FloQast assure la transparence d'Onfido et fournit de nouvelles ressources pour fonctionner de manière plus efficace et proactive

Onfido, dont le siège social est situé à Londres, propose une plateforme d'identité réelle qui vérifie numériquement les individus, leur permettant ainsi d'accéder plus facilement aux services. La plateforme permet aux entreprises d'adapter les méthodes de vérification aux besoins individuels des utilisateurs et du marché, en combinant des vérifications documentaires et biométriques, des sources de données fiables et des signaux de fraude passifs. Heerad Zahedi, partenaire financier senior chez Onfido, a rejoint l'entreprise en 2020 et a remarqué que leur équipe de 12 personnes avait du mal à mener à bien les clôtures de fin de mois de manière organisée. Malgré la documentation des responsabilités, l'équipe a dû relever des défis et a dû repenser à chaque fois son processus de gestion de proximité. Le processus de clôture de fin de mois a été chargé et chronophage, ce qui a mis en évidence la nécessité d'améliorer la visibilité et l'organisation. « Le plus grand défi auquel nous avons été confrontés avant même de connaître l'existence d'un outil tel que FloQast était la fin du mois », se souvient Heerad. « Le processus de clôture de fin de mois est vraiment un processus assez mouvementé. Cela peut prendre un certain temps. Il est important de pouvoir responsabiliser les gens tout en respectant nos délais. La visibilité est donc cruciale et nous savions que nous devions l'améliorer. Nous devions également améliorer notre analyse des flux, trouver un moyen d'organiser les commentaires de révision et garantir l'exhaustivité de tous nos codes comptables, comme dans le P&L et le bilan. »

Mise en œuvre et établissement d'objectifs fondamentaux

Onfido a découvert FloQast en 2020 et est devenu l'un de ses premiers clients en Europe. Après avoir assisté à quelques démonstrations de produits, l'équipe a clairement compris l'intérêt de la solution et a défini un objectif pour le lancement du programme. Leur objectif global était d'établir une meilleure structure pour le processus de clôture et de réduire le nombre de jours de travail requis de 8 à 10 à 5 jours afin d'allouer les ressources de manière plus efficace, permettant ainsi au personnel de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée plutôt que sur des tâches administratives liées à la clôture. Heerad a indiqué qu'elle souhaitait centraliser et rationaliser ses opérations, en particulier les tâches manuelles et chronophages qui occupaient des journées de travail. Avec l'aide de leur spécialiste dédié à la mise en œuvre des comptes, des modifications et ajustements mineurs ont été apportés pour optimiser le processus au sein de FloQast et l'équipe était opérationnelle en quelques semaines.

Améliorer les performances de l'équipe grâce à une compétition amicale

Onfido a découvert que FloQast était un outil précieux et a organisé une petite compétition amicale en équipe lors du lancement du programme. Ils organisent une compétition d'équipe continue pour établir un classement des personnes qui se connectent le plus pour accomplir les tâches qui leur sont assignées. Un outil qu'ils ont bien adopté est Rappelez, qui est utilisé pour leurs processus de TVA et de paie. « Nous utilisons également beaucoup l'intégration Slack, ce qui est très utile car il est toujours possible de rappeler aux utilisateurs ce qu'ils doivent faire et comment le faire », explique Heerad.

Une véritable ressource en matière d'opérations comptables

Peu après son lancement, Onfido s'est rendu compte que les capacités de FloQast lui permettaient de traiter différents aspects des opérations comptables de manière plus efficace et avec ses différentes unités commerciales. En étendant l'utilisation de FloQast à ses partenaires commerciaux concernés au sein de l'organisation, l'entreprise a non seulement été en mesure de rationaliser et de réduire son délai de clôture à 5 jours ouvrables, mais a également amélioré l'efficacité des services dans l'ensemble de l'organisation. « Nous avons récemment commencé à utiliser FloQast Ops pour des projets quotidiens plus opérationnels, au-delà de la clôture, tels que le paiement de nos fournisseurs ou la collecte de liquidités auprès des clients. C'est devenu tellement utile que nous avons organisé toutes les tâches dans un endroit central et que nous les avons ajoutées à nos activités BAU, comme si de rien n'était.

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Avec FloQast Ops, il est facile d'attribuer des tâches, tout le monde sait ce qu'il doit faire et les délais sont clairs. 

- Heerad Zahedi, Senior Finance Business Partner

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Un véritable partenaire commercial

Au-delà des fonctionnalités de FloQast, Heerad a déclaré qu'il était ravi de l'équipe Customer Success en tant que partenaire commercial. « Je pense que ce qu'il y a de mieux dans tout cela, c'est que l'équipe chargée de la réussite des clients réside dans sa capacité à travailler avec nous et à répondre rapidement à tous nos besoins », a-t-il déclaré. « J'adore les visites trimestrielles et la façon dont nous pouvons discuter de notre situation et de ce que nous pouvons faire de plus sur la base de l'analyse de FloQast, ce qui est une excellente chose. » Lorsqu'on lui a demandé s'il recommanderait un outil tel que FloQast à d'autres équipes financières et comptables, Heerad a répondu droit au but. « Je recommande FloQast sans hésiter et je continue à le faire chaque fois que je le peux. » « Si vous envisagez de développer votre équipe, même si vous êtes une petite équipe, FloQast est vraiment utile », a-t-il déclaré. « Je pense que c'est la voie à suivre pour tous les comptables à l'avenir. FloQast ouvre une nouvelle voie vers les opérations comptables et donne un peu plus de légèreté au rôle, car vous pouvez cocher les points et effectuer vos rapprochements avec plus de confiance et d'exhaustivité, et vous vous sentez bien lorsque vous en faites part à la direction. Je ne saurais sous-estimer à quel point il est utile de tout organiser dans un seul système. Je recommande vivement FloQast. »

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Je ne saurais sous-estimer à quel point il est utile de tout organiser dans un seul système. Je recommande vivement FloQast. 

- Heerad Zahedi, Senior Finance Business Partner

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