Un leader du recrutement dans le secteur de la santé économise 976 heures et réduit de moitié son cycle de clôture grâce à l'IA de FloQast

‍LE DÉFI

Processus manuels face à une croissance soutenue par le capital-investissement

Suite à une acquisition majeure par la société de capital-investissement Knox Lane, l'équipe comptable a été confrontée à des frictions institutionnelles immédiates. L'exigence de fournir des analyses de marge sophistiquées et multi-entités s'est heurtée à un état des lieux rigide et manuel. L'organisation était prisonnière d'un cycle de clôture épuisant de 20 jours, excluant totalement les rapprochements de bilan en temps opportun. Au lieu de cela, les rapprochements et les reclassements essentiels étaient reportés avec un mois de retard, contraignant la direction à piloter la croissance sur la base de données historiques.

La défaillance principale provenait de frictions liées aux données entre le CRM interne de l'entreprise et Sage Intacct. Les équipes de comptabilité générale et de commissions devaient nettoyer et auditer manuellement des volumes de données massifs pour calculer les régularisations de ventes et de dépenses. De plus, les prestataires de soins de santé soumettaient régulièrement des relevés d'activité hebdomadaires couvrant plusieurs mois, obligeant les comptables à ventiler manuellement les enregistrements de temps par ID d'article pour établir une comptabilisation précise des revenus mensuels.

« Avant FloQast, notre clôture de 20 jours n'incluait même pas les rapprochements de bilan », explique la responsable comptable Sarah Honeycutt. « Le passage sous le contrôle d'un fonds de capital-investissement a introduit des délais de reporting stricts et des attentes totalement nouvelles. Notre équipe de comptabilité générale consacrait 16 heures par mois à la simple préparation des données pour les régularisations de ventes et de dépenses, tandis que l'équipe chargée des commissions passait 32 heures par semaine sur des audits manuels. Nos audits étaient extrêmement manuels ; il n'existait aucune formule simple dans Excel pour détecter chaque incohérence de nommage. Nous étions totalement absorbés par la préparation des données, ne laissant aucune marge de manœuvre pour l'analyse des écarts ou les commentaires stratégiques avant les réunions de direction. »

‍

{emphasize}

« Avant FloQast, nous avions une clôture de 20 jours, qui n'incluait pas nos rapprochements de bilan. Les rapprochements de bilan étaient effectués après coup, et tous les reclassements ou ajustements nécessaires étaient effectués avec un mois de retard. » 

— Sarah Honeycutt, Responsable comptable

{emphasize}

‍

COMMENT FLOQAST APPORTE SON AIDE

Déploiement d'une IA de niveau entreprise conçue pour la complexité comptable

Face à des délais institutionnels ambitieux, la direction a initialement supposé que le passage à l'échelle des opérations nécessiterait une augmentation linéaire — et coûteuse — des effectifs du département. À la recherche d'une solution d'automatisation, l'équipe a d'abord testé l'outil de liste de contrôle de Numeric. Cependant, le logiciel manquait de maturité fonctionnelle, de compatibilité ERP robuste avec Sage Intacct et de l'architecture IA sophistiquée nécessaire pour analyser leurs ensembles de données disparates.

L'organisation s'est tournée vers FloQast, choisissant la plateforme pour son moteur de rapprochement avancé et ses flux de travail automatisés spécialisés, propulsés par FloQast Transform. Pour identifier les processus les plus adaptés à l'automatisation, Mme Honeycutt a mis en place une phase de découverte collaborative rigoureuse, demandant aux membres de l'équipe de documenter méticuleusement chaque activité de clôture ainsi que sa durée précise. Cette cartographie fondamentale des processus a permis de cibler les domaines à haute valeur ajoutée pour l'IA et d'établir des critères de réussite stricts.

‍

{emphasize}

« Nous avons initialement testé Numeric, mais il est rapidement devenu évident qu'ils manquaient de la maturité organisationnelle dont nous avions besoin. FloQast avait plusieurs longueurs d'avance, offrant la fonctionnalité sophistiquée et le support de niveau entreprise nécessaires pour être un véritable partenaire à long terme. » 

— Sarah Honeycutt, Responsable comptable

{emphasize}

‍

Au cours de cet audit opérationnel, les équipes de comptabilité générale et des commissions ont découvert que leurs flux de travail de préparation manuelle se chevauchaient considérablement. En étroite collaboration avec un comptable dédié de FloQast (FDA), l'organisation a conçu quatre agents d'IA FloQast sur mesure lors d'un sprint discipliné de quatre semaines. Le déploiement comprenait des agents d'audit spécialisés dans les dimensions des ventes et des dépenses, conçus pour supprimer automatiquement les espaces superflus et les incohérences de nommage structurel entre le CRM et l'ERP, isolant ainsi les véritables exceptions de données pour une vérification humaine. Parallèlement, la mise en œuvre a introduit des agents de « répartition » des ventes et des dépenses. Ces modules exploitent une logique avancée pour analyser les dossiers de travail médicaux sur plusieurs mois par ID d'article, exécutant des allocations de régularisation précises en quelques secondes.

‍

‍

{emphasize}

« Le calendrier fourni par notre FDA était parfaitement respecté, ce qui était extrêmement impressionnant. J'avais initialement supposé que cela prendrait plus de temps, car il s'agissait d'un nouveau processus pour nous, mais le partenariat et la communication ont été excellents. Notre FDA a fait preuve de proactivité, posant les bonnes questions pendant la phase de construction pour garantir l'absence de retards. »

— Sarah Honeycutt, Responsable comptable

{emphasize}

‍

LA DIFFÉRENCE FLOQAST

Passer du rôle de préparateur de données à celui de conseiller stratégique

La transformation opérationnelle a été immédiate. La standardisation et l'automatisation des flux de clôture via FloQast ont permis au département financier de réduire son cycle de clôture exactement de moitié, passant de 20 jours ouvrables à 10. Les rapprochements de bilan sont désormais effectués au cours du mois en cours, propulsant l'entreprise vers un modèle de clôture continue. La préparation des données pour les régularisations des ventes et des dépenses est passée de 16 heures à seulement quatre heures par mois, tandis que les temps d'audit hebdomadaires des commissions ont été réduits de 50 %.

‍

‍

Il était crucial que le déploiement s'accompagne d'une gestion du changement stratégique pour répondre aux inquiétudes naturelles de l'équipe. Lorsque les agents d'IA ont été introduits, la question suivante s'est naturellement posée : « Qu'est-ce que cela signifie pour moi s'il faut moins de temps pour faire mon travail ? » Honeycutt a abordé cette « anxiété liée à l'IA » de front en présentant la technologie comme une plateforme de montée en compétences, de formation croisée et d'avancement professionnel. Une fois que l'équipe a constaté la facilité d'utilisation, l'adoption a été immédiate. Les membres de l'équipe des commissions ont commencé à suivre une formation croisée sur les fonctions comptables générales, élargissant leurs capacités aux écritures de comptabilisation des revenus, aux provisions pour fautes professionnelles et à la planification de la rémunération.

‍

{emphasize}

« Nos audits étaient auparavant extrêmement manuels ; il n'existait pas de formule simple dans Excel pour détecter chaque incohérence de nommage. Avec les agents d'IA, nous avons intégré ces règles directement dans le processus. Nous avons désormais beaucoup plus confiance dans nos dimensions et nos rapports, ce qui nous permet d'offrir des analyses plus approfondies sur nos marges. » 

— Sarah Honeycutt, Responsable comptable

{emphasize}

‍

« Nos réunions de revue financière ont radicalement changé », conclut Honeycutt. « Auparavant, nous quittions les réunions avec notre directeur financier avec une liste de 20 questions de recherche différentes. Aujourd'hui, comme nous avons le temps d'effectuer une analyse approfondie des marges et des dépenses d'exploitation en amont, ces questions sont réduites à trois ou cinq tout au plus. Sur le plan commercial, nous ne nous contentons plus de présenter des faits passés au directeur commercial ; nous avons le temps d'être proactifs et d'identifier des opportunités de négociation spécifiques basées sur les tendances des marges entre les différentes équipes. Pour l'avenir, nous ciblons déjà l'automatisation des reclassements de paie et d'avantages sociaux, tout en développant des cas d'utilisation spécialisés pour l'équipe FP&A. »