactement ce que sont les procédures opérationnelles standard, pourquoi elles sont importantes et comment les créer.

Que sont les procédures opérationnelles normalisées (SOP) ?

Les procédures opérationnelles normalisées (SOP) sont des instructions écrites sur la manière d'effectuer une tâche spécifique, telle que la fermeture des comptes ou le paiement des factures. Ils décrivent les processus étape par étape qui doivent être suivis pour mener à bien la tâche. Ils peuvent être créés pour pratiquement toutes les tâches, qu'il s'agisse de la mise en œuvre nouvelle technologie ou en effectuant des activités quotidiennes. Bien que cet article se concentre sur les SOP pour les comptables, il est important de noter que les SOP sont cruciales pour tous les départements d'une organisation.

Pourquoi les SOP sont importantes pour les services de comptabilité

Des procédures bien définies servent de contrôles. Ils veillent à ce que les processus soient exécutés d'une certaine manière afin de maintenir la conformité et les normes. La mise en œuvre des SOP peut bénéficier aux services comptables de nombreuses manières. Lorsqu'elles sont clairement définies, les SOP peuvent :

• Garantir la cohérence: L'objectif des SOP est de garantir que les tâches sont toujours exécutées de la même manière afin d'améliorer l'efficacité et de garantir la cohérence de la qualité du travail. Si les mêmes étapes sont suivies pour terminer une tâche, vous obtiendrez des résultats cohérents. Lorsque les procédures opérationnelles normalisées sont claires et complètes, n'importe quel employé peut les suivre pour obtenir le même résultat.
• Demeurez conforme: Les SOP constituent également un moyen efficace de garantir la conformité aux réglementations du secteur et aux politiques de l'entreprise. En tant que comptables, nous savons à quel point il est important de veiller à ce que l'entreprise reste en conformité avec les lois et réglementations. Les SOP peuvent contribuer à soutenir nos efforts de conformité.
• Simplifiez l'intégration: Le fait de disposer d'un processus standardisé pour l'intégration des nouveaux employés facilitera et rationalisera le processus. Les SOP simplifient également considérablement le processus de délégation. Quand j'ai commencé à travailler dans la comptabilité publique, mon supérieur a dû tout m'expliquer. Aucune procédure normalisée n'était disponible. Dès que j'ai compris que j'allais également être chargée de former les personnes en dessous de moi, j'ai immédiatement commencé à documenter mes processus. Cela a rendu la formation de la prochaine vague de nouveaux employés beaucoup plus facile que celle de mon superviseur qui me formait.
• Préparer les entreprises à la croissance: Lorsque les processus sont clairement définis, ils peuvent être reproduits et étendus non seulement avec de nouveaux employés, mais également sur de nouveaux sites. Si l'entreprise ouvre un nouveau site, son service comptable peut utiliser vos SOP pour maintenir le même niveau de cohérence et de qualité.
• Atténuer les connaissances tribales: Les connaissances tribales sont essentiellement des informations inconnues des autres employés et des membres de l'entreprise. Par exemple, il n'y a peut-être qu'un seul employé de l'entreprise qui sait comment faire une chose en particulier. Leurs processus et leurs connaissances ne sont pas documentés, donc s'ils quittent l'entreprise, qui se chargera de cette tâche ? Les SOP permettent d'éviter ce scénario en veillant à ce que les processus soient clairs et bien documentés afin que les autres employés puissent se mettre à leur place.

Pour optimiser ces avantages, il est essentiel de créer des procédures opérationnelles normalisées qui conviennent à votre équipe. Voyons maintenant comment vous pouvez le faire.

Création de procédures opérationnelles normalisées adaptées à votre équipe

La création de SOP nécessite de la diligence et un travail de préparation. Cependant, un peu de travail supplémentaire permettra aux services comptables d'économiser lot du temps dans le futur. Le processus de création de ces procédures doit être quelque chose comme ça :

Déterminez les processus que vous souhaitez documenter

Quoi les processus que vous souhaitez documenter ? Ajoutez-les à une liste. Les processus peuvent inclure de nombreuses tâches, telles que :

• Saisir des transactions
• Payer des factures
• Clôture des comptes chaque mois
• Etc.

Ensuite, vous pouvez passer au formatage.

Choisissez le bon format pour vos SOP

Une fois que vous avez la liste des processus que vous souhaitez normaliser, il est temps de déterminer le format de la SOP. Le SOP comprendra-t-il :

• Des diagrammes ?
• Des listes de contrôle ?
• Des organigrammes ?
• Des vidéos ?
• Etc.

De plus, vous devez disposer d'un emplacement central pour stocker toutes les SOP. Il est important que les utilisateurs actuels et futurs des SOP puissent les trouver facilement.

Conseils pour choisir le bon format SOP

Voici quelques conseils pour choisir le format adapté à vos procédures :

• Listes de contrôle devrait être détaillé. Vous pouvez créer des listes de contrôle à plusieurs niveaux avec des instructions détaillées pour chaque élément de tâche.
• Organigrammes ou les diagrammes peuvent avoir plus de sens lorsque plusieurs variables déterminent la manière dont le processus sera terminé.
• Vidéos et enregistrements d'écran peuvent aider quelqu'un à suivre les procédures opérationnelles normalisées avec précision et constituent un élément à prendre en compte pour les processus complexes. L'un de mes outils d'enregistrement d'écran préférés est Métier à tisser.

Processus de révision

À ce stade, vous savez quels processus vous souhaitez documenter et comment vous allez les documenter. Il est maintenant temps de passer en revue les processus. Commencez par parler à la ou aux personnes qui gèrent ces processus pour :

• Recueillez des informations de première main sur la manière dont le processus est terminé
• Découvrez différentes techniques pour accomplir des tâches ou des opportunités d'automatisation
• Supprimez tous les processus redondants

Une fois que vous avez obtenu les informations de la ou des personnes chargées de la tâche, vous pouvez passer à l'étape suivante.

Divisez le processus en étapes

Maintenant vient la partie amusante. Il est temps de diviser les processus en étapes. Chaque étape doit contenir des informations détaillées sur la manière de la terminer correctement. Votre objectif est de fournir autant de détails sur les étapes afin qu'un autre équipe le membre peut reproduire la procédure sans erreur.

L'idée est de créer des SOP qui protègent une entreprise. Par exemple, si un membre de l'équipe est absent du bureau pendant une période prolongée, les SOP devraient permettre à quelqu'un d'autre de remplir son rôle sans aucune interruption d'activité.

En outre, lors de la création de ces étapes, n'hésitez pas à trouver de nouveaux moyens d'optimiser la façon dont les tâches sont actuellement effectuées.

Mise en œuvre des SOP

Les SOP peuvent désormais être intégrées lentement aux opérations. Une fois qu'un premier brouillon est créé, il est temps de le tester. Toutes les parties prenantes internes concernées devraient recevoir la première ébauche et fournir des commentaires sur son utilisation.

L'application des SOP dans un environnement réel permettra aux comptables de :

• Ajustez les modes opératoires normalisés
• Recommander des modifications
• Testez le SOP

Il sera important de créer une boucle de rétroaction à ce stade et de mettre à jour les SOP au fil du temps si nécessaire. Tous les membres de l'équipe interne qui utilisent les procédures devrait ont un moyen de fournir des commentaires. Souvent, les procédures changent au fil du temps et les SOP devront être mises à jour.

Conclusion

En conclusion, il est essentiel de disposer de procédures opérationnelles standard dans votre service de comptabilité. Que vous cherchiez à évoluer, à garantir la cohérence, à rester en conformité ou à gérer avec succès les changements d'employés, vos SOP constitueront l'épine dorsale de la réussite de ces efforts. Suivez les étapes ci-dessus pour commencer à les créer et à les implémenter dès aujourd'hui.