Was, Warum und Wie von Standardarbeitsanweisungen

Abden Autor heraussuchen: Katie Thomas, CPA, ist Content Creator, 2021 erhielt 40 unter 40 CPA Practice Advisor und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Buchhaltungsexperten dabei hilft, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Fühlen Sie sich frei, uns zu besuchen Führungskräfte online oder verbinde dich mit ihr auf LinkedIn um in Kontakt zu kommen mit Katie.

Haben Sie schon einmal eine Partie Telefon gespielt und als Sie bei der letzten Person angekommen sind, war der Satz, mit dem Sie angefangen haben, völlig anders? Dies ist vergleichbar mit dem, was passiert, wenn Sie keine Standardarbeitsanweisungen für Ihre Buchhaltungsabteilung haben. Geben Sie 10 Mitarbeitern eine Aufgabe und sie werden sie wahrscheinlich auf 10 verschiedene Arten erledigen. Es ist nichts Falsches daran, kreative Lösungen zu finden und unkonventionell zu denken, aber wenn Sie keine standardisierten Verfahren haben, besteht eine gute Chance, dass Sie jedes Mal andere Ergebnisse erzielen.

In der Buchhaltungswelt muss Ihre Arbeit konsistent und zuverlässig sein. Ein standardisierter Prozess für die Erledigung von Aufgaben kann Ihnen helfen, dieses Ziel zu erreichen. In diesem Artikel werden wir genau aufschlüsseln, was Standardarbeitsanweisungen sind, warum sie wichtig sind und wie sie erstellt werden.

Was sind Standardarbeitsanweisungen (SOPs)?

Standardarbeitsanweisungen (SOPs) sind schriftliche Anweisungen zur Ausführung einer bestimmten Aufgabe, z. B. zum Abschluss der Geschäftsbücher oder zur Bezahlung von Rechnungen. Sie beschreiben schrittweise Prozesse, die befolgt werden müssen, um die Aufgabe abzuschließen. Sie können für praktisch jede Aufgabe erstellt werden, egal ob es sich um die Implementierung handelt neue Technologie oder die Durchführung alltäglicher Aktivitäten. Dieser Artikel konzentriert sich zwar auf SOPs für Buchhalter, es ist jedoch wichtig zu beachten, dass SOPs für alle Abteilungen eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind.

Warum SOPs für Buchhaltungsabteilungen wichtig sind

Gut definierte Verfahren dienen als Kontrollen. Sie stellen sicher, dass Prozesse auf eine bestimmte Weise durchgeführt werden, um die Einhaltung von Vorschriften und Standards aufrechtzuerhalten. Die Implementierung von SOPs kann Buchhaltungsabteilungen in vielerlei Hinsicht zugute kommen. Wenn SOPs klar definiert sind, können sie:

• Konsistenz sicherstellen: Das Ziel von SOPs besteht darin, sicherzustellen, dass Aufgaben immer auf die gleiche Weise ausgeführt werden, um die Effizienz zu verbessern und eine gleichbleibende Arbeitsqualität sicherzustellen. Wenn dieselben Schritte befolgt werden, um eine Aufgabe abzuschließen, erhalten Sie konsistente Ergebnisse. Wenn die SOPs klar und gründlich sind, kann jeder Mitarbeiter sie befolgen, um das gleiche Ergebnis zu erzielen.
• Bleiben Sie konform: SOPs sind auch ein wirksames Mittel, um die Einhaltung von Branchenvorschriften und Unternehmensrichtlinien sicherzustellen. Als Buchhalter wissen wir, wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass das Unternehmen die Gesetze und Vorschriften einhält. SOPs können dazu beitragen, unsere Compliance-Bemühungen zu unterstützen.
• Optimieren Sie das Onboarding: Ein standardisierter Prozess für das Onboarding neuer Mitarbeiter wird den Prozess reibungsloser und rationeller machen. SOPs erleichtern auch den Delegationsprozess erheblich. Als ich anfing, in der öffentlichen Buchhaltung zu arbeiten, musste mir mein Vorgesetzter alles erklären. Es waren keine SOPs verfügbar. Sobald mir klar wurde, dass auch ich die Aufgabe haben würde, die Leute unter mir zu schulen, begann ich sofort, meine Prozesse zu dokumentieren. Das machte es viel einfacher, die nächste Runde neuer Mitarbeiter auszubilden, als es für meinen Vorgesetzten der Fall war, mich auszubilden.
• Unternehmen auf Wachstum vorbereiten: Wenn Prozesse klar definiert sind, können sie nicht nur mit neuen Mitarbeitern, sondern auch an neuen Standorten repliziert und skaliert werden. Wenn das Unternehmen einen neuen Standort eröffnet, kann die Buchhaltungsabteilung Ihre SOPs verwenden, um das gleiche Maß an Konsistenz und Qualität aufrechtzuerhalten.
• Stammeswissen abschwächen: Stammeswissen sind im Wesentlichen Informationen, die anderen Mitarbeitern und Mitgliedern des Unternehmens unbekannt sind. Zum Beispiel gibt es vielleicht nur einen Mitarbeiter im Unternehmen, der weiß, wie man eine bestimmte Sache macht. Ihr Prozess und ihr Wissen sind nicht dokumentiert. Wenn sie das Unternehmen verlassen, wer wird diese Aufgabe übernehmen? SOPs verhindern dieses Szenario, indem sie sicherstellen, dass die Prozesse klar und gut dokumentiert sind, sodass andere Mitarbeiter in ihre Fußstapfen treten können.

Der Schlüssel zur Maximierung dieser Vorteile besteht darin, SOPs zu erstellen, die für Ihr Team gut funktionieren. Lassen Sie uns nun untersuchen, wie Sie das tun können.

Erstellen Sie SOPs, die für Ihr Team sinnvoll sind

Die Erstellung von SOPs erfordert Sorgfalt und Vorbereitungsarbeit. Etwas zusätzliche Arbeit erspart den Buchhaltungsabteilungen jetzt jedoch Menge der Zeit in der Zukunft. Der Prozess der Erstellung dieser Verfahren sollte etwas wie das hier:

Bestimmen Sie die Prozesse, die Sie dokumentieren möchten

Was Prozesse möchten Sie dokumentieren? Füge sie zu einer Liste hinzu. Die Prozesse können zahlreiche Aufgaben umfassen, wie zum Beispiel:

• Transaktionen eingeben
• Rechnungen bezahlen
• Jeden Monat die Bücher schließen
• Usw.

Als Nächstes können Sie mit dem Formatieren fortfahren.

Entscheiden Sie sich für das richtige Format für Ihre SOPs

Sobald Sie die Liste der Prozesse haben, die Sie standardisieren möchten, ist es an der Zeit, das Format der SOP festzulegen. Wird die SOP beinhalten:

• Diagramme?
• Checklisten?
• Flussdiagramme?
• Videos?
• Usw.

Darüber hinaus benötigen Sie einen zentralen Ort, an dem alle SOPs gespeichert werden können. Es ist wichtig, dass sowohl aktuelle SOP-Benutzer als auch zukünftige SOP-Benutzer sie leicht finden können.

Tipps zur Auswahl des richtigen SOP-Formats

Hier sind ein paar Tipps zur Auswahl des richtigen Formats für Ihre Verfahren:

• Checklisten sollte detailliert sein. Sie können mehrstufige Checklisten mit ausführlichen Anweisungen für jedes Aufgabenelement erstellen.
• Flussdiagramme oder Diagramme können am sinnvollsten sein, wenn mehrere Variablen bestimmen, wie der Prozess abgeschlossen wird.
• Videos und Bildschirmaufnahmen können jemandem helfen, die SOP genau einzuhalten, und sind bei komplexen Prozessen zu berücksichtigen. Eines meiner Lieblingstools für Bildschirmaufnahmen ist Webstuhl.

Prozesse überprüfen

Zu diesem Zeitpunkt wissen Sie, welche Prozesse Sie dokumentieren möchten und wie Sie sie dokumentieren werden. Jetzt ist es an der Zeit, mit der Überprüfung der Prozesse zu beginnen. Sprechen Sie zunächst mit der Person (en), die diese Prozesse abwickeln, um:

• Sammeln Sie Informationen aus erster Hand darüber, wie der Prozess abgeschlossen wird
• Entdecken Sie verschiedene Techniken zur Erledigung von Aufgaben oder Automatisierungsmöglichkeiten
• Entfernen Sie alle redundanten Prozesse

Sobald Sie die Informationen der Person (en) erhalten haben, die für die Aufgabe verantwortlich sind, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Teilen Sie den Prozess in Schritte auf

Jetzt kommt der lustige Teil. Es ist an der Zeit, die Prozesse in Schritte zu unterteilen. Jeder Schritt sollte detaillierte Informationen darüber enthalten, wie er korrekt ausgeführt wird. Ihr Ziel ist es, so viele Details für die Schritte bereitzustellen, dass ein anderer Mannschaft Mitglied kann die Prozedur ohne Fehler replizieren.

Die Idee ist, SOPs zu erstellen, die ein Unternehmen schützen. Wenn beispielsweise ein Teammitglied für einen längeren Zeitraum nicht im Büro ist, sollten die SOPs es einer anderen Person ermöglichen, ihre Rolle ohne Betriebsunterbrechung auszuüben.

Scheuen Sie sich außerdem nicht, bei der Erstellung dieser Schritte neue Wege zu finden, um die aktuelle Erledigung von Aufgaben zu optimieren.

Implementierung der SOPs

SOPs können jetzt langsam in den Betrieb integriert werden. Sobald ein erster Entwurf erstellt ist, ist es an der Zeit, sie zu testen. Alle relevanten internen Stakeholder sollten den ersten Entwurf erhalten und anhand dessen Feedback geben.

Das Durcharbeiten der SOPs in einer realen Umgebung ermöglicht es Buchhaltern:

• Feinabstimmung der SOPs
• Änderungen empfehlen
• Testen Sie die SOP

Es wird wichtig sein, an dieser Stelle eine Feedback-Schleife zu erstellen und die SOPs im Laufe der Zeit nach Bedarf zu aktualisieren. Alle internen Teammitglieder, die die Verfahren anwenden sollte eine Möglichkeit haben, Feedback zu geben. Oft ändern sich die Verfahren im Laufe der Zeit und die SOPs müssen aktualisiert werden.

Einpacken

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es von entscheidender Bedeutung ist, in Ihrer Buchhaltungsabteilung über Standardarbeitsanweisungen zu verfügen. Ganz gleich, ob Sie skalieren, Konsistenz sicherstellen, die Compliance einhalten oder Mitarbeiterwechsel erfolgreich bewältigen möchten, Ihre SOPs sind das Rückgrat, um diese Bemühungen zum Erfolg zu führen. Verwenden Sie die oben genannten Schritte, um noch heute mit der Erstellung und Implementierung zu beginnen.