Ein besserer Abschluss: Transformation des Monatsendes von Gruppe 1 für Buchhalter

Group 1 ist ein Automobileinzelhandelsunternehmen mit über 200 weltweiten Händlern. Expansion nach Großbritannien im Jahr 2007, Gruppe 1 hat sich zu einem der 10 besten AM100-Unternehmen in Großbritannien entwickelt und sein Portfolio in Großbritannien auf 57 Standorte mit einem Jahresumsatz von über 2 Milliarden Pfund erweitert.

Das Wachstum von Gruppe 1 hat zu einer Reihe von buchhalterischen Herausforderungen geführt, nicht zuletzt zu der Anforderung, im Rahmen einer transatlantischen Geschäftsinfrastruktur einen komplexen Monatsabschluss zu bewältigen. Dementsprechend benötigen Buchhalter der Gruppe 1 eine Finanzsoftware, die in der Lage ist, die ehrgeizigen Geschäftsziele des Unternehmens zu erreichen und gleichzeitig den Abschluss so einfach und effizient wie möglich zu gestalten.

Vor FloQast

Vor der digitalen Transformation mit FloQast verließ sich Group 1 auf ein überwiegend manuelles System, um ihre komplizierte Buchhaltungsfunktion zu verwalten. Buchhalter verwendeten Tabellenkalkulationen, um Kontrollen anzuwenden und den Fortschritt jeden Monat zu verfolgen. Die Tabellenkalkulationsverfolgung ist ein übliches Merkmal eines manuellen Abschlusses, kann jedoch bei größeren Unternehmen zu Effizienzproblemen führen, insbesondere wenn Buchhalter über mehrere Workflows hinweg mit einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumente umgehen und jeden Monat Tausende von Seiten mit Finanzdaten physisch drucken und speichern.

Leiter der Abteilung Retail Finance Craig Lowdell stellte fest, dass diese manuellen Herausforderungen, nicht zuletzt das Fehlen einer standardisierten Dokumentation, zu Verzögerungen beim Team der Gruppe 1 führen könnten. Trotz der breiten Akzeptanz der Telearbeit nach der Pandemie beinhaltete Close von Group 1 weiterhin mehrere manuelle Eingaben — wie die Erstellung einer großen Anzahl von PDF-Dokumenten und die Verwendung der Funktion „Docusign“, um Formulare einzeln zu unterzeichnen.

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Als Covid auf den Markt kam, war unsere Reaktion: Wie machen wir das, was wir heute tun, in einem elektronischen Format?“

— Craig Lowdell, Leiter der Abteilung Retail Finance

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Die Rechnungslegungsfunktion von Gruppe 1 unterscheidet sich ebenfalls von der vieler britischer Mitbewerber, da sie bestimmte Kontrollüberlegungen aus den USA berücksichtigt, wie z. Einhaltung des Sarbanes-Oxley Act. Diese zusätzlichen technischen Bedenken machen den Close in den ersten 5 Tagen besonders intensiv, da das Team bestrebt ist, die Bilanzabstimmungen zu unterzeichnen. Laut Lowdell spürten die Buchhalter der Gruppe 1 unter diesem manuellen System „den Druck, die erhöhte Arbeitsbelastung und die Ineffizienzen des Prozesses“.

Vor dem Hintergrund all dieser Faktoren beschloss die Geschäftsleitung der Gruppe 1, von einem manuellen Abschluss abzuweichen und die Möglichkeiten der Automatisierung zu nutzen. Angesichts der Größe, des Umfangs und der technischen Anforderungen von Close wollte das Unternehmen keine überstürzte Änderung vornehmen, ohne den Markt gründlich zu sondieren. Zu diesem Zweck führten die Führungskräfte einen gründlichen Rechercheprozess durch und entschieden sich nach mehreren Monaten für FloQast.

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Wir haben es als Führungsteam auf uns genommen und dachten: „Es muss einen besseren Weg geben, das zu tun. Es muss da draußen etwas geben, das das, was wir brauchen, auf eine viel einfachere und elegantere Art und Weise tun kann.“

— Craig Lowdell, Leiter der Abteilung Retail Finance

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Implementierung von FloQast

Gruppe 1 bereitete seine digitale Transformation vor über einen Zeitraum von Monaten, wobei das FloQAst-Team seine Buchhalter unterstützt und Schulungen zu neuen Tools anbietet. Zunächst entschied sich Gruppe 1, FloQast bei 9 ihrer britischen Händler zu testen, bevor sie auf Standorte mit einem komplizierteren Close expandierte, um gezieltere Stresstests durchzuführen.

Nach der Studie von Oktober bis Dezember 2022 führte Group 1 FloQast im Januar 2023 für ihr gesamtes britisches Buchhaltungsteam ein. Die Buchhalter erkannten schnell die Vorteile des neuen Systems: FloQast Close Verwaltungssoftware erhöhte die Transparenz und Flexibilität von Group 1's Close mit Funktionen für Benutzer, ihre eigenen Checklistenelemente zu erstellen, Schwellenwerte festzulegen, Konten zu gruppieren und Tools von Drittanbietern wie Microsoft Teams und OneDrive zu den neuen Möglichkeiten zu integrieren.

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Die Flexibilität war entscheidend. Wir mussten unsere Prozesse nicht ändern, um sie an das FloQast-System anzupassen. Es war einfach eine nette Slot-in-Lösung.“

‍— Craig Lowdell, Leiter der Abteilung Retail Finance

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Über das Monatsende hinaus optimierten die FloQAst-Tools die von Gruppe 1 interner Auditprozess. Wo ein internes Auditteam zuvor Kopien physischer Dokumente anfordern und diese Materialien dann von Hand abrufen musste, ermöglicht das Cloud-basierte System von FloQast es, Musterlisten automatisch zu erstellen und die erforderlichen Dateien in Sekundenschnelle abzurufen.

Die leitenden Buchhalter der Gruppe 1 haben ebenfalls profitiert. Das FloQast Ops-Dashboard bietet dem britischen Managementteam einen umfassenden Überblick über den Fortschritt von Close mit Einblicken in Problembereiche und Probleme sowie deutliche Warnungen vor drohenden Terminen für Aufgaben. Wie Lowdell feststellte, ist dieser Detaillierungsgrad für die transatlantische Rechnungslegung des Unternehmens von entscheidender Bedeutung: „Wir sind Teil eines größeren Unternehmens und es ist wichtig, dass wir unsere Termine einhalten, damit sie die Termine auch einhalten können.“

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Es ist gut zu verstehen, wo sich jeder zu jedem Zeitpunkt befindet. Wenn ich also Ressourcen für ein Problem bereitstellen oder Fragen stellen muss, kann ich das tun.“

‍— Craig Lowdell, Leiter der Abteilung Retail Finance

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Verbesserung der Mitarbeitererfahrungen

Vor der Implementierung von FloQast standen Buchhalter der Gruppe 1 aufgrund der Komplexität von Close häufig unter Druck, um Probleme zu lösen und Termine einzuhalten. Vor diesem Hintergrund hatte Gruppe 1 eine weitere Priorität für ihre digitale Transformation: die Verbesserung der Work-Life-Balance des Buchhaltungsteams.

Jenseits des wertvollen Leistungsschubs und der 5-Tage Bilanzabstimmungen Ziel war es, das Führungsteam von Group 1 wollte, dass die FloQAST-Implementierung die Mitarbeiter der Buchhaltung unterstützt. „Im Laufe der Zeit und im weiteren Verlauf unserer Zusammenarbeit mit FloQast werden wir prüfen, wie wir unser Abschlussfenster verkürzen können“, so Lowdell, „aber das Hauptziel bestand darin, den Mitarbeitern eine bessere Work-Life-Balance zu bieten.“

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Wenn du jemanden fragst, der FloQast nutzt, dann ist es die Work-Life-Balance. Es ist das „Ich muss nicht das ganze Wochenende arbeiten“, „Ich muss nicht bis spät in den Abend hinein arbeiten“... Es geht darum, den Menschen diese Freizeit zurückzugeben.“

‍— Craig Lowdell, Leiter der Abteilung Retail Finance

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Durch die Schaffung besserer Mitarbeitererfahrungen unterstützt Group 1 nicht nur ihre Mitarbeiter, sondern legt auch den Grundstein für die Zukunft. Lowdell merkt an, dass Group 1 versuchen wird, ihre FloQast-Software weiterzuentwickeln und „im Laufe der Zeit weitere Verbesserungen vorzunehmen“. In der Zwischenzeit liefert die Plattform Ergebnisse: nämlich das Leben von Buchhaltern zu verbessern.