Banque alimentaire de la région de la capitale : l'IA rationalise l'appariement des transactions au service de la communauté

Le Banque alimentaire de la région de la capitale , une organisation à but non lucratif vitale qui fournit plus de 64 millions de repas par an à des habitants de Washington, de la Virginie du Nord et des banlieues voisines du Maryland, a eu du mal à assurer le bon fonctionnement de ses processus de rapprochement des transactions. Une grande partie du travail étant effectuée manuellement, les rapprochements bancaires étaient un processus lent et fastidieux.

En adoptant L'appariement des transactions basé sur l'IA de FloQast solution, la banque alimentaire de la région de la capitale a été en mesure de remanier complètement son processus de rapprochement bancaire. La solution a apporté des résultats transformateurs, réduisant considérablement le temps nécessaire pour faire correspondre les transactions, améliorer la précision et permettre à leur équipe comptable de se concentrer sur des tâches stratégiques. L'histoire de la banque alimentaire de la région de la capitale témoigne de la façon dont des solutions innovantes telles que Flux Est peut aider les organisations non seulement à atteindre leurs objectifs opérationnels, mais également à créer un espace pour évoluer et grandir.

Les inefficacités manuelles mènent au chaos

Avant que la banque alimentaire de la région de la capitale ne mette en œuvre FloQast, ses processus comptables étaient entravés par des inefficacités manuelles. Leurs flux de travail de rapprochement des transactions étaient entièrement manuels, ce qui exigeait des heures de travail fastidieuses de la part de l'équipe. Les retards causés par ces processus désuets ont non seulement ralenti leur clôture financière, mais ont également accru le risque d'erreur. Pour une organisation comme la Banque alimentaire de la région de la capitale, où des informations financières précises sont essentielles pour prendre des décisions éclairées et remplir sa mission, cette inefficacité n'était pas durable.

Karl Spanbauer, contrôleur à la Capital Area Food Bank, explique : « Nous n'avions mis en place aucun processus pour fermer les comptes, et les mois précédents ont été ajustés en fonction de diverses modifications apportées à l'ERP. » Ces problèmes d'efficacité ont obligé l'équipe à s'appuyer sur des solutions de contournement qui ont entraîné des défis supplémentaires.

Karl a même tenté de créer son propre système de gestion rapproché en combinant des lecteurs partagés et des processus manuels, mais les résultats n'ont pas été satisfaisants. « Cela n'a pas très bien fonctionné », a-t-il plaisanté. L'équipe savait qu'elle devait trouver une solution meilleure et plus fiable pour assurer le bon fonctionnement des opérations.

Passer à FloQast en moins d'un mois

La banque alimentaire de la région de la capitale la transition vers FloQast a été rapide et fluide, permettant à l'équipe d'intégrer rapidement la solution dans ses activités quotidiennes sans perdre de temps.
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« Nous avons signé avec FloQast en décembre et nous sommes entrés en ligne en janvier 2023. Le processus d'intégration a été de loin le plus fluide et le plus simple de tous les systèmes financiers que j'ai mis en place. »

- Karl Spanbauer, Contrôleur, Banque alimentaire de la région de la capitale

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Cette mise en œuvre a été rendue possible grâce à la conception intuitive de FloQast et à sa capacité à s'intégrer directement à l'infrastructure existante de la banque alimentaire de la région de la capitale. Contrairement à d'autres outils qui exigent de longs temps de configuration ou des courbes d'apprentissage abruptes, FloQast a permis à la banque alimentaire de la région de la capitale de commencer à tirer parti de ses fonctionnalités presque immédiatement. La facilité d'adoption a été un facteur essentiel pour garantir le succès de la solution au sein de l'organisation.

L'appariement des transactions FloQast AI permet d'économiser du temps et des efforts

FloQast AI Transaction Matching a repris ce qui était autrefois un processus manuel, chronophage et sujet aux erreurs, et l'a transformé en un système automatisé et efficace qui a permis de gagner du temps et d'améliorer la précision.

Karl a évoqué l'impact immédiat : « Nous avons implémenté le module d'IA de FloQast, et les résultats ont été immédiatement perceptibles. Mon équipe s'est vite rendu compte du temps et des efforts que cela pouvait économiser. »

En quelques heures à peine, l'équipe de Karl a élaboré des règles pour ses deux principaux comptes bancaires et a atteint un taux impressionnant de correspondance des transactions d'environ 95 % au cours de son mois de test. Le mois suivant, ils ont simplement modifié les règles, permettant à 95 % de leur rapprochement bancaire d'être effectué en quelques secondes.

Les tâches qui prenaient plusieurs jours étaient désormais automatisées, ce qui a permis de réduire considérablement le temps consacré aux rapprochements manuels. Cette automatisation a non seulement accéléré les processus, mais a également minimisé le risque d'erreurs, éliminant ainsi les ajustements ou les retards coûteux.

Économisez 5 jours sur les rapprochements bancaires grâce à l'IA

L'un des avantages les plus tangibles de FloQast AI Transaction Matching a été son impact sur le processus de clôture financière de la banque alimentaire de la région de la capitale. Ce qui prenait auparavant des semaines a été rationalisé, ce qui a permis à l'équipe de clôturer ses comptes plus rapidement et avec une plus grande précision.
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« Nous avons considérablement réduit le processus de rapprochement bancaire, le faisant passer de 10 jours ouvrables à seulement quatre ou cinq jours. »

- Karl Spanbauer, Contrôleur, Banque alimentaire de la région de la capitale

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Karl a souligné à quel point l'IA de FloQast se distinguait des autres outils, la décrivant comme intuitive et très efficace. « Lorsque j'ai vu une démonstration de l'équipe FloQast, j'ai tout de suite été impressionné par la fluidité de leur IA. Il utilise un langage naturel, similaire à des outils tels que Google Gemini ou ChatGPT, pour faire correspondre les transactions sans effort. Il s'agit de l'application de l'IA la plus pratique et la plus efficace que j'ai vue dans les logiciels financiers à ce jour. »

De la transformation des flux de travail quotidiens à accélération de la clôture des comptes, FloQast AI Transaction Matching est devenu un outil indispensable pour l'équipe comptable de la Capital Area Food Bank. Grâce à l'automatisation des charges de travail répétitives, l'équipe a pu se concentrer sur l'analyse financière stratégique, ce qui a permis de prendre de meilleures décisions pour la croissance et l'impact de la banque alimentaire de la région de la capitale.

Productivité et évolutivité des équipes améliorées

Au-delà de l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, FloQast a eu un impact plus large sur la dynamique de l'équipe comptable de la banque alimentaire de la région de la capitale. Les fonctionnalités de l'outil ont permis à l'équipe de mieux s'organiser, ce qui a permis une délégation des tâches plus claire et une gestion plus proactive des dépendances.

FloQast a également aidé l'équipe à gérer son système ERP plus efficacement. Karl a commenté : « Le solde d'actualisation en direct et les notifications de FloQast nous ont permis de mieux contrôler NetSuite, nous aidant ainsi à identifier et à résoudre rapidement les problèmes qui perturbaient auparavant notre clôture de fin de mois. »

Alors que la banque alimentaire de la région de la capitale continue de croître et de faire face à de nouveaux défis, la flexibilité et l'évolutivité de FloQast garantissent la pérennité de ses opérations financières. La plateforme fournit une base pour des intégrations plus étendues, jetant ainsi les bases de processus encore plus rationalisés à l'avenir.

FloQast continue d'innover

Le partenariat de FloQast avec la banque alimentaire de la région de la capitale va au-delà de la résolution de problèmes immédiats : il favorise une culture d'innovation et d'amélioration continue au sein de l'organisation.
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« FloQast est un produit innovant en constante évolution. Il est clair que l'entreprise investit massivement dans les fonctionnalités. Le nombre de nouvelles fonctionnalités publiées depuis notre signature est impressionnant et témoigne de votre volonté d'amélioration. »

- Karl Spanbauer, Contrôleur, Banque alimentaire de la région de la capitale

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Cette approbation de la banque alimentaire de la région de la capitale souligne l'engagement de FloQast à répondre aux besoins en constante évolution des équipes comptables modernes. En combinant des fonctionnalités avancées d'IA avec une expérience conviviale, FloQast permet à des organisations telles que la Capital Area Food Bank d'atteindre leurs objectifs de manière plus efficiente et efficace.

L'histoire de réussite de la banque alimentaire de la région de la capitale montre comment l'adoption des bons outils peut transformer les opérations, gagner du temps et, en fin de compte, avoir un impact plus important. Pour les organisations à but non lucratif et autres organisations qui souhaitent améliorer leurs processus comptables, FloQast constitue une solution puissante et pratique.