Une meilleure façon de clôturer : l'excellence au service des comptables

Group 1 est une entreprise de vente au détail automobile qui compte plus de 200 concessionnaires dans le monde entier. Expansion au Royaume-Uni en 2007, Group 1 est devenue l'une des 10 plus grandes entreprises britanniques AM100, portant son portefeuille britannique à 57 sites avec un chiffre d'affaires annuel de plus de 2 milliards de livres sterling.

La croissance du Group 1 a créé un certain nombre de défis comptables, notamment la nécessité de gérer une clôture de fin de mois complexe dans le cadre d'une infrastructure commerciale transatlantique. En conséquence, les comptables du Group 1 ont besoin d'un logiciel financier capable d'atteindre les objectifs commerciaux ambitieux de l'entreprise tout en gardant la clôture aussi simple et efficace que possible.

Avant FloQast

Avant sa transformation numérique avec FloQast, Group 1 s'appuyait sur un système principalement manuel pour gérer sa fonction comptable complexe, les comptables utilisant des feuilles de calcul pour appliquer les contrôles et suivre les progrès chaque mois. Le suivi des feuilles de calcul est une caractéristique courante d'une fermeture manuelle, mais peut entraîner des problèmes d'efficacité pour les grandes entités, en particulier si les comptables traitent une variété de documents différents, quels que soient les flux de travail, et impriment et stockent physiquement des milliers de pages de données financières chaque mois.

Responsable du financement du commerce de détail Craig Lowdell a noté que ces difficultés manuelles, notamment le manque de documentation standardisée, pourraient entraîner des retards serrés pour l'équipe du Group 1. Malgré l'adoption généralisée du travail à distance après la pandémie, Group 1 a continué à impliquer de multiples saisies manuelles, telles que la production d'un grand nombre de documents PDF et l'utilisation de la fonction « Docusign » pour signer les formulaires un par un.

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Lorsque la COVID est arrivée, notre réaction a été la suivante : comment faisons-nous ce que nous faisons aujourd'hui dans un format électronique ?

‍— Craig Lowdell, Head of Retail Finance

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La fonction comptable du Group 1 est également différente de celle de nombreux concurrents britanniques car elle prend en compte certaines considérations relatives au contrôle américain, telles que conformité à la loi Sarbanes-Oxley. Cette préoccupation technique supplémentaire rend la clôture particulièrement intense au cours de ses 5 premiers jours, alors que l'équipe vise à faire approuver les rapprochements des bilans. Selon Lowdell, dans le cadre de ce système manuel, les comptables du Group 1 « ressentaient la pression, l'augmentation de la charge de travail et l'inefficacité du processus ».

C'est en tenant compte de tous ces facteurs que la haute direction du Group 1 a décidé de passer d'une clôture manuelle aux possibilités de l'automatisation. Compte tenu de la taille, de l'envergure et des exigences techniques de sa clôture, l'entreprise ne voulait pas se lancer dans un changement précipité sans explorer correctement le marché. À cette fin, les cadres supérieurs ont entrepris un processus de recherche approfondi et, après plusieurs mois, ont choisi FloQast.

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En tant qu'équipe de direction, nous l'avons pris sur nous et nous sommes dit : « Il doit y avoir une meilleure façon de procéder. Il doit y avoir quelque chose qui puisse faire ce dont nous avons besoin de manière beaucoup plus simple et plus astucieuse.

— Craig Lowdell, Head of Retail Finance

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Mise en œuvre de FloQast

Group 1 a préparé sa transformation numérique sur une période de plusieurs mois, l'équipe de FloQast soutenant ses comptables et proposant des formations sur les nouveaux outils. Dans un premier temps, Group 1 a décidé de tester FloQast chez 9 de ses concessionnaires britanniques avant de s'étendre à des sites dont la clôture était plus complexe afin de réaliser des tests de résistance plus ciblés.

À la suite de l'essai d'octobre à décembre 2022, Group 1 a lancé FloQast pour l'ensemble de son équipe comptable britannique en janvier 2023. Les comptables ont rapidement compris les avantages du nouveau système : Logiciel de gestion FloQast Close a amélioré la transparence et la flexibilité de Group 1 Close en permettant aux utilisateurs de créer leurs propres éléments de liste de contrôle, de définir des seuils, de regrouper des comptes et d'intégrer des outils tiers, tels que Microsoft Teams et OneDrive, parmi les nouvelles possibilités.

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La flexibilité était essentielle. Nous n'avons pas eu à modifier nos processus pour nous adapter au système FloQast. C'était juste une bonne solution intégrée.

‍— Craig Lowdell, Head of Retail Finance

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Au-delà de la fin du mois, les outils FloQast ont rationalisé les Group 1 processus d'audit interne. Alors qu'une équipe d'audit interne devait auparavant demander des copies de documents physiques, puis les récupérer manuellement, le système basé sur le cloud de FloQast lui permet de compiler automatiquement des listes d'échantillons et de récupérer les fichiers nécessaires en quelques secondes.

Les comptables principaux du Group 1 en ont également bénéficié. Le Tableau de bord FloQast Ops fournit à l'équipe de direction britannique un aperçu complet de la progression de Close, avec un aperçu des points faibles et des problèmes, et des avertissements clairs en cas de menace concernant les délais des tâches. Comme l'a fait remarquer Lowdell, ce niveau de détail est essentiel pour répondre aux préoccupations comptables transatlantiques de l'entreprise : « Nous faisons partie d'une plus grande entreprise et il est important de respecter nos délais afin qu'ils puissent respecter les délais de leur côté. »

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Il est bon de savoir où se trouve tout le monde à un moment donné. Donc, si j'ai besoin d'allouer des ressources à un problème, ou de poser des questions, je peux le faire.

‍— Craig Lowdell, Head of Retail Finance

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Améliorer l'expérience des employés

Avant la mise en œuvre de FloQast, la complexité de la clôture signifiait que les comptables du group 1 travaillaient fréquemment sous pression pour résoudre les problèmes et respecter les délais. Dans cette optique, le Group 1 avait une autre priorité pour sa transformation numérique : améliorer équilibre entre vie professionnelle et vie privée de son équipe comptable.

Au-delà de la précieuse amélioration des performances et des 5 jours rapprochements des bilans cible, l'équipe de direction de Group 1 souhaitait la mise en œuvre de FloQast pour soutenir ses employés comptables. « Au fur et à mesure que le temps passe et que nous développerons notre parcours avec FloQast, nous verrons comment raccourcir notre fenêtre de fermeture », explique Lowdell, « mais l'objectif principal était de donner un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée au personnel. »

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Si vous demandez à quelqu'un qui utilise FloQast, c'est l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. C'est le « Je n'ai pas à travailler tout le week-end », « Je n'ai pas à travailler aussi tard dans la soirée ... C'est redonner ce temps libre aux gens.

‍— Craig Lowdell, Head of Retail Finance

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En créant de meilleures expériences pour ses employés, le Group 1 soutient non seulement son personnel, mais jette les bases de l'avenir. Lowdell note que Group 1 cherchera à développer son logiciel FloQast et à « apporter de nouvelles améliorations au fur et à mesure ». Entre-temps, la plateforme donne des résultats, notamment en améliorant la vie des comptables.